Documentos que se deben entregar al empleado que se retira

Cuando un trabajador se retira de la empresa, seguramente querrá que la empresa le entregue o devuelva algunos documentos, documentos que en la mayoría de los casos la empresa no está obligada a suministrar.

Lo que la empresa debe entregar al trabajador que se retira.

Al respecto, la legislación laboral [Artículo 57, numeral 7] únicamente obliga de forma expresa a la empresa a expedir al trabajador a la terminación del contrato una certificación en la que conste el tipo de servicio prestado, el salario devengado y el tiempo laborado.

Adicionalmente, el empleado podrá también solicitar a la empresa las certificaciones sobre el estado de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales e incluso a parafiscales, puesto que estos son derechos del trabajador, y si este lo requiere, la empresa tendrá la obligación de hacer constar que efectivamente ha cumplido con su obligación que permite al trabajador acceder a los servicios derivados de estos derechos.

De hecho, es obligación de la empresa informar al trabajador por escrito sobre el estado de los aportes a seguridad social y parafiscales, de acuerdo al parágrafo primero 65 del Código Sustantivo del Trabajo.

Paz y salvo al cese del trabajador.

El empleado también podrá solicitar a la empresa un paz y salvo si ha contraído obligaciones con ella y las ha cumplido, puesto que necesitará una prueba de que no adeuda nada a la empresa, aunque se supone que la empresa tendrá que expedirle el soporte adecuado cada vez que el empleado cumpla con alguna obligación pecuniaria, lo que haría innecesaria la expedición de tal paz y salvo, pero en todo caso, es viable que el trabajador haga tal solicitud.

El trabajador puede solicitar otro tipo de documentos aportados a la empresa, como la hoja de vida, caso en el cual la empresa puede entregarlos o no. Dependerá de la política interna de la empresa si devuelve ese tipo de documentos o expide una copia de ellos. Hay que tener en cuenta que la empresa requiere de ciertos documentos para sus archivos, de modo que no todos podrá devolverlos.

Por último, el empleador está obligado a entregar los certificados de ingresos y retenciones, pero no es una obligación solo al terminar el contrato, sino que se debe entregar todos los años para efectos tributarios.