Contabilidad en la propiedad horizontal

Como fuente de consulta para quienes inician en el campo de la propiedad horizontal, así como para quienes ya vienen lidiando, pero con la seguridad de que unos y otros siempre tendremos dudas e inquietudes, presentamos un breve resumen sobre los principales aspectos a conocer como fundamento básico en la contabilidad de las propiedades horizontales, lo cual, sin duda, facilitará nuestro ejercicio.

Tipo de NIIF aplicable a propiedades horizontales.

En términos generales haremos referencia a la contabilidad que deben aplicar las entidades pertenecientes al grupo 3, o contabilidad simplificada para microempresas, entendiendo que no son normas internacionales, sino NIF – Normas de Información Financiera, de tipo local, aun cuando en parte se basen en las NIIF para Pymes.

¿Las copropiedades están obligadas a llevar contabilidad?

Basta con recordar que, en Colombia, entre otras, todas las personas jurídicas están obligadas a llevar contabilidad y, según los artículos 32 y 33 de la Ley 675 de 2001, las entidades legalmente constituidas en propiedad horizontal dan origen a una persona jurídica de naturaleza civil, sin ánimo de lucro. Igualmente, según el Decreto 2500 de 1986, todas las entidades sin ánimo de lucro – ESAL, están en esta obligación.

Si se quiere profundizar, el numeral 3.5.1 de la Orientación Profesional del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, de febrero 26 de 2008, sobre “El ejercicio profesional de la contaduría pública en entidades de propiedad horizontal” señala:

«Contabilidad. Obligatoriedad de llevarla. “…relacionado con la contabilidad de entidades sin ánimo de lucro se refirió el artículo 45 de la ley 190 de 1995 y tal obligatoriedad establece la aplicación de principios o normas generalmente aceptadas”. “…el marco jurídico de la contabilidad de la Propiedad Horizontal y las Unidades Inmobiliarias Cerradas se constituye por el Título IV del Libro Primero del Código de Comercio, los decretos 2649 y 2650 de 1993 con sus modificaciones y en lo pertinente, la ley 675 de 2001.». (Subrayado fuera de texto). 

¿Cuáles son las copropiedades que deben implementar las NIF?

 En junio 12 de 2014 recibí el Concepto 2014-064 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como respuesta a consulta efectuada por el suscrito, cuyos apartes transcribo (consulta y respuesta):

«PERTINENCIA E IMPLEMENTACIÓN DE LAS NIIF EN LAS COPROPIEDADES

Como es sabido, las personas jurídicas legalmente constituidas como propiedades horizontales no cuentan con un Plan Único de Cuentas (PUC) propio, por lo que deben utilizar el establecido para comerciantes y dar cumplimiento al Reglamento General de la Contabilidad, contenido en el Decreto 2649 de 1993, que determina las Normas y Principios de Contabilidad, junto con las demás normas que lo modifiquen, complementen o adicionen. Con base en lo anterior, pregunto: ¿están obligadas las copropiedades a migrar hacia las Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF y si es así, a cuál grupo pertenecen y a qué cronograma se deben acoger? ¿Cuál sería la consecuencia para la copropiedad, de no migrar hacia las NIIF?”

 CONSIDERACIÓN Y RESPUESTA.

Con base a la información suministrada por el peticionario, se procede a dar respuesta a su solicitud en los siguientes términos y en el mismo orden en que fueron presentadas:

1. – El artículo 1º del Decreto 3019 de 2013 establece los requisitos para ser considerado como microempresa así:

«1.2 Aplicarán estas NIF las microempresas que cumplan la totalidad de los siguientes requisitos:

(a)    Contar con una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores;

(b)    Poseer activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV) y

(c)    Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 SMMLV.»

Adicionalmente, en el último párrafo del artículo 1º del Decreto 3019 de 2013 se dispuso lo siguiente «…esta norma será aplicable a todas las personas naturales y entidades obligadas a llevar contabilidad que cumplan los parámetros de los anteriores literales, independientemente de si tienen o no ánimo de lucro.» (Subrayado fuera de texto).

En ese mismo sentido, el parágrafo del artículo 2 de la ley 1394 de 2009 dispuso lo siguiente:

«Deberán sujetarse a esta ley y a las normas que se expidan con base en ella, quienes sin estar obligados a observarla pretendan hacer valer su información como prueba.»

Por lo anterior, las propiedades horizontales, bien sean residenciales, mixtas o comerciales, deberán utilizar el Nuevo Marco Técnico Normativo para las microempresas o para las Pymes, según la propiedad horizontal cumpla con los requisitos para pertenecer a uno u otro grupo.»

