¿Se debe facturar la donación de mercancías?

Las empresas suelen donar y regalar productos o muestras gratis en campañas publicitarias o en programas sociales. ¿Se deben facturar esas donaciones?

¿Las donaciones se facturan?

Las donaciones que realice una empresa de productos o mercancías deben facturarse si el donante está obligado a facturar.

La factura debe hacerse incluso si la donación se trata de un bien que no forma parte del inventario del donante, como en el caso de un activo fijo.

La factura debe ser electrónica si el donante es un facturador electrónico; es decir, se debe hacer una factura como por cualquier otro producto.

Obligación de expedir facturas en donaciones y muestras gratis.

Toda operación económica debe ser facturada, según lo señala el artículo 615 del estatuto tributario, y la donación debe entenderse como una de esas operaciones económicas a las que se refiere la norma.

De otra parte, el artículo 421 del estatuto tributario considera como una venta toda transferencia de dominio, y la donación es una de las formas en que se transfiere el dominio.

Independientemente de las obligaciones tributarias, la factura es el soporte de toda transacción, tanto para el que vende como para el que compra, o en este caso, para el que dona como para el donatario.

Si una empresa dona un smartphone a un cliente y no le entrega factura, el cliente no tendrá cómo demostrar que ese smartphone es suyo, y probablemente esto le impida utilizarlo, sin considerar que la operadora de telecomunicaciones no lo activará hasta que demuestre la propiedad del mismo.

Por lo anterior, es necesario que se facture toda enajenación y donación, como lo dejó claro la Dian desde tiempo atrás en su concepto 008461 de 1999:

«Cuando se presente un retiro de inventarios, y exista la obligación legal de facturar para el comerciante, cualquiera que sea la denominación que se dé a la operación y su destinación como por ejemplo: retiro, obsequio, muestras, o donaciones, debe expedirse factura con el cumplimiento de los requisitos de ley.»

La factura que se expida debe cumplir con todos los requisitos, y el valor a facturar naturalmente es cero; puede llegarse a él con un descuento del 100% o simplemente asignándole valor cero.

IVA en donaciones.

El IVA en las donaciones depende del tipo de bien o producto que se done, pues si se dona un activo fijo, no se debe facturar IVA, pero si lo que se dona es un producto del inventario, sí se debe generar el IVA, aunque no se cobre efectivamente.

Se debe facturar el IVA en donación de mercancías y muestras gratis.

Si la mercancía que se dona o regala está gravada con el IVA, este se debe facturar aunque el valor de la factura sea 0, pues se aplica el mismo criterio que en el retiro de inventarios, tema ya tratado en el siguiente artículo.

En tal caso, se factura el IVA sobre el valor comercial del artículo o producto obsequiado.

Cobrar o no cobrar el IVA de las mercancías donadas.

Es claro que el IVA se debe causar en la donación, puesto que el contribuyente puede regalar lo que es suyo, y el IVA no es suyo sino del Estado.

El comerciante o contribuyente, en su política promocional, decide si le cobra o no el IVA al cliente al que le regala un producto, y en caso de no cobrarlo, debe asumir ese IVA, es decir, pagándolo de su bolsillo.

Facturación cuando se donan activos fijos.

Partiendo del hecho de que la venta de activos fijos se debe facturar, excepto si quien lo vende no es un contribuyente obligado a expedir factura, consideramos que la donación de activos fijos se factura.

La regla general es que toda enajenación debe ser facturada, independientemente de si se trata de una mercancía o inventario, o de un activo fijo.

De otra parte, cuando se hacen donaciones para efecto de acceder a beneficios tributarios, además del certificado de donación, es recomendable la factura respectiva que le dé respaldo a ese certificado.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.