El comerciante o contribuyente tiene la obligación de exhibir los libros de contabilidad a las autoridades competentes que lo soliciten, como en el caso de la Dian, que es la entidad que suele solicitarlos.
Exhibición de libros.
Las empresas y personas obligadas a llevar contabilidad tienen la obligación de exhibir los libros a las autoridades competentes que así lo exijan.
Es el caso de la Dian cuando inicia un proceso de fiscalización que requiere examinar los libros para confrontar los hechos registrados en la contabilidad con los que la misma Dian dispone, por ejemplo.
El contribuyente o empresa no se puede negar a exhibir los libros, pues de hacerlo se expone a una multa o sanción por libros de contabilidad.
Término para la exhibición de los libros de contabilidad
Los términos o el plazo que el contribuyente tiene para exhibir sus libros de contabilidad cuando la Dian lo solicite están dados por el artículo 1.6.1.17.3 del decreto 1625 de 2016, que señala las siguientes reglas:
- Cuando la Administración Tributaria ordene la exhibición de los libros de contabilidad a quienes estén obligados a llevarlos, estos podrán disponer hasta de cinco (5) días hábiles para exhibirlos, contados a partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de los mismos.
- Cuando la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artículo será de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de introducción al correo de la respectiva solicitud.
- Cuando se trate de la práctica de pruebas, originada en el trámite de las solicitudes de devolución del impuesto sobre las ventas de que tratan los artículos 31 y 32 del Decreto 3541 de 1983, el contribuyente deberá exhibir los libros a más tardar el día hábil siguiente al de la fecha en que se solicite por escrito su exhibición.
Si el contribuyente no exhibe la contabilidad en los términos señalados por la Dian, se le impondrá la sanción por libros de contabilidad.
La exhibición de libros de contabilidad se puede exigir en el curso de una inspección contable en los términos del 782 del estatuto tributario, o en cualquier otra diligencia adelantada por la Dian dentro de un proceso de fiscalización.
¿Cómo exhibir los libros de contabilidad?
Los libros de contabilidad se pueden exhibir de distinto modo, ya sea imprimiéndolos y entregándolos físicamente al funcionario respectivo, o exportándolos en medios electrónicos como un Excel o un Pdf y entregando una copia al funcionario.
¿Dónde se deben exhibir los libros de contabilidad?
Los libros de contabilidad deben ser exhibidos en las oficinas del contribuyente, como en el caso, por ejemplo, señalado en el 1.6.1.21.20 del decreto 1625 de 2016.
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