En ocasiones, el contribuyente se ve en la obligación de anular facturas ya generadas, situación que exige un procedimiento determinado, especialmente en la factura electrónica.
- Cuándo anular una factura.
- Cómo anular una factura.
- Anulación de la factura electrónica.
- Cómo anular una factura electrónica.
- Errores en la anulación de la factura.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Puedo anular una factura electrónica del año pasado?
- ¿Cuántos días tengo para anular una factura electrónica?
- ¿Se puede anular una factura ya declarada?
- ¿Las facturas anuladas se declaran?
- ¿Para anular factura es nota de crédito o débito?
- ¿Qué hacer si anulé una factura electrónica por error?
- ¿Cuántas facturas se pueden anular con una nota de crédito?
Cuándo anular una factura.
La factura debe anularse únicamente cuando existan razones justificadas para ello, como cuando tiene errores que afectan su calidad de título valor, o porque no corresponde a la realidad de la operación facturada.
Entre las causas que podemos considerar justificadas para anular la factura están las siguientes:
- Error en la identificación del cliente.
- Error en el valor de la operación.
- Error en el producto o servicio facturado.
- Error en la fecha de la operación.
- Cuando el cliente no recibe el producto o servicio facturado (devoluciones).
La factura no se debe anular cuando el cliente recibe el producto o el servicio y no lo paga; hacerlo significa omitir ingresos, pues lo correcto es tratar el valor no pagado como una deducción por provisión de cartera o como una cuenta manifiestamente perdida.
Cómo anular una factura.
La anulación de la factura, por lo general, se debe hacer con una nota de crédito.
La factura no se debe eliminar ni borrar del sistema, pues debe quedar evidencia de la operación anulada, de manera que la factura anulada siempre debe estar disponible para ser consultada.
Anular una factura no es desaparecerla, sino dejarla sin efecto, afectando todos los registros y movimientos contables realizados al momento de emitir la factura, a fin de dejar registro de la anulación.
Anulación de la factura electrónica.
La anulación de facturas electrónicas exige mayor rigurosidad porque estas han sido validadas previamente por la Dian, y la Dian ha fijado unos requisitos para su anulación.
El artículo 9 de la resolución 000030 del 28 de abril de 2019 señala que la anulación de las facturas se debe hacer mediante una nota de crédito que esté asociada a la factura anulada, lo que reitera el artículo 30 de la resolución 042 de 2020.
La nota de crédito que anule una factura debe contener los siguientes requisitos:
- Corresponde a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide.
- La fecha de expedición, el prefijo y el número y la fecha y Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.
- El nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del facturador electrónico, del proveedor tecnológico si es del caso y del adquiriente.
- Código Único de Documento Electrónico (CUDE).
- Cantidad y descripción específica de los bienes y/o servicios, utilizando códigos que permitan la identificación del objeto de ajuste, cuando sea del caso.
- Descripción y valor de los impuestos.
- Valor unitario y valor total.
- La información adicional referente a la factura electrónica de venta, cuando fuere del caso.
La nota de crédito que anula la factura también debe contar con la validación previa antes de ser entregada al adquiriente, y se entregará de la misma forma en que se entregó la factura anulada, por lo general a través de un correo electrónico.
En la nota de crédito se deben señalar las causas que justifiquen la anulación de la factura.
El programa o software que se utilice para facturar electrónicamente debe cumplir con los requerimientos necesarios para poder anular las facturas correctamente.
Cómo anular una factura electrónica.
Como ya señalamos, la anulación de la factura electrónica se hace emitiendo una nota de crédito que se asocia a la factura anulada.
Para ello, hay que registrar un rango de numeración, el cual no requiere autorización de la Dian, siendo un procedimiento interno de la empresa, que se configura en el aplicativo de facturación. Para lo cual se requiere el número de resolución de autorización de facturación y la fecha de autorización que figure en la resolución.
Una vez registrado el rango de numeración de la nota de crédito, se llama o selecciona la factura que se quiere anular, y en ella se ubica la opción para emitir la nota de crédito.
Errores en la anulación de la factura.
Los errores en la anulación de la factura, especialmente cuando se hace sin justificación, pueden derivar en un proceso de fiscalización de la Dian.
La anulación de la factura no puede ser utilizada para desaparecer ingresos, o para pasarlos de un período a otro, dos de las prácticas indebidas en que suelen incurrir los contribuyentes.
En caso de que la Dian tenga conocimiento de estas prácticas, iniciará un proceso de fiscalización, que será más sencillo con la facturación electrónica, pues todo pasa por su sistema.
Cualquier error puede dar lugar a que la Dian se fije en el contribuyente, incrementando el riesgo de auditoría o fiscalización.
Preguntas frecuentes.
A continuación, respondemos las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
Sí. No existe una norma que imponga un límite temporal para la anulación de facturas, por lo que debe ser posible, lo que dependerá del software de facturación utilizado.
La norma no impone un límite de días para anular una factura electrónica, por lo que técnicamente es ilimitado.
Sin embargo, tenga presente que si se anula una factura cuando ya ha transcurrido el mes o el año, se requerirá hacer los ajustes contables correspondientes, lo que puede afectar el cierre de los estados financieros y las declaraciones tributarias ya presentadas, situaciones que se deben evaluar.
Sí, se puede anular una factura ya declarada, pero probablemente deba corregir la declaración tributaria correspondiente.
En el caso de la declaración de IVA, esta tiene un renglón para incluir las operaciones anuladas.
Se puede afirmar que las facturas anuladas se deben declarar en la medida en que se deben informar las operaciones anuladas o rescindidas, tanto en renta como en IVA y retención en la fuente.
El vendedor o emisor de la factura debe anularla utilizando una nota de crédito.
Se puede anular una factura electrónica con una nota de crédito, pero no se puede anular una nota de crédito con la que se ha anulado la factura. En tal caso, en nuestro criterio, será necesario generar una nueva factura con numeración diferente.
Algunas personas suelen anular el efecto de una nota de crédito emitiendo una nota de débito, pero no es posible hacerlo si la nota de crédito se creó para anular una factura electrónica.
Una nota de crédito puede anular una sola factura, o dicho de otro modo, por cada anulación se debe realizar una nota de crédito.
Forma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2023, mayo 21). Anulación de facturas [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/cuidado-con-la-anulacion-de-las-facturas.html
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