Documentos públicos y privados

Existen documentos públicos y privados, los cuales se hacen referencia tanto a la posibilidad de acceder a ellos como a su validez como prueba.

¿Qué es un documento público?

Un documento público es el que ha sido elaborado por un funcionario público o en el que este haya intervenido de alguna forma en su elaboración. El Código General del Proceso, en el inciso segundo del artículo 243, define el documento público de la siguiente forma:

«Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.»

Es claro entonces que cualquier documento que sea elaborado por un funcionario público o en el que haya intervenido un funcionario público se considera como un documento público.

¿Qué es un documento privado?

El documento privado es aquel documento que no cumple los requisitos del documento público, es decir, es un documento que no ha sido elaborado por un funcionario público ni ha habido intervención de este para su elaboración.

Los documentos privados son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades.

Un documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público o autoridad pública.

Por ejemplo, es un documento privado un contrato de trabajo, un contrato de prestación de servicios o un contrato de arrendamiento, etc.

El documento privado es aquel documento que carece de los elementos o connotaciones de un documento público, es decir, que no ha sido elaborado por o con la participación de un funcionario público competente.

Un documento privado es, pues, un documento en el que solo han participado personas o empresas particulares, en el que en ninguna parte del proceso de elaboración ha intervenido un funcionario público.

Diferencia entre documento público y privado.

La principal diferencia entre el documento público y el privado es que en el primero interviene un funcionario público o un particular que preste funciones públicas, mientras que en el segundo solo intervienen particulares.

Por regla general, todo documento público puede ser consultado por cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados.

En cambio, el documento privado, por su propia naturaleza, no puede estar disponible al público, salvo en los casos en que una autoridad así lo disponga.

Un documento privado puede adquirir la calidad o connotación de documento público cuando es presentado ante notario público.

En el caso de los documentos privados presentados ante notario público, se constituye en un documento público por la intervención precisamente de ese funcionario público, pero no por ello se convierte en un documento de acceso público.

Autenticidad de los documentos públicos y privados.

Respecto a la autenticidad de los documentos, dice el artículo 244 del Código General del Proceso:

«Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.

También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución.

Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo.

La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.

Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.»

La autenticidad de los documentos públicos y privados es un aspecto de suprema importancia, puesto que el mérito probatorio de cualquier documento está en función de su autenticidad, algo muy necesario en procesos civiles, laborales o tributarios, situaciones muy comunes en cualquier empresa.

En general, todos los documentos son auténticos, a menos que se demuestre lo contrario, de modo que la parte que alega la falsedad de un documento debe probarlo.

Ejemplo de documentos públicos.

Un ejemplo de documento público es la escritura de compraventa de un inmueble, en la que ha intervenido un notario público, que si bien no es un funcionario público sí cumple funciones públicas.

Un acto administrativo proferido por cualquier autoridad administrativa también es un documento público, o una sentencia judicial.

Ejemplo de documento privado.

Un documento privado es, por ejemplo, un contrato de servicios, un contrato de trabajo o un contrato de arrendamiento, que está firmado únicamente por ciudadanos comunes.

Si el contrato de arrendamiento se autenticara ante notaría, es decir, que un notario público haga reconocimiento de firmas, por esa intervención del notario el contrato de arrendamiento se convertiría en un documento público, lo que en absoluto quiere decir que se convierta en un documento de acceso público.