Cómo se liquida una nómina es un asunto de consulta recurrente de nuestros lectores, tema sobre el que hemos desarrollado varias notas en el pasado, pero que retomaremos para recoger algunas inquietudes dejadas por nuestros lectores.
Cuándo se liquida la nómina.
La nómina se debe liquidar según el periodo de pago adoptado por la empresa, generalmente mensual, pero puede ser quincenalmente. El periodo de liquidación no puede ser superior a un mes.
En cada periodo se deben liquidar todos los conceptos relacionados con la nómina, incluso aquellos que se pagan en un tiempo distinto, o que se liquidan a terceros, caso en el cual se liquidan como provisiones, como puede ser el caso de las cesantías o la prima de servicios.
La nómina es mucho más que el salario del trabajador, pues de ese salario se derivan prestaciones sociales, seguridad social y aportes parafiscales.
Conceptos que se deben liquidar en la nómina.
Los conceptos a liquidar que son de general aplicación son los siguientes:
- Salud
- Pensión
- Riesgos laborales
- Prima de servicios
- Auxilio de cesantías
- Intereses sobre cesantías
- Vacaciones
- Aportes parafiscales
Como no siempre se deben liquidar los aportes parafiscales, le invitamos a consultar el siguiente artículo.
Conceptos adicionales.
Además de lo señalado anteriormente, dependiendo de cada trabajador en particular, hay que calcular otros conceptos a saber:
- Auxilio de transporte
- Embargos
- Libranzas
- Cuotas de sindicatos
- Fondo de solidaridad pensional
- Primas extralegales
- etc.
En cuanto a la parte remunerativa, se deben liquidar el salario como tal y sus componentes adicionales, como comisiones, horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos.
Lo primero que se determina es el ingreso del trabajador, y a partir de allí se liquidan los diferentes conceptos a que haya lugar según cada caso.
Es importante anotar que, tratándose de prestaciones sociales, el auxilio de transporte se incluye para la liquidación de esos conceptos, pero para los otros conceptos, como seguridad social y parafiscales, no se incluyen.
Respecto a las vacaciones, para calcular la respectiva provisión se excluye el auxilio de transporte y los recargos nocturnos.
Ejemplo de la liquidación de una nómina.
A continuación, presentamos una liquidación en la que se incluyen todos los aportes parafiscales, y donde es preciso ajustar el valor del auxilio de transporte según el año a liquidar.
| Devengado por el trabajador | |
| Concepto | Valor |
| Salario Mensual | $1,500,000.00 |
| Comisiones | $200,000.00 |
| Recargos nocturnos ordinarios | $150,000.00 |
| Trabajo extra o suplementario | $180,000.00 |
| Recargos dominicales y festivos | $235,000.00 |
| Auxilio de transporte | $140,606.00 |
| Total, devengado | $2,405,606.00 |
| Prestaciones sociales | |
| Concepto | Valor |
| Prima de servicios | $200,386.98 |
| Auxilio de cesantías | $200,386.98 |
| Intereses de cesantías | $2,003.87 |
| Provisión de vacaciones | $77,145.00 |
| Total, prestaciones sociales | $479,922.83 |
| Aportes parafiscales | |
| Concepto | Valor |
| Sena | $45,300.00 |
| ICBF | $67,950.00 |
| Cajas de compensación | $90,600.00 |
| Total, parafiscales | $203,850.00 |
| Aportes a seguridad social a cargo del empleador | |
| Concepto | Valor |
| Aportes a salud | $192,525.00 |
| Aportes a pensión | $271,800.00 |
| Aportes ARL | $11,823.30 |
| Total, seguridad social empleador | $476,148.30 |
| Seguridad social a cargo del trabajador | |
| Aportes a salud | $90,600.00 |
| Aportes a pensión | $90,600.00 |
| Total, seguridad social trabajador | $181,200.00 |
| Resumen de la liquidación | |
| Valor total a cargo del empleador | $3,565,527.13 |
| Valor neto a pagar al trabajador | $2,224,406.00 |
Notas.