Con base en lo expuesto, en su momento manifesté en una de las editoriales aquí publicadas: “De lo anterior es pertinente concluir que no se debe converger hacia las NIIF, sino hacia las NIF; es decir que la diferencia que hace una “I”, corresponde al término “Internacionales”, de modo que las copropiedades que pertenezcan al Grupo 3 deberán aplicar las Normas de Información Financiera, que son de carácter local, aun cuando están basadas en las NIIF, pero han sido desarrolladas exclusivamente para las Microempresas en Colombia. Las copropiedades que no califiquen como Microempresas deben aplicar las NIIF para PYMES, Grupo 2.

En el Decreto 2706 de diciembre 27 de 2012 se reglamentan estas Normas (NIF), que también las podemos identificar como RÉGIMEN SIMPLIFICADO DE CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN PARA MICROEMPRESAS o MARCO TÉCNICO DE LA CONTABILIDAD PARA MICROEMPRESAS.”. También está la Orientación Técnica 01 de 2014 del CTCP.

En complemento, las copropiedades, aunque no están obligadas a llevar un PUC, están en libertad de adaptar uno a su medida o necesidades. En editorial de junio de 2016 publicamos un catálogo denominado PUCC, Plan Único de Cuentas para Copropiedades, actualizado a NIF, como guía para los interesados y usuarios de la propiedad horizontal. 

¿Cuáles son los libros de contabilidad que deben diligenciar las copropiedades?

 En primer lugar, es pertinente dejar claro que en Colombia ninguna norma señala los libros de contabilidad que han de ser llevados obligatoriamente. Sin embargo, la citada Orientación Profesional de 2008 menciona sobre el particular (apartes):

«3.5.4 Libros y Papeles Contables:

“En relación con los libros y papeles de contabilidad que deben ser llevados y conservados por las entidades de propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas, tenemos que, al originarse personas jurídicas en la constitución de la propiedad horizontal y las unidades inmobiliarias cerradas, éstas adquieren de inmediato el carácter de ente económico, es decir, una actividad económica organizada, definida e identificada de manera que se distingue de los copropietarios que las conforman.

Definida la persona jurídica como entidad sin ánimo de lucro, como se ha anotado, se tipifica la obligatoriedad de llevar contabilidad al tenor de lo establecido por el artículo 45 de la ley 190 de 1995 y 364 del Estatuto Tributario, contabilidad que deberá llevarse ceñida al Título IV del Código de Comercio (Decreto 2500 de 1986).

Registro del Inventario y Balance; en el cual se debe transcribir el Inventario y Balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación patrimonial del ente, al tenor de lo prescrito en el artículo 52 del Código de Comercio y desarrollado por las características de la certificación de los Estados Financieros planteada por la ley 222 de 1995 y el artículo 57 del decreto 2649 en lo relativo a verificación de afirmaciones implícitas y explicitas contenidas en los mencionados informes contables.» 

No obstante, lo anterior, en la práctica el antiguo libro de Inventario y Balances ha entrado en desuso, reafirmándose el uso de los libros “Diario” y del “Mayor y Balances”. Sobre este tema, se tiene jurisprudencia del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, mediante Sentencia 25000-23-27-000-2000-0131-01(12304), que en lo pertinente señaló que si bien no existe norma legal que establezca cuáles son los libros obligatorios de contabilidad para el comerciante, sino que se sanciona es la inexistencia o insuficiencia de la contabilidad y, que los libros que se deben llevar se deducen de su actividad particular y de la forma como lleva la contabilidad y, agregó:

«Libro de inventarios y balances - El no exhibirlo no genera sanción por libros siempre que los demás libros de contabilidad se lleven en debida forma / SANCION POR LIBROS DE CONTABILIDAD - Es improcedente aplicarla por no llevar el Libro de Inventarios y Balances siempre que los restantes estén llevados en debida forma / LIBROS DE CONTABILIDAD - Es llevar correctamente EL DIARIO Y EL MAYOR Y BALANCES, hace no obligatorio el de INVENTARIOS Y BALANCES”. “Los libros auxiliares, Mayor y Balances y Diario reúnen los requisitos para llevar la contabilidad, pues reflejan en forma fidedigna las operaciones… … de manera que en este caso no procede la sanción por no llevar el libro de inventarios y balances.» 

 ¿La propiedad horizontal debe registrar los libros de contabilidad?

Existe la creencia generalizada y equívoca de que, a raíz de la llamada “Ley de supresión de trámites”, se eliminó la obligación de registrar los libros de contabilidad y los de actas. El Decreto Ley 0019 de enero 10 de 2012 modificó el registro de libros de contabilidad y de actas para comerciantes, en las cámaras de comercio, pero no para aquellos obligados a hacerlo ante la DIAN (no comerciantes). Se debe tener claro que el no registro de los libros de contabilidad y actas de junta directiva no implica que los comerciantes no los deban llevar; esta información se debe llevar pero en forma electrónica, de acuerdo con lo reglamentado en el decreto 0805 de abril 24 de 2013.

