Los agentes de retención que llevan contabilidad deben contabilizar las retenciones en la fuente que practiquen, proceso del que nos ocupamos en esta nota.
Naturaleza de las retenciones en la fuente.
La retención en la fuente es un recaudo anticipado de un impuesto como el de renta o el de IVA, recaudo que debe hacer el agente de retención.
El agente de retención retiene un valor del pago que hace al beneficiario del pago, valor que debe pagar a la Dian, y el beneficiario del pago ha pagado anticipadamente parte de su impuesto que luego puede descontarse de la declaración de renta o de IVA según corresponda.
Por consiguiente, para el agente de retención existe una obligación o un pasivo, y para el retenido existe un derecho o un activo, pues ha hecho un pago anticipado de un impuesto que debe pagar en un futuro.
Cómo se contabiliza la retención en la fuente.
Para ilustrar el proceso de cómo se debe contabilizar la retención en la fuente, supongamos la siguiente compra que da lugar a la retención por IVA y por renta.
| Concepto. | Valor. |
| Compra | $1.000.000 |
| IVA | $190.000 |
| Retención por renta | $25.000 |
| Retención por IVA | $28.500 |
| Neto pagado | $136.500 |
Cada uno de esos conceptos debe ser contabilizado, tanto por el vendedor, que es el sujeto pasivo de la retención o sujeto retenido, como por el comprador, que es el agente de retención.
Contabilización que debe hacer el agente de retención.
El agente de retención, que retiene y debe pagar a la Dian la retención, debe hacer la siguiente contabilización.
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 143505 | $1.000.000 | |
| 240805 | $190.000 | |
| 236540 | $25.000 | |
| 236701 | $28.500 | |
| 111005 | $1.136.500 | |
| Sumas iguales | $1.190.000 | $1.190.000 |
Tanto la retención por IVA como por renta son un pasivo, puesto que deben pagarla a la Dian en la declaración de retención respectiva, y por eso son de naturaleza crédito.
El IVA va a la cuenta 2408, pero en su lado débito porque es un IVA descontable que se descontará en la declaración de IVA a fin de disminuir el IVA a pagar.
Contabilización que debe hacer el sujeto retenido.
El vendedor, quien ha sido objeto de retención, es decir, a quien le han retenido parte del valor de la venta, tendrá que hacer la siguiente contabilización.
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 111005 | $1.136.500 | |
| 135515 | $25.000 | |
| 135517 | $28.500 | |
| 240810 | $190.000 | |
| 4135XX | $1.000.000 | |
| Sumas iguales | $1.190.000 | $1.190.000 |
Las retenciones en la fuente son contabilizadas en el activo, por cuanto representan un derecho del contribuyente, ya que ha pagado anticipadamente su impuesto; es como una cuenta por cobrar a la Dian, que se descontará al momento de presentar la respectiva declaración tributaria.
El valor que se contabiliza por la venta no se afecta por la retención practicada, de modo que se vendió $1.000.000, ese es el valor que se debe registrar en cuenta de ingresos.
El vendedor recibe el total de la venta más IVA menos las retenciones practicadas.
La contrapartida en la contabilización de las retenciones.
Como se puede observar de los ejemplos planteados, lo que para una parte es un activo, para la otra es un pasivo, debido a la naturaleza de la retención en la fuente.
Quien vende se ve privado de una parte del ingreso producto de su venta, y esa parte es un pago anticipado de un impuesto, que al ser un derecho se contabiliza como un activo.
Quien compra no paga al vendedor la totalidad del valor de la venta, en vista de que debe retener una parte de ella, y esa parte la queda debiendo a la Dian, de manera que debe reconocerse como un pasivo, que viene a ser la contrapartida del activo que tiene el sujeto retenido.
De allí que lo retenido, para el agente de retención, constituya pasivo y para el sujeto retenido, constituya activo.
Cuentas de retención en la fuente.
La retención en la fuente tiene las siguientes cuentas según el PUC.
Cuentas del activo:
| Cuenta | Código |
| Retención en la fuente | 135515 |
| Reteiva | 135517 |
| ReteIca | 135518 |
Cuentas del pasivo:
| Cuenta | Código |
| Retención en la fuente | 2365 |
| Reteiva | 2367 |
| ReteIca | 2368 |
Las cuentas del activo son las que debe utilizar quien ha sido objeto de retención, y las cuentas del pasivo son las que debe usar el agente de retención.
Cuenta de Reteiva.
La retención en la fuente por IVA se contabiliza en la cuenta 2367 del PUC, para el caso del agente de retención, quien debe registrarla como un pasivo, en razón de que adeuda ese valor a la Dian.
En el caso del vendedor, que fue objeto de retención, utiliza la cuenta 135517, que es un activo, al corresponder a un anticipo del IVA que generó, ya que el habérsele retenido implicó un pago anticipado de ese IVA a la Dian, y por ello, cuando se elabora la declaración de IVA, el IVA retenido se descuenta del IVA generado para determinar el IVA a pagar.
Cuentas de la retención en la fuente.
La retención en la fuente se hace por varios conceptos y tiene dos caras, la del agente de retención y la del sujeto retenido, como ya lo vimos.
Las cuentas de retención se pueden resumir así:
- En el activo.
- 1355: Retención por renta.
- 135517: Retención por IVA.
- 135518: Impuesto de industria y comercio.
- En el pasivo:
- 2365: Retención a título de renta.
- 2367: Retención a título de IVA.
- 2368: Retención a título de ICA.
- 236575: Autorretenciones.
Las cuentas del pasivo son utilizadas por el agente de retención, y las cuentas del activo son utilizadas por el sujeto pasivo del impuesto objeto de retención.
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