Las personas que no están obligadas a expedir factura pueden expedirla, pero en tal caso deben cumplir con los mismos requisitos que quienes están obligados a facturar.
De la obligación de facturar.
Por regla general todo comerciante debe expedir factura, pero la norma tributaria ha dispuesto que, para efectos tributarios, algunas personas o contribuyentes no están obligados a expedir factura,, como es el caso de quienes no son responsables del IVA, están bajo régimen simplificado.
Quien no esté obligado a facturar puede hacerlo.
Quien, desde el punto de vista tributario, no esté obligado a facturar, puede en todo caso hacerlo, puesto que la factura tiene relevancia comercial como título valor.
En consecuencia, cualquier comerciante puede legalmente expedir factura, aunque el estatuto tributario no se lo exija.
Requisitos de la factura de los no obligados a facturar.
Quien no está obligado a facturar y lo hace, si la razón por la que factura es para efectos del título valor en caso de ventas a crédito, naturalmente la factura debe cumplir los requisitos que el código de comercio exige para que constituya título valor.
Y desde el punto de vista tributario, si la persona no está obligada a facturar y lo hace, queda obligada a cumplir los requisitos que el estatuto tributario fija para las facturas de quienes están obligados a facturar.
Así lo señala el parágrafo primero del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016, modificado por el decreto 380 de 2020:
«Cuando los sujetos de que trata el presente artículo opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones dispuestos en la ley y el reglamento junto con los requisitos especiales que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establezca para la factura electrónica de venta, así como con los documentos equivalentes existentes o los que la misma Entidad señale. Los sujetos de que trata el presente artículo que opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente se consideran para efectos tributarios obligados a facturar.»
Es decir que, si usted no está obligado a facturar y aun así lo hace, queda sujeto a las mismas obligaciones que quienes están obligados a facturar, es decir, que debe cumplir con todos los requisitos de la factura, que se explican en el siguiente artículo.
En resumen, los requisitos son los señalados en el artículo 617 del estatuto tributario, que son:
Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
- Fecha de su expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Y además, deberá solicitar a la DIAN la respectiva resolución de facturación.
Otro aspecto importante a considerar es que hoy en día toda persona que expida factura debe hacerlo electrónicamente, y considerando que el reglamento señala que quien opte por facturar voluntariamente se considera sujeto obligado que debe cumplir los requisitos para cada caso, consideramos que es preciso facturar electrónicamente.
¿El régimen simplificado está obligado a facturar?
Las personas naturales que no son responsables del IVA, anteriormente conocidas como régimen simplificado, no están obligadas a expedir factura, pero si deciden hacerlo, están sujetas a lo expuesto en este artículo.
En consecuencia, si usted es régimen simplificado o no responsable del IVA, no debe expedir factura, excepto si vende productos o servicios excluidos del IVA y los ingresos de esa actividad en el presente año o en el año anterior superan 3.500 UVT; pero, como ya lo señalamos, puede facturar con las consecuencias aquí señaladas.
Sanciones por facturación a quien facture sin estar obligado.
Quien no esté obligado a facturar no puede ser sancionado por la sencilla razón de no hacer bien algo que no está obligado a hacer.
No obstante, como el decreto 1625 de 2016 expresamente señala que quienes, no estando obligados a facturar, opten por hacerlo, «Los sujetos de que trata el presente artículo que opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente se consideran para efectos tributarios obligados a facturar.» quedan sujetos a una obligación que, de no cumplirla cabalmente, podría dar lugar a la sanción por facturación.
Es claro que la norma impone una obligación a quien decide facturar voluntariamente, y en ese sentido entendemos que es probable que, si esa persona no cumple con tal obligación, la DIAN pueda sancionarla.
Factura electrónica de los no obligados a facturar.
Quien no esté obligado a facturar y opte por hacerlo debe facturar electrónicamente como cualquier contribuyente, toda vez que, al haber optado por facturar, queda sujeto a las reglas generales de facturación, lo que implica emitir la factura electrónica con validación previa.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes planteadas por nuestros lectores.
No. Los responsables del régimen simplificado, o conocidos como no responsables del IVA, no están obligados a facturar por expresa disposición de la norma.
Los no responsables del IVA, o antiguo régimen simplificado, no están obligados a facturar, y si optan por facturar, deben hacerlo electrónicamente.
Hay otro grupo de no responsables de IVA, que son aquellos que únicamente venden bienes excluidos y/o prestan servicios excluidos del IVA, que no están obligados a facturar, siempre que los ingresos en el año anterior o en el presente año sean inferiores a 3.500 UVT. En caso de que sean superiores, a pesar de no ser responsables del IVA, deberán expedir factura electrónica.
Si no es responsable de IVA, no debe facturar electrónicamente, teniendo en cuenta que, si únicamente vende productos o servicios excluidos, tendrá que hacerlo si sus ingresos superan los 3.500 UVT en el año.
Sí. Puede facturar electrónicamente sin estar obligado, pero tenga presente que la DIAN lo tratará como si estuviera obligado, por lo que deberá cumplir con todos los requisitos de ley.
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