La cuenta de cobro es un documento en el que se solicita o exige el pago de una deuda o valor, reclamando la existencia de una obligación a su favor por un concepto determinado.
- ¿Qué es una cuenta de cobro?
- La cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo ni se constituye en título valor.
- Cómo validar o legalizar una cuenta de cobro.
- Cómo cobrar una cuenta de cobro judicialmente.
- Cuenta de cobro como soporte fiscal.
- Requisitos de la cuenta de cobro.
- Modelo o formato de cuenta de cobro.
¿Qué es una cuenta de cobro?
Cuando se presta un servicio o se vende un producto, el vendedor o prestador del servicio debe emitir una factura, pero si esa persona no está obligada a expedir factura, emite una cuenta de cobro.
En ese contexto, la cuenta de cobro es un documento que enuncia o reclama el pago de un valor determinado, dirigido al deudor al que se le solicita el pago, indicando el concepto por el cual se hace dicho cobro.
La cuenta de cobro no es un documento o título que esté definido por la ley comercial ni civil, y su origen está más en la costumbre; por consiguiente, no tiene mayor valor probatorio, ni siquiera para efectos fiscales, donde el documento llamado a suplir la ausencia de la factura es el documento soporte en operaciones efectuadas con los no obligados a facturar.
La cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo ni se constituye en título valor.
La cuenta de cobro en sí misma no presta mérito ejecutivo ni mucho menos se constituye en un título valor.
No presta mérito ejecutivo porque no cumple con uno de los requisitos que exige el artículo 422 del código general del proceso, en cuanto debe provenir del deudor, y la cuenta de cobro no proviene del deudor sino del acreedor.
La cuenta de cobro es elaborada por el acreedor, y en general no está firmada por el deudor, de suerte que no hay reconocimiento de la deuda por parte del deudor.
Por ello, la cuenta de cobro no es más que un documento enunciativo que no es vinculante ni obliga al deudor, por cuanto este no lo firma.
No es un título valor porque estos están expresamente señalados en el código de comercio, y allí no se hace mención a la cuenta de cobro.
Cómo validar o legalizar una cuenta de cobro.
Quien recibe una cuenta de cobro debe legalizarla o validarla emitiendo el respectivo documento soporte electrónico con validación previa, puesto que ya no es posible elaborar el documento equivalente que anteriormente se utilizaba.
Quien emite una cuenta de cobro es porque no está obligado a facturar, y en consecuencia el receptor de la misma debe elaborar su propio documento soporte con los requisitos que exige la DIAN.
Cómo cobrar una cuenta de cobro judicialmente.
Considerando que la cuenta de cobro no es un título valor ni presta mérito ejecutivo, surge la duda de cómo cobrarla.
Judicialmente no es posible iniciar un proceso ejecutivo ni una acción cambiaria para cobrar la cuenta de cobro, lo que no hace imposible su cobro.
La cuenta de cobro surge de una obligación contractual previa, como la compra-venta de un producto o la prestación de un servicio, y es ese contrato el que servirá para exigir el pago de la obligación, incluso si es un contrato verbal, como cuando un electricista hace reparaciones en una casa o empresa.
Para situaciones como estas existe el proceso monitorio, para lo cual resulta útil la cuenta de cobro, aunque no necesariamente suficiente.
El proceso monitorio, según el artículo 419 del código general del proceso, procede cuando se pretende cobrar una obligación dineraria de mínima cuantía que tenga origen contractual, que son las que precisamente dan origen a una cuenta de cobro.
El proceso monitorio es un proceso declarativo, y como la cuenta de cobro no presta mérito ejecutivo, este es el mecanismo ideal para intentar cobrarla.
En el proceso monitorio, la cuenta de cobro no es suficiente para conseguir una sentencia a favor, pues debe demostrarse el origen de la deuda reclamada, lo cual puede acreditarse con el contrato firmado si existe.
La cuenta de cobro puede ser suficiente para que el proceso monitorio prospere si está firmada por el acreedor, en razón a que este, con su firma, está reconociendo la existencia de la deuda, pero si no está firmada por el acreedor, que es lo que suele suceder, la existencia de la obligación debe probarse por otros medios.
Una simple cuenta de cobro sin la firma del deudor no es prueba de nada, a menos que exista un contexto o antecedentes que permitan probar la existencia de la obligación reclamada en la cuenta de cobro.
El proceso monitorio es procedente para reclamar deudas de mínima cuantía, suficiente para la mayoría de pequeños negocios o servicios prestados.
Si la deuda supera los 40 salarios mínimos mensuales no aplica el proceso monitorio, y además se supone que por el monto debe existir un contrato, una factura o un pagaré, lo que facilita el cobro jurídico de la deuda.
Cuenta de cobro como soporte fiscal.
La cuenta de cobro no constituye soporte fiscal alguno en vista de que la legislación tributaria no la considera como tal. Veamos.
El artículo 771-2 del estatuto tributario, respecto al soporte de costos y deducciones, considera como soportes válidos únicamente la factura y el documento equivalente; más no considera la cuenta de cobro.
En consecuencia, para soportar costos, gastos e impuestos descontables, la ley solo acepta facturas y documentos equivalentes, hoy conocidos como documentos soportes en adquisiciones a no obligados a facturar, aunque aún siguen existiendo documentos equivalentes muy puntuales como las boletas de entrada a cine, que no aplican para la cuenta de cobro.
Recordemos que la cuenta de cobro es emitida por el acreedor, vendedor o prestador del servicio, y el documento soporte para efectos fiscales debe ser emitido por el deudor, adquiriente o comprador, es decir, por quien hace el pago.
Siendo así, la cuenta de cobro actúa como soporte supletorio del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, junto con la prueba del pago realizado, precisando que la ley tributaria no exige que el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar deba estar soportado por una cuenta de cobro.
Requisitos de la cuenta de cobro.
Como hemos podido observar, la cuenta de cobro, por lo general, no es el documento ideal para asegurar un pago, pero en todo caso, si se opta por ella, debe contener unos requisitos mínimos a saber:
- Identificación del acreedor.
- Identificación del deudor.
- Valor a cobrar.
- Concepto por el que se hace el cobro.
- Fecha en que se prestó el servicio o se vendió el producto que se cobra.
- Fecha de la cuenta de cobro.
- Firma del acreedor.
- En lo posible, la firma del deudor.
Con los anteriores datos se logra identificar la obligación que da origen al dinero cobrado o reclamado.
Modelo o formato de cuenta de cobro.
Una cuenta de cobro es un documento muy sencillo y podría tener la siguiente estructura:
Cuenta de cobro G-025
Bogotá, 3 de febrero de 2022.
El señor Juan Ramiro Espitia Daza, identificado con cédula de ciudadanía número XXX expedida en XXX, debe a Gerencie.com, identificado con Nit xxxx, la suma de $29.900 por la compra de la Guía Laboral 2022 en marzo 7 de 2021.
Firma Xxxx
Representante Gerencie.com
C.C. xxxxx
En la práctica, no siempre se incluye la firma del deudor, pero se insiste en que se debe hacer lo posible para conseguirla, a fin de lograr el reconocimiento tanto de la deuda como del origen de esta, lo que facilita el cobro jurídico en caso de que el deudor se niegue a pagar.
Forma de citar este artículo (APA):
Gerencie.com. (2023, octubre 3). Cuenta de cobro [Entrada de blog]. Recuperado de https://www.gerencie.com/cuenta-de-cobro.html
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