Costos y gastos procedentes en trabajadores independientes

Los trabajadores independientes que deben declarar renta pueden deducir los costos y gastos en que incurren en la generación de sus ingresos y, en algunos casos, las llamadas deducciones especiales.

Trabajadores independientes que pueden declarar costos y gastos.

Lo primero que debemos precisar es que el concepto de trabajador independiente ya no es lo que era, pues el impuesto de renta es cedular, y cada cédula tiene un tratamiento especial, y un trabajador puede tener ingresos de distintas cédulas.

No obstante, se entiende que el trabajador independiente es aquel que no tiene una vinculación laboral, sino que trabaja mediante un contrato de prestación de servicios, y que sus ingresos se clasifican como rentas de trabajo.

Un trabajador independiente también puede tener ingresos de las cédulas de rentas no laborales, de capital, de pensiones y de dividendos. Por lo anterior, es preciso abordar cada cédula individualmente para determinar en cuáles se pueden imputar costos y gastos y olvidarnos del concepto de trabajador independiente.

Costos y gastos de trabajadores independientes con rentas de trabajo.

Un trabajador independiente que devenga honorarios, por ejemplo, y que se clasifican como rentas de trabajo, puede declarar los costos y gastos que tengan relación de causalidad con la obtención de sus ingresos.

Esto en aplicación de la sentencia C-120 de 2018 de la Corte Constitucional, lo que fue recogido por el artículo 1.2.1.20.5 del decreto 1625 de 2016, que fija las siguientes reglas:

1. Las personas naturales y sucesiones ilíquidas que tengan ingresos provenientes de rentas de capital y/o rentas no laborales, correspondientes a la cédula general, únicamente podrán detraer los costos y gastos de conformidad con lo previsto en el artículo 336 del Estatuto Tributario.
2. Los contribuyentes que perciban ingresos considerados como rentas de trabajo provenientes de honorarios o compensaciones de servicios personales, en desarrollo de una actividad profesional independiente, podrán detraer los costos y gastos que tengan relación con la actividad productora de renta en los términos previstos en el Estatuto Tributario, siempre y cuando no hayan optado por la renta exenta de que trata el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario.
3. Los costos y gastos que se pueden detraer corresponden a todas aquellas erogaciones en que se incurra para la obtención del ingreso y que cumplen todos los requisitos y limitaciones para su procedencia de conformidad con lo establecido en el Estatuto Tributario.
4. Para los ingresos correspondientes a rentas de trabajo de la cédula general, con excepción de lo previsto en el inciso 2 de este artículo, y para las cédulas de pensiones y dividendos y participaciones, no proceden costos y gastos, de conformidad con lo previsto en los artículos 336, 337 y 343 del Estatuto Tributario.
5. Cuando los costos y gastos procedentes, asociados a las rentas de trabajo provenientes de honorarios o compensaciones por servicios personales, a rentas de capital o a rentas no laborales, excedan los ingresos por concepto de cada una de dichas rentas, tendrá lugar una pérdida fiscal, la cual será declarada cuando el contribuyente perciba ingresos por un solo tipo de renta de la cédula general.
6. En el evento en que se perciban ingresos para más de un tipo de renta de la cédula general, los costos y gastos de que trata el inciso anterior, al momento de ser declarados, no podrán superar el valor resultante de restar, a los ingresos de las rentas de trabajo provenientes de honorarios o compensaciones por servicios personales, de las rentas de capital o de las rentas no laborales, los ingresos no constitutivos de renta. El valor que exceda deberá estar registrado en la contabilidad y/o el control de detalle de que trata el artículo 772-1 del Estatuto Tributario para que proceda la compensación de la pérdida fiscal contra la renta que dio su origen, en los períodos gravables posteriores en los términos del artículo 147 del Estatuto Tributario.

Es el caso, por ejemplo, de un asesor o consultor que contrata a una recepcionista o auxiliar, o que debe pagar el arriendo y los servicios públicos de su oficina, etc.

Estos costos y gastos se incluyen en el renglón 33 del formulario 210 de 2020.

Costos y gastos de trabajadores independientes con rentas no laborales y de capital.

Los trabajadores independientes que obtengan rentas de capital y no laborales pueden deducir los costos y gastos que tengan relación de causalidad con la actividad generadora de renta, de acuerdo al artículo 1.2.1.20.5 del decreto 1625 de 2016, bajo las reglas ya señaladas.

Los costos y gastos no tienen limitaciones espaciales, sino que se aplican aquellas generales, como que sean necesarias, proporcionales y que estén debidamente soportados con los documentos idóneos, como facturas o documentos soportes (documentos equivalentes)

El principio es el mismo: el contribuyente tiene derecho a deducir los costos y gastos en que incurrió para generar la renta que está declarando.

En las rentas no laborales, los costos se incluyen en el renglón 52 y en las rentas de capital en el renglón 40 del formulario 210.

Costos y gastos de rentas de pensiones y dividendos de trabajadores independientes.

Las rentas de pensiones, de dividendos y participaciones no aceptan costos ni gastos de ningún tipo, porque para obtener esas rentas no se ha incurrido en ningún costo que pueda alegarse que tenga relación de causalidad.

Deducciones especiales en los trabajadores independientes.

Las deducciones especiales son aquellas que, a pesar de no tener relación de causalidad, la ley permite declararlas, y son más un beneficio tributario que el reconocimiento de una erogación. Las encontramos en el artículo 1.2.1.20.3 del decreto 1625 de 2016.

Estas deducciones corresponden básicamente a los siguientes conceptos:

1. Intereses por préstamos de vivienda.
2. Los pagos por salud (medicina prepagada, seguros privados de salud).
3. Deducción por concepto de dependientes.*
4. Gravamen a los movimientos financieros (4x1.000).

Los trabajadores independientes pueden declarar estos conceptos, pero solo en las cédulas de rentas de trabajo, de capital y no laborales.

* En cuanto a la deducción por dependientes, esta procede únicamente respecto a las rentas de trabajo, de manera que si el trabajador independiente no tiene rentas de trabajo, no puede deducir los pagos por dependientes.

Límite de costos y deducciones para independientes.

Los costos no tienen límites y se pueden declarar tantos como existan y estén debidamente soportados, puesto que se le aplican las reglas generales.

En cuando a las deducciones especiales, las que proceden están limitadas al 40% de los ingresos netos y máximo 1.340 Uvt, es decir, al límite general que establece el artículo 336 del estatuto tributario para la cedula general, límite que es compartido con las rentas exentas, de modo que la sumatoria de las deducciones especiales y las rentas exentas no pueden superar se límite.