Deducciones de nómina

Las deducciones de nómina son los descuentos o valores que se le restan o deducen al trabajador de su total devengado, es decir, del monto total del salario que recibe en un mes o quincena.

Conceptos o valores que se deducen de la nómina.

Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, como salarios, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos, etc., se procede a restar los conceptos que, por obligación, el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros.

Estos conceptos se calculan en la respectiva liquidación de la nómina, y al restarlos se determina el valor neto que recibirá el trabajador.

A continuación, abordamos los principales conceptos que se deducen de la nómina al trabajador.

Aportes a salud.

El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por salud, que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Esta última aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado.

El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nómina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la totalidad de la nómina y luego ir al otro día a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%).

Aportes a pensión.

El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%), la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensión, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo período (mes o quincena).

El tratamiento de esta deducción es igual al tratamiento de la deducción por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador.

Fondo de solidaridad pensional.

Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mínimos debe aportar un 1% al Fondo de Solidaridad Pensional.

Al igual que los conceptos anteriores, este concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador.

Cuotas sindicales.

Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado, se pueden descontar o deducir de la nómina del empleado.

Aportes a cooperativas.

Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

Embargos judiciales.

Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignados en la cuenta que el juez haya ordenado.

Cuotas de créditos a entidades financieras:

Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado por libranza pueden también ser descontadas de la nómina del empleado.

Deudas del empleado con la empresa.

Se pueden descontar también de la nómina el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que esta le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le haya causado a la empresa.

Retención en la fuente.

Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor correspondiente a retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.

Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nómina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena.

Una vez hecho el cálculo de los diferentes conceptos, se procede entonces a la respectiva contabilización de la nómina.

Comentarios finales.

Importante: La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento expreso del mismo, a no ser que medie orden judicial competente.

No sobra aclarar que los conceptos aquí expuestos no son todos los que pueden existir, solo son los más comunes. Además, no todos son obligatorios; algunos empleados pueden que les apliquen unos y otros no. Los únicos que son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados son los relacionados con la seguridad social.

Respecto a los aportes a la seguridad social, se ha hablado de unos porcentajes que se aplican sobre una determinada base. Determinar con exactitud cuál es la base sobre la que se deben calcular los aportes a seguridad social será un tema que se tratará en una próxima entrega.

Aquí se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos relacionados con las deducciones de nómina. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos expuestos aquí: Nómina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social, Auxilio de transporte.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.