Documentos necesarios para declarar renta

Las personas naturales que deben declarar renta requieren una serie de documentos para elaborarla correctamente, de manera que la declaración tenga soporte documental suficiente en caso de una fiscalización por parte de la Dian.

Documentos que se deben tener para elaborar la declaración de renta.

Cada valor que se consigne en la declaración de renta debe estar soportado, especialmente si se trata de costos, deducciones, pasivos, rentas exentas o ingresos no constitutivos de ganancia ocasional.

Quien lleve contabilidad puede valerse únicamente de la contabilidad, siempre y cuando esta esté llevada de forma adecuada y tenga archivados los comprobantes pertinentes.

En el caso de las personas naturales, deben tener una serie de documentos que soporten todos los valores que consignen en su declaración de renta, por si la Dian los solicita en un proceso de fiscalización.

Documentos para soportar activos.

Respecto a los activos que se declaren, debe tenerse el documento que sirve de base para determinar el costo fiscal por el que se declara, y dependiendo de los activos, se debe tener:

1. Extractos bancarios.
2. Recibos del pago del impuesto predial.
3. Recibo del pago del impuesto de vehículos y/o factura de la compra del vehículo.
4. Certificado de inversiones.
5. Facturas de compra de maquinaria.
6. Certificado de avalúos técnicos.
7. Anexo de la declaración anterior.

Documentos para soportar pasivos.

Los pasivos que se declaren deben estar todos soportados, y, tratándose de créditos bancarios con entidades vigiladas por el estado, es suficiente el extracto o certificación bancaria.

Si se trata de otros pasivos, como deudas con particulares, es preciso tener documentos con fecha cierta.

Documentos para soportar ingresos.

El único concepto que se puede declarar sin tener soportes es el de ingresos, pues la Dian no se molesta por eso, pero es necesario tener las facturas, contratos o certificados de retención a fin de poder relacionar y sumar todos los ingresos obtenidos en el periodo respectivo.

De lo que se trata es de poder identificar todos los ingresos obtenidos, y a ello ayuda cualquier documento que evidencie el monto de cada pago recibido.

En el caso de los asalariados, el certificado de ingresos y retenciones contiene los pagos recibidos por el trabajador en el año respectivo.

Si no se tienen los documentos, se puede recurrir al reporte de terceros que la Dian pone a disposición del contribuyente, como se explica en el siguiente artículo.

Documentos para soportar costos y gastos.

Los costos, gastos y deducciones que se declaren sí deben estar debidamente soportados con una factura, y si la persona a quien se le hizo el pago no estaba obligada a expedir factura, entonces el documento equivalente respectivo, hoy llamado documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

En este aspecto, la Dian es muy exigente, pues si el documento ideal para soportar un costo o gasto es una factura, no se acepta un documento diferente, y además la factura debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 771-2 del estatuto tributario.

Se insiste en que cada pago que se pretende deducir debe estar debidamente soportado.

Si se trata de deducciones especiales, como intereses por préstamos de vivienda o pagos por salud, es preciso adjuntar los extractos y recibos de pago correspondientes donde se evidencie el valor pagado.

Estas entidades suelen expedir anualmente un certificado que hace constar los valores pagados y los saldos a 31 de diciembre.

En el caso de la deducción de impuestos pagados, se debe tener la liquidación del impuesto o el recibo de pago en el que conste el concepto y el valor pagado.

Soporte de rentas exentas e ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional.

Dependiendo del tiempo de ingreso que genera el beneficio, se pueden requerir los siguientes:

• Planilla de aportes a seguridad social.
• Certificado o prueba de aportes voluntarios a pensión.
• Certificación o extracto de cuentas AFC.
• Certificado de ingresos y retenciones.
• Certificados de retención de las entidades financieras.

Responsabilidad de quien elabora la declaración de renta.

La persona que elabore la declaración de renta, que puede ser el mismo contribuyente o un tercero, debe asegurarse de que cada valor consignado en la declaración tenga un documento que lo soporte, y asegurarse de que ese documento sea idóneo.

Si quien elabora la declaración declara un valor no soportado, tiene responsabilidad por esa omisión o negligencia.

Por ello, es importante realizar los anexos de la declaración, pues allí se relacionan y detallan todos los valores declarados y se puede relacionar el documento fuente que los soporta.