Diseño de un sistema de costos

Para implementar el diseño de un sistema de costos y para describirlo en detalle, no alcanzaría la extensión de un artículo. Al contrario, el diseño de un sistema de costos frecuentemente es un tema de tesis o de un proyecto de grado, cuya extensión muchas veces supera las cien páginas.

¿Cómo desarrollar un sistema de costos?

Desarrollar un sistema de costos es fundamental para que una empresa pueda comprender y gestionar eficientemente sus gastos, lo que a su vez contribuye a la toma de decisiones estratégicas. En primer lugar, se debe identificar y categorizar todos los elementos de costo relevantes para el negocio. Esto implica identificar los costos directos, como materiales y mano de obra, y los costos indirectos, como gastos generales y administrativos.

Una vez que se hayan identificado los costos, es esencial asignarlos de manera adecuada a los productos o servicios que la empresa ofrece. Esto se logra a través de métodos de asignación de costos, como el costo promedio o el costo estándar, dependiendo de la naturaleza del negocio y de la precisión requerida en los cálculos. Además, es importante llevar un registro constante y preciso de los costos en un sistema contable, ya sea mediante software especializado o sistemas manuales.

Finalmente, el tercer paso consiste en analizar regularmente los datos de costos para tomar decisiones informadas. Esto implica comparar los costos reales con los costos presupuestados, identificar áreas de mejora en la eficiencia y evaluar el impacto de diferentes estrategias de precios y producción en la rentabilidad de la empresa. Un sistema de costos bien desarrollado se convierte en una herramienta esencial para la gestión financiera y estratégica de cualquier organización, permitiéndole maximizar sus beneficios y competitividad en el mercado.

Pasos para diseñar un sistema de costos.

Para cumplir con la promesa que realizamos en el título: “Diseño de un sistema de costos”, hablaremos en el presente artículo de los pasos a seguir para implementar el diseño de un sistema de costos y describiremos, a grandes rasgos, un ejemplo de un sistema de costos.

Ante todo, estimado lector, le sugiero que no tome este sistema que describimos como ley universal y que no lo aplique de inmediato a una empresa. Tome el contenido que ofrecemos como una referencia. Y, en base al contexto de la empresa, su situación y sus características particulares, aplique los principios de los sistemas de costos a un diseño personalizado que se adapte a las características y requerimientos de la empresa.

Considerando lo anterior, para diseñar un sistema de costos, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Identifique el objeto de costos. Sea un producto determinado, sea todo un proceso de producción, sea un servicio. Identifique además el centro de costos al que serán asignados los costos que se determinen.
2. Diseñe un método de clasificación de los costos. Identifique cuáles son los costos directos y cuáles son los costos indirectos. Identifique los criterios que determinan que un costo sea directo o indirecto. Recuerde los elementos de un sistema de costos o, caso contrario, verifique los artículos anteriores donde hablamos de este tema.
3. Asigne una denominación a las cuentas de control y registros auxiliares de acuerdo al sistema de costos seleccionado.
4. Diseñe los formularios y hojas de control. De acuerdo al sistema de costos que implementará, desarrolle y diseñe sus hojas de control.

A continuación, le ofrecemos un ejemplo de un diseño de un sistema de costos.

Ejemplo de un diseño de sistema de costos.

Tomemos como ejemplo una empresa de construcción. Por favor, permanezca atento y al final en los comentarios, indíquenos a qué tipo de sistema de costos pertenece este ejemplo.

Cantera “Los Picapiedras” se dedica a la extracción de piedras para utilizarlas como materiales de construcción. En general, las etapas del proceso de producción son las siguientes: carga y transporte de la materia prima, control de calidad de la materia prima, trituración-clasificación-lavado y remolido, y obtención del producto.

Determinación de las cuentas relacionadas con los costos de producción.

A continuación, examinamos los libros contables e identificamos aquellas cuentas que se relacionan con los costos de producción.

Identificamos las siguientes cuentas: Producción en Proceso, Saldo Inicial, Gastos directos de producción, Gastos indirectos de producción, Transferencia a producción terminada, Otros, Gastos indirectos de producción, Depreciación, Taller de mantenimiento, Gastos indirectos de taller, Otros.

Clasificación de los gastos.

Para continuar con el diseño del sistema de costos, se realiza una clasificación de los gastos: gastos de producción, gastos de distribución y ventas, gastos fijos, variables, directos e indirectos.

Elaboración de instrumentos.

En base a los gastos identificados, se elaborarán instrumentos como: fichas de costos, modelos y registros para el control de costos: hoja de distribución de gastos indirectos, hoja de análisis de costo real, registro de la producción terminada, determinación de las utilidades unitarias y totales.

A continuación, se procede a trasladar los datos a los respectivos instrumentos y a presentar un informe a los cargos directivos para la fijación de los precios de venta y la toma de otras decisiones empresariales importantes.