Declaración de retención en la fuente

Todo agente de retención debe presentar la declaración de retención en la fuente en la medida en que haya practicado retenciones en el mes respectivo.

Periodicidad de la retención en la fuente.

El período de la retención en la fuente es mensual, desde el 01 del mes hasta el último día del mes.

En consecuencia, la declaración de retención en la fuente se debe presentar cada mes, y en ella se incluirán las retenciones que se hayan practicado en el respectivo período.

Si en un mes no se practicaron retenciones, no es necesario presentar la declaración de retención.

¿Quiénes deben presentar la declaración de retención en la fuente?

Toda persona o empresa que tenga la calidad de agente de retención en la fuente debe presentar la respectiva declaración en la cual se deben relacionar todas las retenciones en la fuente que se hayan practicado a título de impuesto a la renta e impuesto a las ventas.

Toda empresa o persona jurídica es agente de retención y, por consiguiente, siempre debe presentar la declaración de retención mensualmente.

Respecto a las personas naturales, solo aquellas que tienen la calidad de agentes de retención están obligadas a presentar dicha declaración.

Para saber cuáles son las personas naturales que son agentes de retención, consulte el siguiente documento.

Presentación de la declaración de retención en ceros.

El parágrafo 2 del artículo 606 del estatuto tributario señala que la declaración de retención en la fuente no se debe presentar en los períodos en los que no se hayan realizado operaciones sujetas a retención.

En consecuencia, no se deben presentar declaraciones de retención en ceros, es decir, cuando en el respectivo mes no se practicaron retenciones.

¿Se puede presentar la declaración de retención sin pago de las retenciones?

Retención en la fuente sin pago. La regla general es que las declaraciones de retención en la fuente NO se pueden presentar sin pago, es decir, que obligatoriamente se deben pagar las retenciones declaradas.

Si no se hace el pago total, la declaración de retención no tendrá efectos legales.

No obstante, existen dos excepciones a esa regla general donde se permite que una declaración se presente sin pago total, tema que se explica en detalle en el siguiente artículo.

El pago total de las retenciones implica pagar la totalidad de los intereses y sanciones si las hubiere. Con dejar de pagar $1.000 de cualquiera de esos conceptos es suficiente para que la declaración quede sin efectos legales en razón a la forma en que se imputan los pagos a las deudas tributarias.

¿Puedo presentar la declaración con pago parcial?

No. La declaración se debe presentar con pago total, a no ser que esté dentro de las excepciones señaladas por la norma.

El pago parcial sería válido solo en el evento en que el valor parcial impagado tenga como respaldo un saldo a favor equivalente a dos veces las retenciones a cargo.

Ejemplo:

• Retenciones a cargo: $10.000.000
• Pago parcial: $5.000.000
• Saldo a favor: $20.000.000

Si el saldo adeudado es de $5.000.000 y el saldo a favor es de $10.000, la declaración no es válida, por cuanto la norma de forma expresa señala que tal caso es posible solo si el saldo a favor es igual o superior a dos veces las retenciones a cargo, y en este supuesto las retenciones a cargo son $10.000.000, de modo que, si bien el saldo a favor representa el doble del saldo que se queda debiendo, no procede, así que en la práctica los pagos parciales no tienen sentido.

¿Puedo presentar la declaración sin pago antes del vencimiento para declarar?

Supongamos que el plazo para presentar la declaración de retención vence el 15 de marzo. ¿Puedo declarar sin pago el 5 de marzo y pagar antes del 15 de marzo?

Sí, e incluso puede pagar más allá del 15 de marzo en virtud de lo dispuesto por el inciso 5 del artículo 580-1 del estatuto tributario:

«La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar producirá efectos legales, siempre y cuando el pago total de la retención se efectúe o se haya efectuado a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir de la fecha del vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a que haya lugar. En todo caso, mientras el contribuyente no presente nuevamente la declaración de retención en la fuente con el pago respectivo, la declaración inicialmente presentada se entiende como documento que reconoce una obligación clara, expresa y exigible que podrá ser utilizado por la Administración Tributaria en los procesos de cobro coactivo, aún cuando en el sistema la declaración tenga una marca de ineficaz para el agente retenedor bajo los presupuestos establecidos en este artículo.»

Es decir que una declaración presentada oportunamente se puede presentar sin pago siempre que el agente de retención pague las respectivas retenciones dentro de los 2 meses siguientes a la fecha en que venció el plazo para declarar.

¿Es válida una declaración presentada extemporáneamente?

La declaración de retención que se presente de forma extemporánea es válida siempre que se presente con pago total, considerando las excepciones ya señaladas anteriormente.

Es decir que una declaración extemporánea por sí sola no es ineficaz; es ineficaz cuando no se hace el pago total de las retenciones existiendo la obligación de hacerlo.

¿Me pueden enviar a la cárcel si no pago las retenciones en la fuente?

Sí. Quien no pague las retenciones practicadas incurre en un delito penal que puede darle hasta 108 meses de prisión, pena que se puede evitar si se paga lo adeudado con intereses incluidos.

Esta responsabilidad aplica no solo a quienes retienen y no pagan las retenciones; aplica también para quienes omiten retener estando obligados a practicar la retención.

Una cosa es retenerle un dinero a una persona y quedárselo (no pagarlo a la Dian), y otra cosa es no retenerle; en el primer caso existe una apropiación de dinero, y en el segundo lo que existe es un incumplimiento de una obligación, pero en cualquier caso el delito es el mismo.

¿Cuándo queda en firme la declaración de retención en la fuente?

La declaración de retención en la fuente queda en firme a los tres años contados desde la fecha en que se vence el plazo para declarar, o desde la fecha en que se declara si esa declaración se presenta extemporáneamente.

En el caso particular de la declaración de retención en la fuente, el término de firmeza está amarrado a la firmeza de la declaración de renta, por lo tanto, solo cuando la declaración de renta del año respectivo quede en firme, la declaración de retención también quedará en firme en aplicación del artículo 705-1 del estatuto tributario.

Esto es así debido a que en un período fiscal en el impuesto a la renta hay 12 períodos fiscales en la declaración de retención, pues esta es mensual, de manera que, si no fuera así, la firmeza de la declaración de retención de enero de 2017 quedaría en firme mucho antes de que la declaración de renta de 2017 quede en firme.