Una vez liquidada la nómina, se deben contabilizar cada uno de los conceptos liquidados, procedimiento que explicamos en este artículo.
Cómo contabilizar la nómina.
Para la contabilización de la nómina utilizaremos los valores determinados en la liquidación de la nómina que suponemos arrojan los datos abajo consignados.
En este ejemplo, suponemos que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizará la cuenta 51 del plan único de cuentas colombiano. En el proceso de contabilización se utilizarán los siguientes grupos de cuentas.
- 1105 (Bancos).
- 2370 (Retenciones y aportes de nómina).
- 2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
- 5105 (Gastos de personal).
Si se tratara de mano de obra que se contabiliza como parte del costo, se utilizaría la cuenta 6105.
Contabilización.
La contabilización de la nómina se realiza de la siguiente forma, dependiendo de los conceptos liquidados:
| Código | Nombre de la cuenta | Débito | Crédito |
| 250505 | Salarios por pagar | 885,916 | |
| 237005 | Aportes E.P.S | 106,250 | |
| 237006 | A.R.L | 4,437 | |
| 237010 | Aportes parafiscales | 76,500 | |
| 238030 | Fondos de pensión | 131,751 | |
| 261005 | Cesantías | 75,037 | |
| 261010 | Intereses sobre las cesantías | 9,004 | |
| 261015 | Vacaciones | 29,190 | |
| 261020 | Prima de servicios | 75,037 | |
| 510506 | Sueldos | 700,000 | |
| 510515 | Horas extras | 50,000 | |
| 510518 | Comisiones | 100,000 | |
| 510527 | Auxilio de transporte | 102,854 | |
| 510530 | Cesantías | 75,037 | |
| 510533 | Intereses sobre las cesantías | 9,004 | |
| 510536 | Prima de servicios | 75,037 | |
| 510539 | Vacaciones | 29,190 | |
| 510568 | A.R.P | 4,437 | |
| 510569 | Aportes E.P.S | 72,250 | |
| 510570 | Aportes fondo pensiones | 98,813 | |
| 510572 | Aportes cajas de compensación | 34,000 | |
| 510575 | I.C.B.F | 25,500 | |
| 510578 | Sena | 17,000 | |
| Sumas iguales | 1,380,322 | 1,380,322 |
Comentarios y aclaraciones.
A continuación, realizamos algunas precisiones sobre aspectos relevantes a tener en cuenta a la hora de contabilizar la nómina.
Contabilización de la retención en la fuente por salarios.
En el caso de que haya lugar a practicarle retención por salarios a un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.
La retención en la fuente que practique todo agente de retención es un pasivo, que debe luego declarar precisamente en la declaración de retención en la fuente.
Contabilización de libranzas y embargos judiciales.
Los embargos judiciales, libranzas, aportes a cooperativas y fondos, y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado se descuentan del total devengado, por cuanto el trabajador no recibirá lo que se descuente por esos conceptos, sino que el empleador los gira a quien corresponda.
Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370, que son un pasivo para el empleador.
Contabilización de otros conceptos de nómina.
No hay que olvidar que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una autoridad judicial.
La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión se considera como una retención de nómina (deducciones de nómina), y como se puede ver, se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.
Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante es el trabajador quien lo aporta y se le carga como deducción de nómina.
Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagará por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por prestaciones sociales, se lleva a la cuenta 25.
Es importante aclarar que no se debe olvidar al final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el cálculo de la renta presuntiva y el impuesto al patrimonio.
La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego, al momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.
Terceros en la contabilización de la nómina.
Para efectos prácticos, y sobre todo para facilitar los informes a entidades oficiales como la Dian, cada empleado y cada entidad a la que se le hagan pagos relacionados con la nómina deben ser registrados como terceros.
De esa forma se pueden hacer informes a un nivel de detalle que incluya a cada empleado y entidad.
Causación de la nómina.
La causación de la nómina se debe hacer una vez se liquida, aun cuando el pago no se haya realizado al trabajador.
Antes de causar la nómina, primero debe liquidarse para determinar los valores que se deben causar.
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