Las entidades sin ánimo de lucro – ESAL, de las cuales como ya se indicó, hacen parte las propiedades horizontales, de conformidad con lo establecido en el Estatuto Tributario y el decreto 2500 de 1986, deben registrar los libros de contabilidad ante la DIAN – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y los libros de Actas de Asamblea, ante la Cámara de Comercio o entidad territorial que ejerza la inspección, vigilancia y control en el domicilio correspondiente. (Orientación Profesional del CTCP de 2008).

¿Los estados financieros de la copropiedad deben estar firmados por contador público?

En forma similar al registro de los libros, algunas personas creen que las copropiedades no requieren disponer de un contador público y que, por consiguiente, no deben firmar los estados financieros. Realmente, en muchas ocasiones esta falsa creencia está motivada por razones económicas, que solo creen estar ahorrando dinero a la copropiedad al prescindir de los servicios de uno u otro profesional (contador y/o revisor fiscal), sin un fundamento legal.

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública ya opinó sobre este asunto en varias ocasiones, entre otras, mediante concepto 005 del 11 de febrero de 2009 y, más recientemente, a través de la ya citada Orientación Profesional. Veamos:

«Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Concepto 005
11-02-2009

REF: Obligatoriedad de firmar estados financieros por parte de contador público.

PROBLEMA CONSULTADO (Textual):

“Como nuestra contabilidad anual y balances no sobrepasan los tres (3) salarios mínimos mensuales, consideramos que no se requiere de la firma del balance de los estados financieros de un Contador, porque tanto en la Ley 43 de diciembre 13 de 1990 en el numeral 2 del Artículo 13 y la Corte Constitucional con sentencia C-645/02, afirman:

“Así, las normas acusadas de la ley 43 de 1990 hablan de que se requiere tener la calidad de contador público para certificar y dictaminar sobre balances y otros estados financieros de personas jurídicas o entidades de creación legal, cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior y/o cuyos activos brutos el 31 de diciembre de ese año sea o excedan al equivalente de 5.000 salarios mínimos. Así mismo, se requiere tal calidad para dictaminar sobre balances generales y otros estados financieros de personas naturales, jurídicas, de hecho o entidades de creación legal, solicitante de financiamiento superiores al equivalente de 3.000 salarios mínimos. De igual modo, debe tenerse el título de Contador Público para certificar y dictaminar sobre estados financieros e información adicional de carácter contable, incluida en los estudios de proyectos de inversión, superiores al equivalente a 10.000 salarios mínimos, o para certificar y dictaminar sobre los balances generales y otros estados financieros y atestar documentos contables que deban presentar los proponentes a intervenir en licitaciones públicas, abiertas por instituciones o entidades de creación legal, cuando el monto de la licitación sea superior al equivalente a dos mil salarios mínimos”.

CONSIDERACIONES:

En primer lugar, es pertinente precisar lo establecido en el Artículo 2º del Decreto 2500 de 1986, disposición que establece:

“Artículo 2º – A partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho privado, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.

La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio y el capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros: mayor y balances y diario, o en su defecto de estos dos, el libro de cuentas y razón”.

En efecto, como claramente se aprecia, conforme a lo establecido en el Artículo 2º del Decreto Reglamentario 2500 de 1986, las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad y ésta deberá sujetarse a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio.

En este entorno normativo, a pesar de que estos deberes referidos a la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro no emanan del estatuto regulador de los comerciantes y de la actividad mercantil, sino de otras regulaciones y de normas de carácter tributario, es claro que la contabilidad deberá llevarse en libros registrados de manera tal que suministren una historia clara, completa, fidedigna y con sujeción a los principios de contabilidad y a los demás aspectos reglamentados por el Decreto 2649 de 1993, norma que consagra los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia y que en el Artículo 2º dispone:

“Artículo 2º Ámbito de aplicación: El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad.  Su aplicación es necesaria también para quienes, sin estar obligados a llevar contabilidad, pretenden hacerla valer como prueba”.

Dado que el Título IV del Código de Comercio regula lo referente a libros de comercio, incluidos los de contabilidad y que la Ley 222 de 1995 regula esta materia, sus disposiciones resultan también aplicables a la contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro. Entre ellas, se destaca para el caso consultado los Artículos 34, 37 y 38 de la mencionada ley que dispone:

“Artículo 34 Obligación de preparar y difundir Estados Financieros. A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera.

Si bien la obligación anterior pareciera referirse de manera exclusiva a las sociedades comerciales, es bueno precisar que la Ley 190 de 1995, en su acápite denominado “Control sobre entidades sin ánimo de lucro”, señala con claridad en el Artículo 45:

“De conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y las personas naturales, que cumplan los requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente aceptados. Habrá obligación de consolidar los estados financieros por parte de los entes bajo control.

