Compensación de las vacaciones en dinero

La compensación de las vacaciones en dinero ocurre cuando el trabajador no las disfruta a pesar de tener derecho a ello, y en su lugar recibe su equivalente en dinero.

Qué es la compensación de las vacaciones.

Las vacaciones se constituyeron para que el trabajador pudiera descansar, pero la ley también previó que el trabajador decidiera no descansar y, en su lugar, recibir una compensación en dinero.

Así, el trabajador devengará su salario normal más el dinero correspondiente a la compensación de las vacaciones.

En todo caso, el trabajador no puede compensar la totalidad de las vacaciones, sino la mitad de ellas, como más adelante se explica.

Casos en que procede la compensación de las vacaciones en dinero.

La regla general es que el trabajador debe disfrutar de sus vacaciones, por cuanto es un derecho que consagra expresamente la ley laboral, que se corresponde con las necesidades físicas y de salud del trabajador, y solo de forma excepcional se pueden compensar dichas vacaciones en los casos que a continuación se señalan.

Compensación parcial de las vacaciones durante la ejecución del contrato de trabajo.

El artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo prevé que parte de las vacaciones se pueda compensar previo acuerdo entre las partes:

«Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones.»

Lo máximo que se puede compensar es la mitad de las vacaciones, lo que significa que el trabajador, por derecho propio, debe disfrutar parte de las vacaciones anualmente, que, considerando lo dispuesto por el artículo 190, el disfrute no debe ser inferior a 6 días hábiles continuos.

El acuerdo sobre la compensación de las vacaciones en dinero debe constar por escrito, pues así lo dispone la norma, y lo escrito es la mejor prueba de que el trabajador no disfrutó de las vacaciones porque le fueron pagadas, no porque le fueron negadas.

Compensación de las vacaciones a la terminación del contrato de trabajo.

Cuando el contrato de trabajo se termina sin que el trabajador haya disfrutado de sus vacaciones, tiene derecho a que se le compensen en dinero.

Así lo dispone la Ley 995 de 2005 en su artículo primero:

«Los empleados públicos, trabajadores oficiales y trabajadores del sector privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido, tendrán derecho a que estas se les reconozcan y compensen en dinero proporcionalmente por el tiempo efectivamente trabajado.»

Terminado el contrato de trabajo, se liquidan las vacaciones pendientes de disfrute en proporción al tiempo por el cual se adeudan, ya sea el año completo o unos cuantos meses.

Valor de las vacaciones que se compensan en dinero.

Al compensar las vacaciones en dinero, la liquidación se hará con base al último salario del trabajador, como lo señala el numeral 3 del artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo:

«Para la compensación de dinero de estas vacaciones, en el caso de los numerales anteriores, se tomará como base el último salario devengado por el trabajador.»

Básicamente, es el salario que el trabajador tiene al día en que se liquida la compensación de las vacaciones.

Salario base para liquidar la compensación de las vacaciones.

El salario base para liquidar la compensación de las vacaciones es el mismo que corresponde a las vacaciones, y respecto a este señala el artículo 192 del Código Sustantivo que indica dos situaciones:

1. Durante el período de vacaciones, el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, solo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras.
2. Cuando el salario sea variable, las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.

Cuando el salario es variable y el trabajador lleva menos de un año trabajando, el promedio se determina considerando los meses que lleva laborando, sean 2 o 10.

Determinación de los días a compensar. ¿Cómo se cuentan?

La norma dice que las vacaciones corresponden a 15 días hábiles por cada año laborado o proporcionalmente si el tiempo trabajado es menor a un año; luego, partimos de los 15 días hábiles, que es muy diferente a 15 días calendario.

Por lo general, los empleadores compensan las vacaciones con 15 días nada más, como si fueran días calendario, lo que es incorrecto y perjudica al trabajador.

Para compensar correctamente las vacaciones en dinero, el día en que se hace la compensación, supongamos el día en que el trabajador es desvinculado, se cuentan a partir de allí 15 días hábiles, es decir, descontando domingos y festivos, y el resultado será diferente dependiendo del día en que comience la compensación.

Por ejemplo, si el contrato termina el 10 de abril de 2019, se compensarán los 15 días de vacaciones a partir del 11 de abril, y los 15 días hábiles llegan hasta el 2 de mayo de 2019, por cuanto en ese tramo de tiempo hay 3 festivos y 3 domingos, es decir, que en total se han de compensar 21 días.

