Contabilización de los sobrantes de caja

Los sobrantes de caja, dependiendo de su origen y cuantía, pueden ser contabilizados como un pasivo o como un ingreso.

Qué es un sobrante de caja.

Como su nombre lo indica, el sobrante de caja es un dinero sobrante que no debería estar en la caja, en razón a que no corresponde a los valores que, de acuerdo con la contabilidad, deben estar en la caja.

Los sobrantes de caja se pueden presentar por error en el cobro o pago de obligaciones; por tanto, si ello significa que una obligación no se pagó completamente o que una deuda fue cobrada en exceso, se debe contabilizar en un pasivo.

Los sobrantes de caja se identifican generalmente cuando se hace un arqueo de caja y el valor encontrado no se corresponde con los comprobantes o registros contables.

Registro contable de los sobrantes de caja.

Ha sido costumbre que los sobrantes de caja se contabilicen como un ingreso [cuenta 429553], algo que no siempre es adecuado ni prudente.

Si, por ejemplo, a un cliente se le ha cobrado más de lo que correspondía, o el cajero se ha equivocado en entregar el cambio, es posible que el cliente presente una reclamación y la empresa deba reconocerle lo cobrado en exceso.

En un caso así, ese sobrante de caja debe contabilizarse como una contingencia [cuenta 263515], cuenta que corresponde a un pasivo.

Si lo que ha sucedido es que, por error, no se pagó una obligación completamente, la parte no pagada y que figura como sobrante de caja continúa siendo una obligación para con el proveedor o el acreedor.

En este caso, se puede contabilizar también como una contingencia, o hacer el respectivo ajuste a la cuenta del proveedor o del acreedor, según corresponda.

Si, pasado un tiempo prudencial, el cliente o proveedor afectado por el error de la empresa no presenta su reclamación, entonces sí se procede a llevar al ingreso el sobrante respectivo, para lo cual se debita la cuenta del pasivo y se acredita la cuenta de ingresos.

Si el sobrante de caja es por un valor insignificante (carece de materialidad), se puede llevar directamente como ingreso, puesto que no afectará de forma importante los estados financieros de la empresa ni las obligaciones de esta.

Evitar los sobrantes de caja.

Los sobrantes de caja no son una situación normal, y en lo posible no deben suceder, puesto que son el resultado de la falencia de algún proceso llevado a cabo en la empresa.

Sobre el efectivo se debe realizar un control constante y estricto, debido a que se pueden presentar situaciones como, por ejemplo, que el empleado se apodere del sobrante de caja, y después de una reclamación, la empresa deba responder por ese dinero, o que el empleado simule o provoque intencionalmente un sobrante de caja, con el objetivo de apoderarse de esos dineros con posterioridad.

Como comentario final, los ingresos por sobrantes de caja no causan el impuesto a las ventas, pero sí están gravados con el impuesto de renta.

¿Sobrante de caja es activo o pasivo?

El sobrante de caja, en principio, es un activo para la empresa, pero puede ser un pasivo cuando el sobrante de caja es producto de un error en el pago de un proveedor o acreedor.

Faltante de caja.

El faltante de caja se da cuando en la caja no hay el dinero que debe haber según los registros contables, y, al igual que el sobrante de caja, por lo general se debe a un error humano o a que el dinero ha sido sustraído de la caja por algún empleado.

El sobrante de caja puede tratarse como un gasto en el caso en que la empresa asume la pérdida, o cobrarse al empleado responsable, caso en el cual se contabiliza como una cuenta por cobrar, que corresponde a un activo para la empresa.