Facturación de muestras gratis y obsequios a clientes

Es normal que una empresa retire productos de su inventario para entregar muestras gratis, obsequiarlos a sus clientes o incorporarlos a sus activos fijos. ¿Debe emitir una factura por ese retiro?

Implicación del retiro de productos del inventario.

Un producto se retira del inventario por tres razones o causas:

1. Se vende.
2. Se regala como muestras gratis o en programas publicitarios.
3. Se incorpora como un activo fijo.

Aquí se advierte que en los dos primeros casos hay transferencia de dominio y en el tercer caso es un mero movimiento interno de la empresa.

Si hay transferencia de dominio, se debe hacer la factura respectiva, puesto que hay un cambio de dueño, aunque no exista un comprador como tal.

Facturación de las muestras gratis.

En los dos primeros casos existe un tercero adquiriente, que es el cliente o el potencial cliente, e independientemente de que el producto sea vendido o regalado, existe una enajenación en la medida en que el dominio se transfiere de la empresa al cliente, y en razón a ello indudablemente se debe facturar, pues se trata de una operación económica, que en términos del artículo 615 del estatuto tributario es preciso facturar.

Por consiguiente, las muestras gratis y los obsequios a clientes se deben facturar.

Facturación en el cambio de destinación de los productos.

Respecto al retiro de un producto del inventario para incorporarlo al activo fijo del contribuyente, como no existe un tercero adquiriente, no existe una venta porque no hay enajenación, no hay transferencia de dominio.

Desde ese punto de vista no debe emitirse una factura, puesto que no se hizo más que un movimiento interno en la empresa que reclasificó un producto; lo sacó del inventario para llevarlo al activo fijo. Es como si usted pasa el televisor del cuarto a la sala; no lo ha vendido ni lo ha regalado, simplemente lo ha cambiado de lugar.

Sin embargo, cuando se trata de productos gravados con el IVA, ese cambio de destinación o uso del producto genera IVA, y en razón a ello la DIAN ha considerado que ese IVA debe ser facturado.

Así, en concepto 85922 de 1998, reiterado luego en concepto 52279 de 2019, la DIAN dejó claro que:

«Cuando se presente el retiro de inventarios en una operación sujeta al impuesto sobre las ventas y exista la obligación legal para el comerciante, de expedir factura, por sus operaciones, debe concluirse que cualquiera sea la denominación que se empleé, (retiros, muestras, obsequios, donaciones, etc.), e independientemente de la destinación o uso que se haga de los retiros, debe expedirse factura o documento equivalente, salvo en los casos expresamente dispuestos por la ley.»

Debe entenderse que en el retiro de inventarios para incorporarse al inventario es relevante emitir la factura cuando se trata de un producto gravado, pues de no estarlo, no hay razón para emitir la factura.

Respecto a las muestras gratis, la factura se debe emitir en todos los casos, incluso si el producto no está gravado con IVA.

Contabilización del retiro de inventarios y las muestras gratis.

En el caso de retirar un producto del inventario para incorporarlo en el activo, simplemente el producto se saca del inventario y se lleva al activo, es decir, un crédito a la cuenta 14 y un débito a la cuenta 15 correspondiente.

En cuanto a la contabilización de las muestras gratis, estas constituyen un gasto, por lo tanto, se saca el producto del inventario y se lleva al gasto, lo que se hace acreditando la cuenta 14 y debitando la cuenta 51 o 52 según corresponda.

Supongamos que se retira un producto del inventario para entregar como muestra gratis, cuyo costo es de $80.000.000, y su valor comercial es de $1.000.000, causando un IVA de $190.000.

La contabilización sería la siguiente:

El producto es retirado del inventario por su costo, y el IVA se lleva como mayor valor del gasto.

Recordemos que, de acuerdo al artículo 458 del estatuto tributario, el IVA en el retiro de inventarios se liquida sobre el valor comercial.

El IVA generado se debe llevar a la cuenta 24 de IVA por pagar, y la contrapartida del IVA generado es el gasto o costo según corresponda.

Facturación electrónica en el retiro de inventarios.

El contribuyente no debe facturar el retiro de inventario para consumo propio ante la ausencia de un comprador real, según el concepto 2131 del 2024, que revoca su anterior doctrina, debiendo en todo caso hacer los registros contables que permiten identificar el retiro de los inventarios para consumo propio en caso de que la DIAN requiera pruebas al respecto.