Suponiendo que el trabajador tiene un salario de $1.200.000 al mes (40.000 diarios), tendremos que sus vacaciones compensadas equivalen a $840.000.

Cada caso particular será diferente, puesto que incluye extremos temporales distintos.

Aportes parafiscales en la compensación de las vacaciones en dinero.

Cuando se compensan vacaciones en dinero, es obligatorio realizar aportes parafiscales sobre dichos pagos, aunque estos no tienen naturaleza salarial, como se ve más adelante.

En consecuencia, a pesar de no constituir salario, se deben pagar aportes parafiscales por expresa disposición del artículo 17 de la Ley 21 de 1982, en la parte que se refiere a los descansos remunerados:

«Para efectos de la liquidación de los aportes al régimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, Escuela Superior de Administración Pública, (ESAP), Escuela Industrial e Institutos Técnicos, se entiende por nómina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansos remunerados de Ley y convencionales o contractuales.»

En ese mismo sentido se ha pronunciado en innumerables ocasiones la Sección Cuarta del Consejo de Estado, entre ellas en la sentencia 21598 del 5 de abril de 2018 con ponencia del magistrado Jorge Octavio Ramírez, donde se reitera jurisprudencia desde la década de los años 90.

El pago de aportes parafiscales se debe hacer sobre cualquier compensación, ya sea al finalizar el contrato de trabajo, o durante la ejecución de este en que las partes acuerdan compensar una parte y descansar otra.

En el caso en que el trabajador no disfruta de las vacaciones, sino que decide recibir su equivalente en dinero, en el periodo en que las compensa recibe doble asignación: el salario normal y el pago por la compensación de las vacaciones, de suerte que sobre esos dos pagos se deben aportar parafiscales cuando hay lugar a ello.

¿Las vacaciones compensadas en dinero son base para seguridad social?

De acuerdo al Ministerio del Trabajo y al mismo Consejo de Estado, Sección Cuarta (sentencia 20487 del 3 de agosto de 2016 con ponencia de la magistrada Martha Teresa Briceño), no es obligatorio pagar seguridad social sobre las vacaciones compensadas en dinero.

Es así porque, contrario a lo que sucede con los aportes parafiscales, donde una ley expresamente lo exige, no sucede así con los aportes a seguridad social regulados por la Ley 100 de 1993, y al no existir esa obligación expresa, no se puede incluir dentro de la obligación general de pagar seguridad social, por cuanto la compensación por vacaciones no tiene la naturaleza de salario en los términos del artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, únicos conceptos sobre los que se han de pagar aportes a seguridad social.

Naturaleza jurídica de la compensación de las vacaciones.

La compensación de las vacaciones no es salario ni prestación social, sino que tiene la connotación de indemnización, de compensación, como su mismo nombre lo indica.

Respecto a la naturaleza no salarial de la compensación de vacaciones, señaló la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia en sentencia del 27 de febrero de 2002, radicación No. 33.082:

«…también es verdad que tratándose de la compensación de las vacaciones, tal rubro no puede tenerse como factor de salario […] pues es indiscutible que la misma, tal y como lo ha precisado la Corte, es una especie de indemnización que el empleador paga al trabajador cuando por las circunstancias excepcionales, que la propia ley consagra, no puede disfrutar del descanso remunerado y reparador, que las vacaciones implican.»

En consecuencia, al no tener carácter salarial, y al no existir una norma expresa que obligue a realizar aportes a seguridad social sobre las vacaciones compensadas, no hay lugar a ello.

No obstante, como la liquidación se hace por medio de la planilla única, donde se toma una misma base para liquidar los diferentes conceptos, en la práctica se termina pagando seguridad social sobre los mismos pagos respecto a los que se pagan aportes parafiscales.

Y, a decir verdad, muchos empleadores no pagan ni seguridad social ni aportes parafiscales sobre los pagos por compensación de vacaciones, en vista de que estos, por descuido, son tratados como una indemnización y no como salario, quedando por fuera de la base de liquidación.

Lo que se debe pagar en la compensación de vacaciones en dinero.

Para resumir lo que se debe pagar y lo que no se debe pagar al compensar las vacaciones, tenemos la siguiente tabla:

Recordemos que la compensación de las vacaciones en dinero no constituye salario, de modo que sobre ese concepto no se pagan prestaciones sociales ni seguridad social, y por excepción legal se pagan aportes parafiscales.

