Los consorcios y uniones temporales están en la obligación de facturar las operaciones que realicen, y por su naturaleza se pueden presentar diferentes situaciones que se deben considerar.
¿Cómo deben facturar los consorcios y las uniones temporales?
Lo primero que se debe tener claro es que un consorcio o unión temporal no constituye una persona jurídica, de manera que cada uno de los miembros que lo componen puede actuar según su propia naturaleza y responsabilidades, aunque lo permita la ley.
Sin embargo, y para efecto de la facturación únicamente, la norma les permite actuar como si fueran una persona jurídica a pesar de no serlo.
Por la naturaleza del consorcio o unión temporal, eventualmente algún miembro del consorcio o unión temporal no está obligado a facturar y los otros sí, situación que puede dificultar el proceso de facturación, sobre todo de cara a quienes hagan pagos al consorcio o unión temporal.
¿Quién debe facturar las operaciones realizadas por el consorcio o la unión temporal?
Respecto a la facturación en consorcios y uniones temporales se presentan las siguientes opciones:
- Que lo haga el consorcio o unión temporal a nombre propio y en representación de sus miembros.
- Que lo haga cada miembro del consorcio o unión temporal en forma separada.
- Que lo hagan en forma conjunta los miembros del consorcio o unión temporal.
El artículo 1.6.1.4.10 del decreto 1625 de 2016, modificado por el decreto 358 del 5 de marzo de 2020, señala que:
«… para efectos del cumplimiento de la obligación formal de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.»
El consorcio o unión temporal puede obtener su propio Rut y Nit, y facturar bajo ese Nit en nombre de todos los que lo conforman, y al respecto señala el inciso segundo del artículo antes citado:
«Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio Número de Identificación Tributaria - NIT, esta, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria -NIT, de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.»
De manera que en la factura debe identificarse a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, e indicarse el porcentaje de participación de cada uno de ellos respecto al valor facturado.
Señala la norma que esta factura servirá como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables para quienes efectúen el pago al consorcio o unión temporal.
Facturación electrónica en consorcios y uniones temporales.
La decisión del estado es que toda factura sea electrónica con validación previa por parte de la Dian, obligación que no es ajena a los consorcios y uniones temporales.
Al respecto, el parágrafo único del artículo 1.6.1.4.10 del decreto 1625 señala:
«Tratándose de la factura electrónica de venta que expidan los consorcios o uniones temporales, las mismas deberán permitir identificar la facturación realizada respecto de la participación de cada miembro en el consorcio o unión temporal, en la forma y condiciones que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.»
Para el efecto, habrá que esperar la reglamentación que disponga la Dian.
Cuando el consorcio determine facturar bajo su propio Nit, naturalmente debe gestionar la respectiva resolución de autorización para facturar y gestionar su propia firma electrónica.
Sanciones por facturación en consorcios y uniones temporales.
Los consorcios y uniones temporales deben facturar y deben hacerlo con el cumplimiento de los requisitos generales y los especiales aplicables a ello, y si no lo hacen, naturalmente serán sancionados.
Es algo que deja claro el artículo 1.6.1.4.11 del decreto 1625 de 2016:
«Los sujetos que estando en la obligación de facturar no facturen, y los sujetos que estando en la obligación de facturar no facturen y expidan documentos distintos a la factura de venta y/o documento equivalente, tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, serán objeto de la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, conforme con lo previsto en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.»
Se trata de una norma aplicable a cualquier contribuyente obligado a facturar, y en el caso de los consorcios y uniones temporales, ya sea que facturen individualmente o en conjunto, están sujetos al cierre del establecimiento de comercio en caso de incurrir en cualquier hecho sancionable.
Si cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal factura individualmente, cada quién responderá por sus errores y obligaciones. Lo que no queda claro es cómo será el proceso sancionatorio cuando el consorcio o la unión temporal facture bajo su propio Nit, pues mal podría hacerse si se cierran los establecimientos de comercio de todos sus miembros, incluso si no participan en el desarrollo de la actividad objeto del consorcio o la unión temporal.
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