Contabilización de las incapacidades laborales

Cuando la empresa paga incapacidades laborales, dicho pago debe ser contabilizado como un gasto de nómina, porque la incapacidad laboral es una obligación a cargo del empleador asociada con sus gastos laborales, con independencia de que posteriormente la EPS o la ARL reembolsen al empleador lo que este pagó por incapacidades laborales.

Contabilización de las incapacidades que asume la empresa.

Las incapacidades laborales son pagadas por la empresa directamente, pero el sistema de seguridad social reconoce y reembolsa parte de esos pagos al empleador, por lo que en la práctica, una parte de las incapacidades laborales es asumida por el empleador y otra por el sistema de seguridad social.

Sin embargo, desde el punto de vista contable y fiscal, los pagos realizados por el empleador a sus trabajadores durante una incapacidad se consideran una obligación laboral, por lo que deben ser registrados como gasto laboral. Aunque la empresa recupere posteriormente el dinero de la EPS, el pago inicial al trabajador es considerado una erogación que hace la empresa en concepto de salario.

El proceso inicialmente descrito, de pago al trabajador y posterior reclamación ante la EPS, es parte del flujo administrativo, pero no cambia el hecho de que el pago realizado por el empleador representa un gasto laboral en la contabilidad de la empresa y, por lo tanto, se debe registrar como tal.

Registro contable inicial de las incapacidades laborales.

Las incapacidades laborales inicialmente se reconocen como un pasivo contra un gasto de nómina. Supongamos que la empresa paga una incapacidad laboral diaria de $100,000 por 5 días de incapacidad laboral de origen común. El registro contable inicial será el siguiente:

Causación de la incapacidad.

Registro del derecho al reembolso por parte de la EPS.

Como la EPS reembolsa la incapacidad al empleador, es un derecho que debe ser reconocido como un activo, como una cuenta por cobrar; en este caso, consideramos que puede tratarse como una reclamación.

Como la EPS solo reconoce las incapacidades a partir del tercer día, de los 5 días de incapacidad causados, solo reembolsa 3 días; por lo tanto, el activo que represente el derecho al reembolso solo reconoce el equivalente a los 3 días.

Registro del pago de la incapacidad al trabajador.

Una vez se paga la incapacidad al trabajador, se debita el pasivo y se acredita la cuenta de bancos.

Registro contable del reembolso por parte de la EPS.

Posteriormente, cuando la EPS reconozca la incapacidad laboral y la pague, se hace el siguiente registro contable:

Si la EPS no reconociera el valor total de la incapacidad que el empleador pagó, se debe hacer el ajuste respectivo al ingreso reconocido inicialmente.

Incapacidades en el PUC.

Las incapacidades laborales son un gasto de nómina, por tanto, les corresponden las cuentas 510524 o 520524 del PUC.