Prescripción de las vacaciones compensadas en dinero.

La prescripción del derecho a las vacaciones compensadas en dinero al terminar el contrato de trabajo tiene un tratamiento de especial cuidado que a continuación explicamos.

Causación de las vacaciones y el derecho a exigirlas.

Para entender claramente la prescripción de las vacaciones, se debe precisar cuándo se causan y cuándo se hacen exigibles.

Las vacaciones se causan luego de un año de trabajo, por cuanto estas se otorgan por cada año laborado, pero solo se hacen exigibles un año después de causadas, en atención a lo dispuesto por el artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo, que da un año de plazo al empleador para conceder las vacaciones, y solo después de vencido ese plazo es que el trabajador puede exigir las vacaciones.

Si el trabajador ingresó a laborar el 1 de enero de 2018, las vacaciones se causan el 31 de diciembre de 2018, pero solo son exigibles para el trabajador a partir del 1 de enero de 2020.

Prescripción general de las obligaciones laborales.

Por regla general, los derechos laborales prescriben a los tres años de haberse causado, según el artículo 488 del Código Sustantivo del Trabajo, pero en el caso de las vacaciones, el asunto varía un poco.

Prescripción del derecho a las vacaciones.

Si bien el término de prescripción de las vacaciones es de 3 años, este término solo se empieza a contar luego de un año de causado el derecho, es decir, de hacerse exigible para el trabajador, como ya se explicó.

Como el trabajador solo puede exigir sus vacaciones un año después de haberse causado el derecho, el término de prescripción no es de 3 años, sino de 4, pues el conteo de la prescripción inicia cuando el derecho se hace exigible para el trabajador.

Respecto a la compensación de las vacaciones en dinero al terminar el contrato de trabajo, la prescripción es de tres años contados desde el momento en que se hace exigible la compensación.

Para el caso en que se termina el contrato de trabajo, este derecho nace o se causa en el momento en que el contrato de trabajo termina, y desde allí empieza a contar el término de la prescripción.

La prescripción de las vacaciones en todo caso es de tres años, lo que cambia es el momento o fecha en que estos tres años se cuentan:

• Disfrute de vacaciones: 1 año después de causadas.
• Compensación en dinero: Desde la terminación del contrato.

Esta diferenciación tiene importancia para determinar qué y cuándo prescribe, como pasa a señalarse.

La compensación de las vacaciones no revive las vacaciones prescritas.

Al terminar el contrato de trabajo se deben compensar las vacaciones que el trabajador no haya disfrutado, pero solo se pueden compensar aquellas que aún no hayan prescrito.

La regla general es que se compensan las vacaciones proporcionales no causadas en el último año, pues las anteriores el trabajador debió disfrutarlas, pero hay casos en que el trabajador no las disfruta, sino que las acumula.

En consecuencia, al terminar el contrato de trabajo, el empleador adeuda las vacaciones de varios años, vacaciones que debe compensar en dinero, siempre que esas vacaciones acumuladas no hayan prescrito, que, como ya se indicó, sucede a los 4 años de causadas.

Si bien a la terminación del contrato de trabajo se han de compensar las vacaciones adeudadas, las ya prescritas no reviven en ocasión al derecho de la compensación.

Así lo señala con claridad la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 71281 del 6 de febrero de 2019, con ponencia de la magistrada Clara Cecilia Dueñas Quevedo:

«Paralelamente, ha de señalar la Sala que la compensación judicial en dinero de las vacaciones no revive periodos vacacionales prescritos, como lo entendió el Tribunal, al ordenar la compensación de todos las vacaciones exigibles en vigencia del contrato de trabajo, sin tener en cuenta el fenómeno extintivo de las obligaciones. En rigos, las únicas exigibles a la terminación del contrato de trabajo son las vacaciones proporcionales (aeti. 1º L. 995/2005), pues las causadas y exigibles durante la vigencia del contrato de trabajo prescriben paulatinamente conforme a lo explicado en el parágrafo anterior.

De acuerdo a lo expuesto, precisa la Corte que la compensación en dinero de las vacaciones no impide aplicar el fenómeno de la prescripción frente a las vacaciones exigibles en desarrollo del contrato de trabajo…»

De acuerdo a lo anterior, al terminar el contrato de trabajo solo es viable exigir la compensación de las vacaciones correspondientes a los últimos 4 años, pues las del quinto y anteriores ya están prescritas.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.