La factura no solo sirve para soportar costos, deducciones e impuestos contables, sino que su función primigenia era servir como título valor, papel que también debe cumplir la factura electrónica. Es decir, la factura electrónica es un título valor siempre que cumpla con los requisitos de ley.
Requisitos de la factura electrónica como título valor.
La sala civil de la Corte suprema de justicia en sentencia STC11618-2023, con ponencia de magistrado Octavio Augusto Tejeiro Duque señala que los requisitos sustanciales de la factura electrónica de venta como título valor son los siguientes:
- La mención del derecho que en el título se incorpora.
- La firma de quien lo crea, esto es, la del vendedor o prestador del servicio
- La fecha de vencimiento.
- El recibido de la factura (fecha, datos o firma de quien recibe).
- El recibido de la mercancía o de la prestación del servicio.
- Su aceptación, la cual puede ser expresa o tácita, dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción de la mercancía.
Además, recuerda la sala que para demostrar la expedición de la factura con validación previa y los requisitos 1, 2 y 3 se debe acudir a los siguientes medios:
- El formato electrónico de generación de la factura XML- y el documento denominado «documento validado por el DIAN», en sus nativos digitales
- La representación gráfica de la factura.
- El certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN.
El certificado de existencia y trazabilidad sólo es necesario cuando la factura ha sido inscrita en el RADIAN, inscripción que no es obligatoria cuando quien ejerce la acción cambiaria es el acreedor cose explica más adelante.
Registro de la factura electrónica como título valor en el RADIAN.
Para que la factura electrónica constituya título valor y pueda ser negociable, se requiere su registro en el RADIAN definido en el artículo 2.2.2.53.2 del decreto 1074 así:
«Registro de factura electrónica de venta considerada título valor - RADIAN (en adelante, RADIAN): Es el definido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN de conformidad con lo establecido en el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.»
Sin esta inscripción la factura no puede ser negociable.
La Corte suprema de justicia en la sentencia STC11618-2023 previamente citada ha dejado claro que, para que la factura electrónica constituya un título valor no es necesaria la inscripción en el RADIAN:
«El registro de la factura electrónica de venta ante el RADIAN no es un requisito para que sea un título valor, es una condición para su circulación, y, por ende, cuando ésta se ha materializado, determina la legitimación para ejercer la acción cambiaria, porque según el artículo 647 del Código de Comercio, «se considerará tenedor legítimo del título a quien lo posea conforme a su ley de circulación». Luego, si el creador de la factura es quien reclama el pago, no deberá demandársele el cumplimiento de dicha exigencia. Pero si lo hace una persona distinta, de ello dependerá su legitimación para exigir el pago del crédito incorporado en el título.»
La inscripción en el RADIAN es necesaria para que la factura electrónica pueda ser negociable, es decir, pueda ser endosada. Sin ese registro la acción cambiaria sólo puede ejercerla el primer tenedor, por el acreedor original.
Cómo registrar la factura electrónica en el sistema Radian.
El registro de facturas en el sistema RADIAN se hace desde el módulo de facturación electrónica, que una vez habilitado se accede desde esta dirección.
Al igual que con la facturación electrónica, es preciso contar con un proveedor tecnológico, y una vez habilitado se sigue el proceso de registro, el cual la Dian explica paso a paso en el siguiente video:
Aceptación de la factura electrónica como título valor.
Para que una factura electrónica constituya título valor, requiere ser aceptada por el adquiriente, y el artículo 2.2.2.53.4 del decreto 1074 de 2015 contempla dos casos:
- Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el contenido de esta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
- Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico.
La aceptación tácita o expresa se considera luego del recibo de la mercancía o del servicio, y no desde la fecha de expedición de la factura.
El emisor de la factura debe dejar constancia de la aceptación de la factura en el RADIAN.
Una vez se configure la aceptación de la factura electrónica como título valor, hecho que debe constar en el RADIAN, no es posible emitir notas de débito ni crédito asociadas a esa factura.
Circulación de la factura electrónica como título valor.
Una de las características de todo título valor es su negociabilidad, que le permite circular libremente, lo que por supuesto también aplica para la factura electrónica.
Al respecto señala el artículo 2.2.2.53.6 del decreto 1074 de 2015 en su primer inciso:
«Circulación de la factura electrónica de venta como título valor. La circulación que la factura electrónica de venta como título valor se hará según la voluntad del emisor o del tenedor legítimo, a través del endoso electrónico, ya sea en propiedad (con responsabilidad o sin responsabilidad), en procuración o en garantía, según corresponda.»
Además, señala la norma:
- La factura electrónica de venta como título valor solo podrá circular una vez haya sido aceptada, expresa o tácitamente, por el adquirente/deudor/aceptante.
- Para efectos de la circulación de la factura electrónica de venta como título valor deberá consultarse su estado y trazabilidad en el RADIAN.
- La circulación de la factura electrónica de venta como título valor, cuyo plazo para el pago se encuentre vencido, deberá registrarse en el RADIAN como un endoso con efectos de cesión ordinaria, conforme a lo establecido en el inciso segundo del artículo 660 del Código de Comercio.
Todo evento relacionado con la factura electrónica como título valor debe ser registrado en el RADIAN, como por ejemplo los endosos, lo que se puede hacer por medio de un intermediario en caso de que el tenedor de la factura no tenga la infraestructura para hacer el registro.
Pago de la factura electrónica como título valor.
Una factura electrónica constituye un título valor cuando ha sido a crédito, en la que se ha fijado un plazo determinado para su pago.
Pues bien, cuando ese pago ocurra tal hecho debe ser registrado de inmediato en el RADIAN, puesto que mientras no figure en el sistema como pagada podría seguir circulando.
Cuando el pago es total, el registro debe hacerlo el deudor, y cuando es parcial, el registro debe hacerlo el tenedor de la factura.
El artículo 2.2.2.53.12 del decreto 1074 de 2015 señala que:
«El tenedor legítimo informará al adquirente/deudor/aceptante, a través del RADIAN, de la tenencia de la factura electrónica de venta como título valor, tres (3) días antes de su vencimiento para el pago. A partir de la información anterior, el título valor sólo podrá ser transferido nuevamente previa notificación, en el RADIAN, al adquirente/deudor/aceptante.»
El pago se hará al tenedor legítimo que figure registrado en el RADIAN, por lo que es de capital importancia tener actualizado dicho registro.
Garantías de la factura electrónica como título valor.
Si se han constituido garantías sobre la factura electrónica, dichas garantías deben ser registradas en el RADIAN, según señala el artículo 2.2.2.53.15 del decreto 1074 de 2015:
«El emisor o facturador electrónico, o el tenedor legítimo de la factura electrónica de venta como título valor, debe registrar en el RADIAN las garantías constituidas sobre el título, proveyendo la información completa del beneficiario del acto y las condiciones de esta.»
Lo anterior para que conste en el registro las garantías de pago con las que cuenta el título valor para los fines pertinentes a su circulación o negociabilidad.
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