Copias cotejadas – ¿Por qué utilizarlas?

Cuando se presenta un derecho de petición o se realiza una notificación judicial o administrativa en la que se aportan documentos, por seguridad y eficiencia probatoria se debe hacer utilizando el servicio de copia cotejada, que impide al destinatario negar haber recibido los documentos enviados.

¿Qué es una copia cotejada?

La copia cotejada consiste en que el servicio de mensajería coteja y compara que el documento enviado corresponde al original.

En consecuencia, el remitente deberá allegar al servicio de mensajería dos ejemplares de cada documento enviado, de modo que se pueda verificar y cotejar que el contenido es el mismo.

Al cotejar cada ejemplar o documento, la empresa de mensajería sellará cada uno de ellos certificando que ha sido cotejado y corresponde al original, de suerte que tanto el remitente como el destinatario tendrán el mismo ejemplar con el respectivo sello de cotejo.

¿Por qué es importante la copia cotejada?

La copia cotejada permite demostrar que los documentos fueron enviados y que se enviaron los documentos que correspondían a los requeridos.

Supóngase que usted envía un sobre de manila con un derecho de petición al que anexa documentos para probar o soportar los hechos en los que se basa el derecho de petición. Ahora, imagine que la entidad pública peticionada no atiende el derecho de petición y usted presenta una acción de tutela, y la entidad alega que no recibió nada, que el sobre de manila estaba vacío o que los documentos eran hojas en blanco. ¿Cómo prueba usted que la entidad miente, que usted sí envió los documentos que dice haber enviado?

Eso se prueba con las copias cotejadas; con ellas demuestra haber enviado exactamente los mismos documentos que anexa a la demanda.

De acuerdo con lo anterior, siempre que notifique algo importante recurra al servicio de copias cotejadas que prestan algunas empresas de mensajería.