Cuando contabilizar un anticipo y no una venta

No siempre es fácil determinar cuándo a un pago se le debe dar el tratamiento de anticipo o se debe tratar como una venta efectiva.

Qué es un anticipo.

Un anticipo es un pago que se hace por anticipado, por un bien o servicio que aún no se entrega o recibe, y que se espera recibir en un futuro.

Para que un pago adelantado o cuota inicial pueda ser tratado como anticipo, el pago no debe corresponder a una obligación efectiva ya determinada, pues si esta obligación se ha perfeccionado, el derecho a exigir el pago de esa obligación ya ha surgido, y por el principio de causación, se debe reconocer el ingreso respectivo.

Luego, para que al pago inicial se le pueda dar el tratamiento de anticipo, no debe existir ninguna obligación consumada y efectiva.

Ejemplo de anticipo y venta.

Cuando se compra una máquina a crédito y se da una cuota inicial, estamos ante una obligación cierta, por cuanto se ha entregado y facturado la máquina negociada, y el cliente recibe su máquina. En este caso, se debe reconocer la venta desde un principio.

Pero si el cliente da un anticipo para que la empresa le fabrique su máquina y se la entregue en un tiempo futuro cuando esté terminada, entonces el pago inicial sí se puede tratar como anticipo, puesto que al no existir aún una máquina que entregar no se puede facturar ni se puede transferir el dominio de una cosa que aún no existe, que solo existirá en el futuro, y solo hasta entonces se reconocerá el ingreso en la contabilidad.

Si la empresa tiene su producto terminado y lo vende y entrega a su cliente, el pago inicial que reciba por su venta no podrá tratarse como anticipo, sino que se deberá reconocer el ingreso por la venta.

En cambio, si la empresa no tiene el producto fabricado, sino que recibe un anticipo del cliente para iniciar la fabricación del producto, el pago recibido se debe tratar como anticipo, y hasta tanto no fabrique y entregue el producto, no reconocerá el ingreso.

En este caso, la empresa recibe un dinero con el cual adquirirá los insumos para luego fabricar el producto encargado; como vemos, al momento de firmar el contrato y recibir el dinero por el anticipo, la empresa no tiene ningún producto en el inventario, por lo tanto, no puede existir una venta. Con ese dinero, la empresa comprará insumos y los contabilizará en materias primas, luego en productos en proceso y, por último, si contabiliza el producto terminado, lo cual puede suceder semanas o meses después de recibir el anticipo. Es en el momento de retirar el producto del inventario y entregarlo al cliente cuando se perfecciona la venta.

Sucede lo mismo cuando un comerciante vende productos sobre pedidos. Supongamos que el comerciante X, el día 01 de octubre, “vende” un computador a un cliente y le cobra la mitad del valor. En ese momento, el comerciante X no tiene ningún computador en su inventario; lo que hace es pedir ese computador a su proveedor en el exterior, quien se lo enviará a los 15 días.

Así, el 01 de octubre, el comerciante no debe contabilizar una venta, sino un anticipo. Técnicamente es imposible que pueda contabilizar una venta, puesto que no tiene nada que vender en su inventario. La venta se perfeccionará 15 días después de que reciba el producto de su proveedor y entregue al cliente el pedido.

Este tratamiento permitirá causar el IVA al momento de perfeccionar la venta, tratamiento que, cuando se trata de plazos de entrega extensos, puede resultar muy benéfico para el comerciante.

Contabilización del anticipo.

Teniendo claro cuándo se debe reconocer un anticipo, procede su contabilización, lo cual depende de si la empresa es la que recibe el anticipo o quien lo paga.

Cuando la empresa es la que paga un anticipo a sus proveedores, se debe reconocer un pasivo, que en nuestro plan de cuentas corresponde a la cuenta 133005.

El asiento contable sería así:

Si la empresa es quien recibe un anticipo pagado por un cliente, se reconoce un pasivo, pues queda adeudando el producto o servicio al cliente, cuyo registro contable será el siguiente:

Es un pasivo porque se debe el producto o servicio al cliente. Cuando se entregue el producto, se debita el pasivo y se acredita el inventario, de donde se le da salida.

Anticipo a proveedores PUC.

El anticipo que se hace a proveedores se contabiliza en la cuenta 133005 del PUC, ya que corresponde a un activo representado en el derecho adquirido frente al proveedor por el pago o adelanto que se le ha realizado.