Cuando declarar y pagar la retención en la fuente

Las retenciones en la fuente se deben declarar en el período en que se practican y se deben pagar cuando se declaren, declaración que se presenta mensualmente.

¿Cuándo se hace la retención en la fuente?

Por regla general y de forma taxativa, la ley señala que la retención se ha de practicar o causar en el momento en que se efectúe el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero, excepto en el caso de los ingresos laborales, que se practica solamente cuando se hace el pago.

Así, una vez se causa un pago o se hace un pago, lo que suceda primero, se efectúa la retención en la fuente, y una vez efectuada, se debe declarar en el mes en que se practicó, teniendo presente que la declaración correspondiente a un periodo se presenta en el siguiente mes.

Por ejemplo, si el agente retenedor contabiliza la factura que recibe de su proveedor en julio y hace el pago en agosto, será en julio que deba practicar y declarar la retención en la fuente. Y si, por el contrario, realizó el pago en julio y contabilizó la factura en agosto, de todos modos hará la retención en julio, declarando en julio, que ya sabemos se presenta en el mes siguiente, esto es, agosto.

¿Cada cuánto se declara la retención en la fuente?

El periodo de la retención en la fuente es mensual, según dispone el artículo 604 del estatuto tributario.

Esto significa que la declaración de retención se debe presentar mensualmente, siempre que durante el respectivo mes se hayan practicado retenciones, pues si ese no ha sido el caso, no hay obligación de presentar una declaración de retención en ceros.

La retención practicada en un mes se presenta en el siguiente mes durante los primeros días, según los plazos fijados por el gobierno.

Así, la declaración del mes de junio se presenta en el mes de julio, o, dicho de otra forma, las retenciones practicadas en junio se declaran en julio, debido a que no se pueden declarar hasta tanto no haya finalizado el respectivo mes para tener un saldo definitivo.

¿Cuándo se debe pagar la retención en la fuente?

La retención en la fuente se debe pagar junto con la declaración de retención, o más tardar, dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del plazo para declarar.

Recordemos que, si la declaración de retención en la fuente se presenta sin pago y no se paga dentro de la oportunidad fijada por la ley, no tiene efectos legales, siendo necesaria volverla a presentar, y esa presentación ya será extemporánea.

En consecuencia, las declaraciones de junio se declaran en julio y se deben pagar en julio, o como mucho en septiembre, si la declaración inicial no fue extemporánea.

Suponiendo que la declaración de junio se deba presentar el 7 de julio, el pago debe hacerse preferiblemente al presentar la declaración, o como máximo el 7 de septiembre, que está dentro de los dos meses siguientes al vencimiento para declarar, que es el 7 de julio, pero es recomendable hacerlo el día antes del vencimiento del plazo.

¿Quiénes pagan la retención en la fuente?

Las retenciones en la fuente las paga el agente de retención que las practica, pero en realidad es un dinero que sale del bolsillo del sujeto retenido, pues se lo han descontado previamente.

Por ejemplo, si a un trabajador le retienen parte del salario, unos $500.000 por decir algo, esos $500.000 los paga a la Dian el agente de retención, no el trabajador.

Es incorrecto decir que los trabajadores deben pagar retenciones en la fuente, pues quien debe pagarla a la Dian es el empleador que actúa como agente de retención.

En el fondo, claro está, quien termina pagando las retenciones es el trabajador, pues se las descontaron y no le pagaron el salario completo, pero toda la responsabilidad del pago ante la Dian es del empleador, quien deberá pagar las sanciones e intereses a que haya lugar por no efectuarlas y pagarlas oportunamente.

El agente retenedor no paga de su bolsillo las retenciones, pues es un dinero que ha descontado de sus proveedores de bienes y servicios. Recordemos que el agente de retención no es más que un recaudador en nombre del estado.

¿Cuánto tiempo tengo para pagar la retención en la fuente?

La declaración de retención en la fuente se presenta cada mes, y se debe pagar en el mes en que se presenta, dentro de los plazos que fija el gobierno, y de no hacerse, la declaración se considera ineficaz, es decir, no tendrá validez de pleno derecho y deberá presentarse nuevamente.