Facturación P.O.S

El sistema P.O.S es un documento equivalente que puede implementar cualquier contribuyente que tenga puntos de venta y que haga ventas masivas o al detal, y que es válido incluso en tiempos de la factura electrónica, siempre que cumpla con los requisitos de ley.

Qué es la factura POS.

El sistema P.O.S es un sistema de facturación por puntos de venta (Point Of Sale), en donde se coloca un sistema de facturación en cada punto de venta o caja conectado a un sistema central de control.

El sistema está compuesto por un hardware o computador y un software que realiza el proceso de facturación junto con el manejo del inventario.

Aunque se conoce como sistema de facturación, el documento que genera no cumple con las características de la factura, sino que es un documento equivalente a la factura, en tanto faltan datos esenciales para que se constituya en factura, como es la identificación del cliente (nombre y NIT).

Requisitos de la facturación P.O.S.

Los documentos equivalentes generados por el sistema P.O.S deben cumplir con los requisitos que señala el artículo 13 de la resolución 000042 del 2020, que son:

1. Estar denominados expresamente como sistema P.O.S.
2. De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, en las condiciones que se señalan en la presente resolución.
5. De conformidad con lo establecido en el literal del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
6. Cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
7. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
8. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas - IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, según corresponda.
9. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del fabricante del software y el nombre del software.

Para poder facturar utilizando el sistema P.O.S, es necesario solicitar la respectiva resolución de autorización ante la DIAN mediante el formato 1302, que se hace en línea desde la cuenta que el contribuyente tenga en la plataforma MUISCA.

Esta autorización es específica para el sistema P.O.S, de manera que si no se tiene, el contribuyente no podrá utilizarlo, y si lo utiliza, los documentos generados no tienen valor fiscal como documento equivalente, lo que implica una posible sanción por facturación.

¿Quiénes están obligados a facturar?.Personas naturales y empresas que están obligadas a expedir factura, sean o no responsables del impuesto a las ventas.

Características del sistema POS.

Una cosa son los requisitos que debe cumplir el documento equivalente generado por el sistema P.O.S y otra muy distinta las características técnicas que debe tener el sistema o software para que sea aceptado por la DIAN.

Estas características las encontramos en el artículo 36 de la resolución 000042 del 2020:

• Que el hardware y software interactúe, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias o subfamilias.
• Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
• La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio deberá identificarse en el servidor de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.
• El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
• Elaborar al final del día y conservar en un archivo electrónico el «comprobante informe diario», por cada máquina registradora, computador o cualquier dispositivo usado para expedir el documento equivalente P.O.S. El comprobante deberá contener la siguiente información:
  1. Nombre y apellido o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;
  2. Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura;
  3. Fecha y hora del comprobante;
  4. Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada dispositivo electrónico;
  5. Discriminación de las ventas brutas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando por ítem las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de estas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de Impuesto sobre las Ventas -IVA y/o impuesto nacional al consumo. En caso de descuentos, estos deberán aparecer discriminados por departamentos;
  6. Discriminación por dispositivo electrónico o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes y/o servicios prestados por cada una de ellas;
  7. Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:
     1. Efectivo
     2. Cheques.
     3. Tarjetas débito,
     4. Ventas a crédito.
     5. Bonos.
     6. Vales.
     7. Otros, y
• Valor total de lo registrado.
• Inventario de máquinas registradoras y dispositivos usados para expedir el documento equivalente P.O.S, con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.
• El «comprobante informe diario» deberá elaborarse en forma electrónica o física, debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento de comercio cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.
• La información de que trata el literal i) se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo exija.

El sistema P.O.S que se adquiera debe garantizar el cumplimiento de estas características para evitar incumplir con la correcta generación de los documentos equivalentes.

Contribuyentes que pueden utilizar la facturación P.O.S.

Cualquier contribuyente que tenga la necesidad de utilizar el sistema P.O.S puede hacerlo, en las condiciones señaladas por el artículo 10 de la resolución 000042 del 2020:

«Sujetos que podrán expedir documentos equivalentes a la factura de venta. Los sujetos obligados a facturar, sin perjuicio de la obligación de expedir factura electrónica de venta, podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 13 de esta resolución, no obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los contemplados en el artículo 13 de esta resolución, deberán expedir factura electrónica de venta.»

Para ello se recuerda que es preciso solicitar la resolución de autorización para facturar por sistema P.O.S.

Se advierte que ni el decreto 1625 ni la resolución 0000242 del 2020 consideran sistema como el PLU; solamente se considera el sistema P.O.S, de modo que los tiquetes de máquinas registradoras de tienda no son admitidos por la DIAN.

Sistema P.O.S y facturación electrónica.

Quien esté obligado a facturar electrónicamente, que lo es todo contribuyente obligado a facturar, puede utilizar el sistema P.O.S considerando lo que señala la resolución 000042 de 2020 en su artículo 13:

«El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar; salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se debe expedir factura electrónica de venta.»

Es decir que, si un cliente exige la factura, se le debe expedir una electrónica, no pudiendo ser una de papel o por computador.

Facturación electrónica.Personas y empresas que están obligadas a expedir factura electrónica, procedimientos y requisitos para expedirla.

Soporte de costos y gastos con tiquetes P.O.S.

El parágrafo 4 del artículo 616-1 del estatuto tributario señala que los documentos equivalentes generados con sistemas P.O.S no son válidos como soporte fiscal:

«Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.»

En ese mismo sentido se pronuncia el artículo 1.6.1.4.26 del decreto 1625 de 2016, de modo que para poder soportar costos, deducciones e impuestos descontables, se debe contar con la factura electrónica.

Límites a la facturación P.O.S.

Las facturas P.O.S solo se pueden emitir cuando el valor del producto o servicio, antes de impuestos, es de máximo 5 Uvt.

Así lo señala el inciso primero del artículo 1 de la resolución 001092 del 1 de julio de 2022:

«A partir de la entrada en vigencia del calendario establecido en el artículo 2 de la presente resolución, la expedición del documento equivalente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. no podrá superar el monto máximo de cinco (5) UVT, sin incluir el importe de ningún impuesto, por cada operación de venta y/o prestación de servicio.»

El calendario para la implementación de esta limitación es el siguiente:

Lo anterior significa que, si el producto o servicio tiene un valor superior a 5 Uvt, no se puede facturar con el sistema P.O.S y se debe emitir la factura electrónica correspondiente.

Recordemos que en todo caso el adquiriente tiene la facultad de exigir que se le emita la factura electrónica, aún cuando se le haya emitido una P.O.S.

Plazo para cambiar tiquete P.O.S por factura electrónica.

La ley, ni el reglamento ni las resoluciones de la DIAN contemplan un plazo para que el adquiriente solicite al vendedor la emisión de una factura electrónica que reemplace el tiquete P.O.S.

La norma dispone que el adquiriente tiene la facultad de pedir la factura electrónica, lo que implica la obligación del vendedor de emitirla, pero no fija plazos.

Sin embargo, lo ideal es que la solicitud se realice lo más pronto posible, sobre todo si estamos a fin de periodo, y recordemos que algunas soluciones de facturación electrónica no permiten generar facturas con fechas anteriores a una semana, por lo que seguramente si desea tener una factura con fecha reciente o real, no debe esperar más de una semana para solicitarla.