En el pago de incapacidades a los trabajadores de una empresa, se pueden presentar tres situaciones que implican contabilizaciones diferentes.
Contabilización de las incapacidades que asume la empresa.
Hay incapacidades que debe pagar la empresa, como el caso de los dos primeros días de la incapacidad por enfermedad general.
También hay incapacidades que debe pagar la empresa, como cuando no ha afiliado al trabajador, o que por mora en el pago de las cotizaciones, la EPS no las reconoce.
En cualquier caso, si el empleador debe pagar la incapacidad laboral, es un gasto de personal que se contabiliza en la cuenta 510524 o 520524, según corresponda si se trata de un trabajador operativo o administrativo.
Contabilización de las incapacidades que paga la EPS o la ARL.
Cuando la incapacidad es reconocida por la EPS o la ARL, lo debido es que la empresa pague la incapacidad al trabajador y luego la empresa haga la gestión respectiva ante la EPS para que le reembolse lo pagado por incapacidades.
En este caso, el pago de la incapacidad al empleado no debe contabilizarse como un gasto, sino como una cuenta por cobrar a la EPS. Cuando la EPS reintegra el valor correspondiente a la empresa, se acredita la cuenta por cobrar contra la cuenta de caja o bancos.
Contabilización de reintegros por incapacidades laborales que efectúen EPS
La cuenta a utilizar sería la 1360, que trata sobre reclamaciones, puesto que, en este caso, la empresa ha pagado un valor que debía pagar la EPS, para luego reclamar a esta el pago.
Por último, se puede presentar que la incapacidad que debe pagar la EPS sea pagada por la empresa y contabilizada como gasto, pero luego la EPS reintegra esos valores, caso en el cual no se debe acreditar la cuenta del gasto, sino que se debe tratar como una recuperación de deducciones.
Incapacidades en el PUC.
Las incapacidades laborales son un gasto de nómina, por tanto, les corresponden las cuentas 510524 o 520524 del PUC.
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