Contabilización de una compra

Cuando la empresa realiza una compra, debe hacer el respectivo registro contable según el tipo de compra realizada. La contabilización se hace con base en la factura de compra respectiva, es decir, se registran los valores que consten en la factura.

Cómo contabilizar las compras.

La contabilización depende de si la compra es una mercancía para la venta, materias primas o insumos, o si son gastos, y si se paga en efectivo o mediante el sistema bancario.

Si se trata de una compra de mercancías para la venta, que es lo más común en las empresas comerciales, la compra se registra en el inventario, que forma parte del activo.

Además, se debe tener en cuenta si la compra es a crédito, de contado, o una parte a crédito y otra al contado.

Ejemplo de asientos contables en una compra.

Para ilustrar la contabilización de una compra, supongamos el siguiente ejemplo con los elementos más comunes utilizados:

El valor del Iva se discrimina, se suma al valor de la compra y se resta la retención en la fuente que debe practicar quien hace la compra, para así determinar el valor neto que se debe pagar por esa compra.

El asiento contable de esa compra será el siguiente:

El valor y la mercancía son de naturaleza débito; la mercancía porque, al comprarse, pertenece a la empresa y se clasifica como activo. El Iva porque tiene la característica de ser descontable, es decir, que es un derecho que tiene la empresa para cuando presente la declaración de Iva.

Inicialmente la compra de contado se reconoce como pasivo, y luego se contabiliza el pago debitando la cuenta de proveedores y acreditando la cuenta de caja o bancos según el medio de pago.

La retención en la fuente es un pasivo, y por tanto se contabiliza como un crédito a la respectiva cuenta, en razón a que es un dinero que se debe transferir a la Dian cuando se presente la declaración de retención en la fuente.

Se registra un crédito a la cuenta de bancos, pues del banco sale el dinero que se paga a quien vendió el producto.

Si lo que se compra es un producto o servicio que no es mercancía para la venta, sino para el consumo de la empresa, como la papelería, el registro contable es distinto.

Supongamos la compra de papelería por un valor de $100.000 + Iva:

El registro contable será el siguiente:

Observamos que en este caso a la cuenta del gasto se lleva el valor de la papelería incluyendo el Iva, ya que por tratarse de un gasto, el Iva no se puede tratar como descontable, y por eso no se lleva a la cuenta 2408.

En las compras que se contabilizan como un gasto, el Iva hace parte del mayor valor de ese gasto. La retención en la fuente sí se registra igual.

¿Las compras son activo o pasivo?

Las compras son un activo, puesto que quien hace una compra recibe un producto, un bien o mercancía, que será suyo por haber pagado.

Si la compra se realiza a crédito (financiada) aún así, la compra sigue siendo un activo, pero se tendrá un pasivo, ya que se debe el valor de la compra.

Compra de mercancías a crédito.

Cuando se hace una compra a crédito, se registra tanto el activo como la deuda (pasivo) por el valor no pagado de la compra.

Supongamos que se hace una compra de $1.200.000 a crédito. La contabilización será la siguiente:

Se tiene un activo (inventarios) y un pasivo (Proveedores). Como se observa, la compra sigue siendo un activo incluso si es a crédito.