Conciliación bancaria

En contabilidad, cuando los valores registrados en el libro o cuenta de bancos no coinciden con los valores de los extractos o estados de cuenta emitidos por los bancos, se debe hacer la respectiva conciliación bancaria.

Qué es una conciliación bancaria.

Cuando hay dos valores diferentes, se deben conciliar para llegar a un valor común en el que se hayan identificado las razones o causas por las que surgió esa diferencia.

En consecuencia, la conciliación bancaria es el procedimiento mediante el cual se identifican, confrontan y concilian las diferencias entre lo que la empresa ha contabilizado de los bancos y lo que los bancos reportan en sus estados de cuenta.

Por ejemplo, la contabilidad revela que en bancos debe haber un saldo de $10.000.000 y el extracto bancario certifica un saldo de $9.000.000. Allí hay una diferencia de $1.000.000, valor que debe ser conciliado, para lo cual se deben identificar las causas por las que surgió esa diferencia, que pueden ser muchas, desde errores de digitación hasta fraudes o movimientos no registrados.

Cómo se realiza la conciliación bancaria.

Las empresas tienen un libro auxiliar de bancos en el cual registran cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa) hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto o estado de cuenta en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

• Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
• Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aún no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
• Notas débito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
• Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aún no las ha registrado en sus auxiliares.
• Errores de la empresa al momento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
• Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Pueden existir otras muchas causas por las cuales se presenten diferencias, algunas imputables a la empresa y otras al banco, pero lo importante es determinar el origen de las diferencias.

Procedimiento para realizar la conciliación bancaria.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro es iniciar tomando como base o punto de partida el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Recordemos que en este caso las notas débito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota débito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir, el banco, el cual la puede emitir por el pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares y se suman aquellos que aumentan en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

En la eventualidad de que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación, que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca en ningún momento «legalizar» los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

Ejemplo de conciliación bancaria.

A continuación, dejamos a su disposición un ejemplo de una conciliación bancaria desarrollada en Excel que permitirá una mejor comprensión del tema.

Descargar ejemplo de conciliación bancaria en Excel.

Se insiste en que el procedimiento depende de cada caso particular, pues son muchas las situaciones que se presentan a diario en la empresa y que pueden dar lugar a que los valores reportados por el banco y registrados por la empresa no coincidan.