En lo referente a la certificación de los estados financieros por parte de Contador Público, entiende la ley que son Estados Financieros certificados, aquellos firmados por el Representante Legal y por el Contador Público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros (Artículo 37 de la Ley 222 de 1995, 33 y 57 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993) Certificar los estados financieros significa declarar que se han verificado en forma previa las afirmaciones contenidas en ellos, y que su obtención es fielmente tomada de los libros de contabilidad. Esta certificación, así como cada uno de los Estados Financieros sobre los que ella trata, debe ser suscrita por el Representante Legal de la entidad informada y por el Contador Público bajo cuya dirección se elaboraron, obviamente teniendo en cuenta que la certificación no corresponde al Revisor Fiscal, sino al Contador del ente económico bajo cuya coordinación y responsabilidad se hayan preparado los estados financieros.

De la misma manera, en relación con la certificación de los estados financieros el Artículo 39 de la Ley 222 de 1995 establece que, salvo prueba en contrario, los estados financieros certificados se presumen auténticos. Un documento es auténtico, según lo define el Artículo 252 del Código de Procedimiento civil, cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado manuscrito o firmado.

La sentencia citada en la consulta hace relación a estados financieros dictaminados, es decir aquellos estados financieros certificados que al tenor del artículo 38 de la Ley 222 de 1995, se acompañan del dictamen emitido por el Revisor Fiscal, o a falta de éste, por contador público independiente que los haya examinado con base en normas de auditoría generalmente aceptadas.

Los estados financieros dictaminados solo deben presentarse cuando exista la obligatoriedad de proveer el cargo de Revisor Fiscal o cuando por exigencias legales o de convocatorias públicas, relaciones contractuales o acuerdo entre particulares así se exijan. Los estados financieros siempre deben ser certificados, independientemente del nivel de actividad, el tipo de entidad o el tamaño de la misma.

Las obligaciones contables solo tienen algunas facilidades que limitan, no excluyen, obligaciones sobre libros de contabilidad y estados financieros, cuando tienen menos de diez trabajadores y quinientos salarios mínimos de patrimonio bruto de acuerdo con el Decreto 1878 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2649 de 1993.

CONCEPTO:

Con fundamento en lo anteriormente expuesto, es claro que las disposiciones legales contemplan la obligatoriedad de certificar los estados financieros, responsabilidad que recae exclusivamente en la administración del ente económico (representante legal y el Contador Público que los preparó) para ser puestos en conocimiento de los asociados o terceros. Por lo tanto, en el caso consultado se requiere la firma de Contador Público para las certificaciones de los Estados Financieros.

EFECTOS:

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 17 de febrero de 2009, con ponencia del consejero CP Rafael Franco Ruiz y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de3 este organismo, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.»

De otra parte, la Orientación Profesional del CTCP, de 2008, integra en parte el anterior concepto y expresa:

«3.5.17.4 ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS

Son estados financieros certificados aquellos que, firmados por el Representante Legal y el Contador Público, bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado, declaren que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. Serán certificados aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. Sin excepción, los estados financieros de propósito general de los entes objeto de esta orientación, deben ser certificados. (Negrilla fuera de texto).

 No sobra precisar que los entes a que se refiere son las propiedades horizontales.

«3.5.17.5 ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS:

Son estados financieros dictaminados aquellos previamente certificados que se acompañen del juicio profesional del Revisor Fiscal. Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo una expresión que remita a consultar su juicio profesional. El sentido y alcance de su firma, será el que se indique en el dictamen correspondiente. Siempre que exista la obligación de proveer el cargo de Revisor Fiscal o que el cargo sea provisto, los estados financieros deben ser dictaminados.» 

¿Las copropiedades deben reportar información contable o financiera a entidades de control?

 La obligatoriedad de reportar información exógena o medios magnéticos aplica a las copropiedades así:

1. Información exógena o medios magnéticos nacionales, a la DIAN, según Resolución anual que expide dicha entidad, señalando los formatos a diligenciar y plazos para su presentación. Como requisito mínimo, todas aquellas entidades que realizan pagos sujetos retención en la fuente están obligadas. Así las cosas, aplica a todas las copropiedades.
2. Información exógena o medios magnéticos distritales a la SHD (Bogotá). Ídem. Ver reglamentación en cada municipio.
3. Información financiera a las alcaldías. No existe obligación. Ver artículo publicado por el suscrito el pasado 26 de abril y resumido así: El documento está dirigido a: Corporaciones, asociaciones, fundaciones y entidades de utilidad común, que se encuentren bajo la Inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., en donde no se clasifican las propiedades horizontales, regidas bajo la Ley 675 de 2001.