Todo proceso de selección adelantado por las entidades estatales en Colombia, requiere la conformación de un comité evaluador, a quienes se les atribuye unas funciones específicas, las cuales no pueden sobrepasar, ya que al extralimitar éstas podrían incurrir en faltas disciplinarias.
Funciones del comité evaluador.
Su principal función se encuentra consignada en el artículo 2.2.1.1.2.2.3. del Decreto 1082 de 2015, así:
«…Comité evaluador. La Entidad Estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos…»
Tal como se observa, este comité asesor debe aplicar el procedimiento establecido en el pliego de condiciones o su equivalente en mínima cuantía para comparar y evaluar de forma objetiva las propuestas presentadas dentro del proceso de selección.
Informe de evaluación.
El resultado de aplicar los criterios de selección, se consignan en un documento conocido como “Informe de Evaluación”, documento que se presenta tanto al ordenador del gasto, como a los demás actores interesados en el proceso de contratación. Su forma de presentación es la publicación en el SECOP dentro del término establecido para ello.
Éste contiene el estudio objetivo de los documentos presentados por los proponentes, para el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de asignación de puntaje, los cuales son evaluados desde la óptica jurídica, técnica, financiera, organizacional, económica y de experiencia, dando como resultado una serie de recomendaciones al representante legal de la entidad estatal.
Estas recomendaciones están orientadas a:
- Solicitar aclaraciones o explicaciones que consideren pertinentes.
- Subsanar requisitos que no otorguen puntajes.
- Rechazar propuestas que no cumplen la acreditación de requisitos y no son susceptibles de subsanación.
- No habilitar propuestas hasta que no se demuestre el cabal cumplimiento de los requisitos habilitantes.
- Habilitar las propuestas que cumplen con requisitos habilitantes.
- Asignar puntajes para establecer el orden de elegibilidad.
- Adjudicación del proceso de contratación a un proponente.
El informe de evaluación recomienda al representante legal de la entidad el camino que debe seguir, luego de cotejar y comparar las propuestas recibidas. Es decir, este documento no decide, no adjudica, no solicita aclaraciones, no requiere subsanación de requisitos, puesto que la Ley no facultad a este comité consultor a realizar estas actividades.
Este documento es un acto de trámite, preparatorio y no definitivo, puesto que no contiene una decisión de fondo, función que la ley endilgó únicamente al ordenador del gasto.
Por lo expuesto, se debe concluir que el comité evaluador al efectuar su función principal, consistente en verificar las propuestas de los proponentes, con los criterios y requisitos establecidos en el pliego de condiciones, debe recomendar al representante legal de la entidad estatal, el curso a seguir del proceso de selección.
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