El administrador de la propiedad horizontal es quien ejerce la representación legal de la propiedad horizontal; el administrador cumple el mismo papel que cumple el gerente de una empresa, que es llevar la representación de la persona jurídica.
- ¿Quién nombra al administrador de la propiedad horizontal?
- ¿Quién firma el contrato del administrador de la propiedad horizontal?
- Funciones del administrador de la propiedad horizontal.
- Responsabilidad del administrador de la propiedad horizontal.
- Inscripción y registro del nombramiento del administrador de la propiedad horizontal.
- Preguntas frecuentes.
¿Quién nombra al administrador de la propiedad horizontal?
El administrador de la propiedad horizontal podrá ser nombrado por el consejo de administración o por la misma asamblea general de propietarios. Al respecto, dice el artículo 50 de la ley 675 de 2001 en la parte que nos interesa:
«…designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano…»
De la lectura de la norma se podría entender que, si existe consejo de administración, a este es a quien le corresponde elegir al administrador; no obstante, la asamblea general de copropietarios, al ser la máxima autoridad de la propiedad horizontal, tiene la facultad para elegirlo, para indicarle al consejo de administración a quién elegir o dejar la elección a discreción del consejo de administración.
¿Quién firma el contrato del administrador de la propiedad horizontal?
Nombrado el administrador de la propiedad horizontal, ¿quién debe firmar el contrato respectivo?
El contrato del administrador de la propiedad horizontal debe ser firmado por el presidente del consejo de administración cuando exista, y si no existe, lo firma el presidente de la asamblea general de copropietarios, según dispone el parágrafo primero del artículo 50 de la ley 675 de 2001:
«Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general.»
Si bien la representación legal la lleva el administrador de la propiedad horizontal, no es posible que el mismo firme el contrato, y por ello es el presidente del consejo de administración quien debe firmarlo, si es que existe un consejo de administración, pues, si ese no es el caso, el contrato lo firma el presidente de la asamblea general de propietarios.
Todos los demás contratos que realice la propiedad horizontal son firmados por el representante legal (administrador).
Funciones del administrador de la propiedad horizontal.
El artículo 51 de la ley 675 de 2001 enumera las funciones que cumple el administrador de la propiedad horizontal y son las siguientes:
- Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
- Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.
- Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.
- Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
- Llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edificio o conjunto.
- Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.
- Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
- Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados, cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
- Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
- Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
- Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general.
- Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.
- Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
- Las demás funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad horizontal, así como las que defina la asamblea general de propietarios.
El reglamento de propiedad horizontal puede incluir otras obligaciones específicas para el administrador, así como las que la asamblea general de propietarios defina, o incluso el consejo de administración.
Responsabilidad del administrador de la propiedad horizontal.
El administrador, como representante legal y ejecutor administrativo de la propiedad horizontal, debe responder por sus acciones u omisiones, según lo señala el inciso segundo del artículo 50 de la ley 675 de 2001:
«Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.»
Si la propiedad horizontal o sus copropietarios sufren un daño o perjuicio por culpa del administrador, este debe responder en lo que resulte probado.
Inscripción y registro del nombramiento del administrador de la propiedad horizontal.
La inscripción del representante legal de la propiedad horizontal, o administrador como se le conoce popularmente, se debe hacer en la alcaldía donde está ubicada la copropiedad, y cada una ha de tener una oficina para tal efecto.
Cuando se nombra un representante legal por primera vez, o cuando se cambia, debe hacerse la respectiva inscripción y registro, y para ello se deben adjuntar los siguientes documentos:
- Acta de la asamblea de copropietarios o del consejo de administración donde se nombra al representante legal.
- Carta donde el administrador acepta el cargo.
- Copia de la cédula del representante legal.
La norma que regula la inscripción y registro del representante legal de una propiedad horizontal (administrador) es el artículo 8 de la ley 675 de 2001.
Este artículo dispone que se debe presentar a la alcaldía la escritura registrada de constitución del régimen de propiedad horizontal.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
En nuestra opinión, sí es posible que un copropietario sea elegido como administrador de la propiedad horizontal, puesto que la ley no lo prohíbe. Ni siquiera el código de comercio prohíbe que un socio sea el gerente o representante legal de la sociedad.
Obsérvese que los principales órganos de administración de la propiedad horizontal son precisamente los copropietarios (consejo de administración, asamblea de copropietarios -artículo 36 de la ley 675 de 2001), de modo que es apenas lógico suponer que un copropietario pueda ser el administrador.
Las limitaciones o inhabilidades operan principalmente frente a las funciones de control, más no de administración.
Nótese que el revisor fiscal no puede ser copropietario de la propiedad a la que fiscaliza para el caso de conjuntos de uso mixto o comercial, puesto que ello le restaría independencia, y así lo considera textualmente la ley 675 de 2001, guardando este silencio sobre la imposibilidad de que un copropietario pueda ejercer la administración de la propiedad horizontal.
De otra parte, el artículo 52 de la ley 675 de 2001 contempla la administración provisional, administración que puede ser ejercida por el propietario inicial y no obliga a que ese propietario inicial contrate la administración con un tercero, aunque sí lo permite.
Allí la ley tampoco advierte ninguna razón de inhabilidad o incompatibilidad para que el propietario sea también administrador, de suerte que, por analogía, se puede concluir que, así como el propietario inicial, aun cuando ha vendido varias propiedades privadas y ya hay copropietarios, puede ser el administrador, puede también cualquier copropietario ser administrador.
Debe renunciar ante el órgano que lo eligió, es decir, el consejo de administración o ante la asamblea general en caso de que no exista consejo de administración.
Cualquier persona que cumpla el perfil esperado por la propiedad horizontal, ya que la ley no fija requisitos especiales. Incluso puede ser nombrada una persona jurídica que enviará a una persona natural a ejercer el cargo.
De acuerdo al numeral primero del artículo 38 de la ley 675 del 2001, el administrador es de libre remoción y nombramiento, de modo que puede ser retirado en cualquier momento y sin que se requiera de una causal específica, dependiendo de la voluntad del consejo de administración o de la asamblea general de copropietarios.
Se debe tener en cuenta lo que se haya acordado en el contrato que se haya firmado para vincular al administrador, puesto que, si no firmó por tiempo determinado y no se previó la posibilidad de ser retirado en cualquier momento, si es despedido sin que medie una razón justificada, el administrador podría reclamar alguna indemnización.
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