Evaluación de un sistema de costos

Tan importante como diseñar un sistema de costos, es implementarlo. Pero más importante que diseñar e implementar un sistema de costos, es evaluarlo. En el presente artículo desarrollaremos los motivos por los cuales se debe evaluar un sistema de costos, hablaremos de los criterios que se deben tomar en cuenta a la hora de evaluar un sistema de costos y brindaremos una conclusión sobre el tema.

¿Por qué realizar una evaluación de un sistema de costos?

Evaluar el sistema de costos de una empresa es esencial para tomar decisiones informadas, controlar los gastos, maximizar la rentabilidad y mantener la competitividad en el mercado.

Es importante evaluar un sistema de costos porque:

• Nos permite detectar las debilidades de un sistema de costos y formular recomendaciones pertinentes dirigidas a mejorar el desempeño de un sistema de costos.
• Nos permitirá obtener información actualizada relacionada con la producción y los costos. Esta información sistemática, real, oportuna y confiable permitirá a la gerencia una mejor planificación, un mejor control y una mejor toma de decisiones.
• Nos permitirá diseñar propuestas a la gerencia de una empresa, para que incremente constante y periódicamente sus utilidades.

Sin duda, un sistema de costos preciso es una herramienta valiosa para la gestión financiera y operativa de la empresa y, por eso, cualquiera sea el sistema de costos implementado, se requiere una constante evaluación para hacer los ajustes pertinentes.

Requisitos previos antes de evaluar un sistema de costos.

Para evaluar de manera eficaz un sistema de costos, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Estructurar una organización interna adecuada que brinde sustento al sistema.
• Brindar el apoyo firme al responsable del proyecto.
• Hacer participar activamente a los involucrados en el sistema.
• Desarrollar manuales de procedimiento para que el sistema se autoevalúe constantemente.

¿Cómo evaluar un sistema de costos?

Para evaluar un sistema de costos, se requiere, por lo menos, seguir cinco pasos: relevamiento informativo, diagnóstico, presentación y discusión de los resultados del diagnóstico, instalación de los ajustes y sugerencias propuestas, y control del funcionamiento del sistema con los nuevos ajustes propuestos.

Relevamiento informativo. El relevamiento informativo se realiza gracias a las entrevistas y a la recolección de datos. En esta etapa se busca información sobre los productos que fabrica la empresa, el tipo de máquinas, instalaciones y edificios que posee, la capacidad máxima práctica y los niveles de producción instalados, los tipos de suministros, la mano de obra, el costo unitario y total de los productos, los registros y documentos respaldatorios, y las características de los controles internos.

Recolección de datos. En esta etapa se procede con la preparación de un listado con los datos básicos de la empresa. Se debe ir siempre de lo general a lo particular. Este listado de datos debe abarcar: la organización, las áreas operativas, el ciclo operativo y los datos vinculados con la organización de la empresa.

Diagnóstico. Consiste en efectuar una síntesis sobre las rutinas analizadas dentro de la empresa, señalar los errores de control interno hallados y proponer un nuevo sistema según cronograma tentativo.

Presentación y discusión de resultados. Comprende la propuesta de las correcciones que se instalarán en el sistema, las tareas a realizar y el costo estimado de funcionamiento.

Instalación y puesta en marcha. Comprende la diagramación y puesta en marcha de la secuencia de tareas, actividades y procesos.

Control. Consiste en el mantenimiento, la supervisión e inspección respecto de la marcha en operación de los ajustes propuestos al sistema de costos evaluados.

Para concluir.

Todo sistema debe ir mejorando constantemente. Y para que esta mejora total se produzca se debe evaluar constantemente el funcionamiento del sistema. En este artículo hemos presentado la forma correcta y los pasos a seguir para evaluar un sistema de costos. Repásalos y, sobre todo, aplícalos en tu empresa.