¿Cuándo se aplica retención en la fuente?

Para saber cuándo se debe practicar la retención en la fuente, se deben considerar varios aspectos que pueden determinar si se debe hacer retención en la fuente o no, aspectos que señalamos a continuación.

Hechos para efectuar la retención y reglas o situaciones cuando no se practica.

Para que se efectúe la retención en la fuente tiene que haber un agente de retención, un sujeto pasivo objeto de retención y una base sujeta a retención.

La retención en la fuente se practica o efectúa cuando la persona que hace el pago o abono en cuenta es agente de retención, cuando el beneficiario del pago está sujeto a retención y cuando se alcanza la base mínima a partir de la cual se debe efectuar la retención.

Si no es agente de retención, no se practica retención; si es agente de retención, pero el beneficiario del pago no es sujeto pasivo, no se aplica; si es agente de retención, el beneficiario del pago es sujeto pasivo, pero no se supera la base mínima sujeta a retención, no se aplica.

Cuando usted es agente de retención.

La retención en la fuente debe ser efectuada cuando el que compra o hace el pago es agente de retención en la fuente, por el impuesto que corresponda.

Si quien paga no es agente de retención, naturalmente no debe efectuar la retención sin consideraciones adicionales.

Cuando el beneficiario del pago es sujeto pasivo de retención.

Una vez ha quedado claro que el pagador es un agente de retención, se mira si la persona a la que se le hace el pago es sujeto de retención, es decir, se le puede aplicar la retención en la fuente.

Por ejemplo, si la empresa a la que se le hace el pago es un autorretenedor, no se le debe practicar la retención en la fuente.

Tampoco se practica retención en la fuente cuando se hace un pago a una empresa que no es sujeto pasivo del impuesto retenido, como pueden ser las del régimen especial.

Cuando el monto del pago supera la base mínima de retención.

Superados los pasos anteriores, se debe observar el monto del pago individualmente considerado, pues en algunos casos la retención en la fuente sólo se aplica cuando el monto del pago supera X valor.

Si el pago está sujeto a una base mínima de retención y el monto del pago la supera, se procede a efectuar la retención a que haya lugar.

Momento en que se efectúa la retención en la fuente.

Superados todos los pasos anteriores y se determina que hay lugar a efectuar la retención en la fuente, esta debe hacerse en el momento de hacer el pago o el abono en cuenta.

En la retención en la fuente existe la regla de lo que ocurra primero, el pago o el abono en cuenta, de modo que, si primero se causa la retención antes de hacer el pago, la retención se aplica o causa al hacer el abono en cuenta.

Esto suele suceder cuando se debe llevar contabilidad, donde primero se causa o contabiliza la compra o el pago, y luego se hace efectivo el pago, y como la retención se debe hacer cuando ocurra la primera de esas dos situaciones, se debe efectuar en el momento de la causación o contabilización, que es llamado abono en cuenta.

De manera que el agente de retención reconoce y causa la retención en la fuente cuando la contabiliza, independientemente de cuándo haga el pago.

Cómo se aplica la retención en la fuente.

La retención en la fuente se aplica multiplicando la base sujeta a retención por la tarifa de retención, la que está fijada en porcentajes.

Por ejemplo, si tenemos una compra por valor de $1.000.000, y sabemos que la tarifa de retención es del 2.5%, aplicamos ese porcentaje sobre $1.000.000 (1.000.000x2.5%), lo que arroja un valor a retener de $25.000.

Cuando se debe contabilizar la retención en la fuente.

Teniendo en cuenta la regla de que la retención en la fuente se aplica cuando se haga el pago o se cause, lo que ocurra primero, generalmente, cuando se lleva contabilidad, la retención se causa, contabiliza y efectúa simultáneamente.

Es así porque una retención se causa cuando se contabiliza, pero no se puede contabilizar si no se ha causado, entonces las dos cosas deben suceder al mismo tiempo.

La empresa recibe la factura, la contabiliza y causa la retención en la fuente en su sistema contable. Debe ser un solo proceso, o si se quiere, primero se contabiliza la compra y seguidamente se contabiliza la retención en la fuente.

Si el pago se llegara a realizar sin haber recibido la factura, la retención se reconoce al hacer el pago, que ha ocurrido primero que la contabilización de la factura.

Causar la retención es reconocerla en la contabilidad, y una vez causada surge la obligación del agente de retención de declararla y pagarla, aunque en la práctica no haya efectuado retención alguna porque no ha hecho el pago.

A quién se le aplica la retención en la fuente.

La retención en la fuente se le aplica al vendedor, a la persona o empresa que recibe el pago.

Cuando usted hace una compra, por ejemplo, le retiene al vendedor parte del valor de la venta, de manera que el vendedor no recibe el valor total que ha cobrado por el producto.

¿A qué impuestos se le practica retención en la fuente?

En Colombia se aplica retención en la fuente al impuesto de la renta, al impuesto a las ventas y al impuesto de industria y comercio.