Cuando una empresa o persona que lleva contabilidad vende un activo fijo, debe contabilizar esa venta, considerando distintos conceptos a registrar.
Venta de activos fijos.
Cuando se vende un activo, además de la venta como tal, se debe tener en cuenta la depreciación que ha acumulado ese activo, que debe ser objeto de registro.
Por ejemplo, cuando se compra una oficina en $100.000.000 y se vende luego de 5 años, ya se ha acumulado la depreciación de esos 5 años, que afecta el costo del activo y también la utilidad, y todo ello debe ser reconocido en la contabilidad.
Recordemos que la depreciación disminuye el valor del activo y está contabilizada en una cuenta diferente a la del activo, que en el plan único de cuentas colombiano es la 1592.
Asiento contable en la venta de activos fijos.
Cuando se vende un activo fijo se realiza el siguiente asiento contable:
| Cuenta. | Débito. | Crédito. |
| Caja - Bancos | XXX | |
| Depreciación acumulada | XXX | |
| Activo vendido | XXX | |
| Ingresos | XXX |
A la caja o al banco ingresa el valor de la venta que pague el comprador.
La depreciación acumulada se revierte, pues al vender el activo debe desaparecer la depreciación asociada.
El activo vendido debe salir de la cuenta de activo respectiva y por eso se acredita.
El ingreso de la venta se debe registrar como un ingreso no operativo, toda vez que la venta de activos no corresponde al giro ordinario de los negocios de la empresa, pero al ingreso solo se lleva la utilidad, no el valor total de la venta.
Ejemplo de contabilización de la venta de un activo fijo.
Supongamos que se compró un vehículo en $50.000.000 y se vende luego de 3 años por $25.000.000.
Los vehículos manejan una vida útil de 5 años, es decir, que se depreció durante 3 años, o 60%, a razón de 20% anual.
Entonces tendríamos:
| Valor de adquisición. | 50.000.000. |
| (-) Depreciación. | 30.000.000. |
| = Valor en libros | 20.000.000. |
Como el valor en libros neto es de $20.000.000 y se vendió en $25.000.000, se genera una utilidad sobre libros de $5.000.000:
- Valor de la venta: 25.000.000.
- (-) Valor en libros: 20.000.000.
- = 5.000.000.
La contabilización sería:
| Cuenta. | Débito. | Crédito. |
| 1105 (Caja) | 25.000.000 | |
| 159235 (Depreciación) | 30.000.000. | |
| 154005 (Vehículos) | 50.000.000. | |
| 424540 (Ingresos) | 5.000.000. |
Explicación:
- Se lleva a caja el valor recibido por la venta.
- Se reversa la depreciación acumulada.
- Se acredita el valor del activo puesto que se vende.
- Se lleva como ingreso la utilidad obtenida por la venta del activo.
Como se observa, a la cuenta de ingresos no se lleva el valor total de la venta, sino la utilidad obtenida en la venta del activo, que es el valor de la venta menos el costo o valor en libros, que se obtiene de restar la depreciación acumulada del valor de adquisición.
Si la venta generara pérdida, no habría ningún ingreso en la cuenta 42, sino un gasto.
Cuenta a la que pertenece la pérdida en la venta de activos.
Cuando se genera una pérdida en la venta de activos, estamos ante un gasto no operacional que pertenece a la cuenta 5310, que corresponde a la pérdida en venta o retiro de bienes.
La subcuenta dependerá del tipo de activo vendido; por ejemplo, si se vende propiedad, planta y equipo, la cuenta será 531015.
La utilidad se registra en la cuenta 42454, que corresponde a la utilidad en venta de propiedad, planta y equipo.
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