- En el caso de las vacaciones, para determinar su base se han restado las horas extras, el recargo festivo, y el auxilio de transporte. Consulte: Base para el cálculo de las vacaciones.
- No todas las personas deben liquidar Sena e ICBF. Consulte: Aportes parafiscales ley 1819 de 2016.
- No todos los empleadores deben pagar el 8.5% de salud. Consulte: Aportes a salud con la ley 1819 de 2016.
Para mayor detalle, puede consultar el siguiente artículo.
Fórmulas para liquidar la nómina.
Los diferentes conceptos se liquidan con las siguientes fórmulas:
- Cesantías: (Salario mensual * Días trabajados) / 360
- Intereses sobre cesantías: (Cesantías * Días trabajados * 0,12) / 360
- Prima de servicios: (Salario mensual * Días trabajados en el semestre) / 360
- Vacaciones: (Salario mensual básico * Días trabajados) / 720
- Hora extra diurna: Valor hora ordinaria * 1,25
- Hora nocturna: Valor hora ordinaria * 1,35
- Hora extra nocturna: Valor hora ordinaria * 1,75
- Hora ordinaria dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 1,75
- Hora extra diurna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2
- Hora extra nocturna dominical o festiva: Valor hora ordinaria * 2,5
Cuando nos referimos a salario mensual se incluye no sólo el salario, sino todos los pagos que recibe el trabajador que tienen connotación salarial, como horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos, y las comisiones en caso de que las haya.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
En algunas ocasiones, las cesantías, por ejemplo, se calculan multiplicando por 8.3% y en otras ocasiones utilizando la fórmula Cesantías: (Salario mensual * Días trabajados) / 360. Veamos por qué.
La razón es sencilla. Esa diferencia se debe a que en el primer caso sólo se está calculando la provisión mensual y con la segunda se hace la liquidación definitiva, y por lo general el resultado es similar. En realidad, la provisión también se puede hacer con la fórmula larga, pero es mucho más sencillo aplicar el 8.33%.
Lo anterior aplica también para la prima de servicios y para las vacaciones, aunque en el caso de las vacaciones el porcentaje que se aplica es el 4.17%.
Cuando la nómina se liquida de forma quincenal, los aportes a seguridad social se pueden descontar de dos formas: Como los aportes son mensuales, se puede liquidar y deducir la mitad en cada quincena o todo en la segunda quincena. En el segundo caso, haría que el trabajador recibiera muy poco dinero en la segunda quincena, por lo que podría ser más conveniente descontar a cada quincena lo que corresponda, y además es mucho más práctico.
Cuando el trabajador tiene un salario variable, cada mes se hace la respectiva provisión sobre el sueldo determinado en el mes, pero cuando hay que hacer la liquidación definitiva de prestaciones sociales, hay que promediar los salarios según corresponda, pues algunos conceptos precisan del promedio del salario para ser liquidados.
La nómina se paga mediante consignación bancaria, preferiblemente en una cuenta de nómina abierta por el trabajador en el banco de su preferencia, debido a que, por lo general, estas cuentas no tienen costo de mantenimiento.
Por cuestiones tributarias, la nómina no se paga en efectivo debido a la limitación que la ley impone a las deducciones pagadas en efectivo.
El valor de la liquidación de un mes de trabajo depende directamente del salario del trabajador, y de si ha realizado horas extras o trabajado en domingos y festivos. Para simular cuánto es la liquidación mensual según su salario, utilice la siguiente herramienta en línea.
No. La liquidación de la nómina se hace mensual o quincenalmente, estando el contrato de trabajo vigente.
La liquidación del contrato de trabajo se hace cuando el contrato finaliza, es decir, una sola vez.
Sin embargo, los conceptos que se liquidan en uno y otro son los mismos, excepto la indemnización por despido, que sólo se liquida cuando el contrato de trabajo termina.
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