Comprobante de contabilidad y soporte de contabilidad

En contabilidad existen los llamados comprobantes de contabilidad y los soportes de contabilidad, documentos diferentes con propósitos distintos.

¿Qué es un comprobante de contabilidad?

El comprobante de contabilidad es un documento interno elaborado por la empresa al momento de hacer un registro contable.

Un comprobante de contabilidad puede definirse como el documento que verifica el registro o asiento contable realizado.

Por ejemplo, en el caso de las notas de débito o crédito, que son documentos elaborados para reconocer en la contabilidad el evento que da origen a esa nota, como una devolución o un ajuste en el valor previamente registrado.

¿Qué es un soporte de contabilidad?

Un soporte de contabilidad es aquel documento que, cumpliendo ciertos requisitos legales, respalda una operación económica.

Así, por ejemplo, desde el punto de vista contable y fiscal, el soporte válido es la factura que cumple con los requisitos establecidos en el artículo 617 del estatuto tributario.

El soporte de contabilidad es el documento que prueba la existencia del evento económico que se registra en la contabilidad.

Por ejemplo, si el evento a registrar es una compra, el documento que prueba esa compra es la factura; si es el pago de una nómina, el documento que prueba el pago de la nómina es el comprobante o desprendible de nómina.

Diferencia entre comprobante de contabilidad y soporte de contabilidad.

Los comprobantes de contabilidad, como se mencionó anteriormente, contienen el registro contable de forma resumida y organizada sobre los eventos económicos registrados en la contabilidad y no requieren el cumplimiento de requisitos especiales ni solemnidades; por lo general, no constituyen prueba de nada, solo un indicio y solo son utilizados internamente por la empresa.

El comprobante de contabilidad verifica el registro contable, mientras que el soporte de contabilidad verifica el valor registrado en la contabilidad.

Por ejemplo, un comprobante de contabilidad puede ser una nota de débito o crédito, un documento que no tiene la capacidad de constituir una prueba irrefutable como en el caso de una factura.

Todos los comprobantes de contabilidad deben estar respaldados por un soporte de contabilidad.

¿Para qué sirve el comprobante de contabilidad?

El comprobante de contabilidad sirve para varios propósitos importantes en la gestión financiera y contable de una empresa:

1. Registro de transacciones: El principal propósito del comprobante de contabilidad es registrar las transacciones financieras y económicas de una empresa. Cada vez que ocurre un evento económico relevante, como una venta, una compra, un pago o un cobro, se crea un comprobante para documentar esta acción en los registros contables de la empresa.
2. Control interno: Los comprobantes ayudan a mantener un control interno sólido. Ayudan a garantizar que todas las transacciones se registren adecuadamente y que no se omita ninguna información crucial. Esto es esencial para prevenir fraudes, errores y malos manejos financieros.
3. Auditoría y cumplimiento legal: Los comprobantes de contabilidad son esenciales durante auditorías internas y externas. Los auditores utilizan estos documentos para revisar y verificar la precisión de los registros contables de la empresa. Además, en muchos países, los comprobantes de contabilidad son necesarios para cumplir con las obligaciones fiscales y legales, ya que respaldan los cálculos de impuestos y otras obligaciones financieras.
4. Evidencia Legal: En casos legales o disputas comerciales, los comprobantes de contabilidad pueden servir como evidencia crucial para respaldar las afirmaciones de una empresa. Estos documentos demuestran la autenticidad y el detalle de las transacciones financieras.

En resumen, los comprobantes de contabilidad son herramientas fundamentales para mantener un registro preciso y completo de las actividades financieras de una empresa, garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales, y proporcionar información esencial para la toma de decisiones y la gestión financiera.