Cesantías en la declaración de renta

Los pagos que la persona natural haya recibido en el periodo por concepto de cesantías e intereses sobre cesantías, y las cesantías que le hayan sido consignadas en el fondo de cesantías, deben ser incluidos en la declaración de renta, y constituyen una renta de trabajo exenta hasta cierto límite.

Tratamiento de las cesantías en la declaración de renta.

El auxilio de cesantías y sus intereses que pagan los empleadores a sus trabajadores hacen parte de las rentas de trabajo, hoy incluidas en la cédula general.

El trabajador debe incluir en su declaración de renta tanto las cesantías como los intereses sobre cesantías que hayan sido reconocidas en el periodo a declarar, ya sea que se las hayan consignado en el fondo de cesantías o se las hayan pagado directamente.

Las cesantías están consideradas como una renta de trabajo exenta del impuesto a la renta, con algunas limitaciones que más adelante abordaremos.

Causación o realización de las cesantías.

El numeral 3 del artículo 27 del estatuto tributario señala que las cesantías y los intereses sobre cesantías se entienden realizados en el momento en que el empleador los paga al trabajador o los consigna en el fondo de cesantías. En igual sentido se pronuncia el artículo 1.2.1.20.7 del decreto 1625 de 2016.

Recordemos que las cesantías en vigencia del contrato de trabajo deben ser consignadas en el fondo de cesantías antes del 15 de febrero de cada año, y se deben pagar directamente al trabajador cuando el contrato de trabajo termina, en la fecha en que termine el contrato.

Por lo anterior, dependiendo de cada caso particular, las cesantías se deben declarar en distintos momentos.

Por ejemplo, en la declaración de renta del año 2023 que se presenta en 2024, se declaran las cesantías que se hayan consignado en el fondo de cesantías durante el año 2023, que corresponden a las cesantías del año 2022, en razón a que las cesantías se consignan en el año siguiente al que se causan laboralmente.

Las cesantías del 2022 se debieron consignar en febrero del 2023, de suerte que se deben incluir en la declaración de renta del 2023, que se presenta en 2024.

Ahora, si el trabajador se retiró en 2023 y le pagaron directamente las cesantías del 2023, es en el 2023 que las debe declarar.

En el caso del régimen tradicional de cesantías, que prácticamente ya no existe, pero algún trabajador aún tiene ese sistema, las cesantías se declaran igualmente en el periodo en que son reconocidas al trabajador.

El parágrafo primero del artículo 1.2.1.20.7 del decreto 1625 de 2016 señala lo siguiente:

«En el caso del auxilio de cesantía del régimen tradicional del Código Sustantivo del Trabajo, contenido en el Capítulo VII, Título VIII, parte primera, y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen, se entenderá realizado con ocasión del reconocimiento por parte del empleador.

Para tales efectos, el trabajador reconocerá cada año gravable, el ingreso por auxilio de cesantías, tomando la diferencia resultante entre los saldos a treinta y uno (31) de diciembre del año gravable materia de declaración del impuesto sobre la renta y complementario y el del año inmediatamente anterior. En caso de retiros parciales antes del treinta y uno (31) de diciembre de cada año, el valor correspondiente se adicionará.»

Básicamente es lo mismo que cuando el empleador consigna las cesantías en el fondo, sino que en el sistema tradicional el empleador hace las veces de fondo de cesantías y cada año hace el reconocimiento contable creando una provisión en el pasivo, que servirá para efectos de lo aquí previsto.

Consulte: Renta exenta en el régimen tradicional de cesantías.

Renta exenta por cesantías.

Las cesantías y los intereses sobre cesantías no se declaran como ingreso no constitutivo de renta, sino como renta exenta de acuerdo al numeral 4 del artículo 206 del estatuto tributario:

La totalidad de lo recibido por estos conceptos se declara como renta exenta, siempre que el ingreso promedio del trabajador durante los últimos 6 meses de vinculación laboral no exceda de 350 Uvt mensuales.

Si el ingreso mensual promedio de los últimos 6 meses de vinculación supera los 350 Uvt, la parte exenta será la que define la siguiente tabla:

El ingreso laboral promedio se determina con respecto a los últimos 6 meses de vinculación laboral, que por lo general es de junio a diciembre del año que se declara, pero si el trabajador fue despedido o el contrato terminó antes de finalizar el año, igual se toman los 6 meses anteriores a la fecha de desvinculación.

Por ejemplo, si el trabajador laboró hasta octubre, los 6 meses corresponden de mayo a octubre.

Adicional al límite anterior, el contribuyente debe observar el límite general de las rentas exentas contemplado en el artículo 336 del estatuto tributario, que son 1.340 Uvt entre rentas exentas y deducciones especiales.

Cómo se determina el salario promedio para efectos del límite de la renta exenta.

La renta exenta por cesantías e intereses sobre cesantías está limitada dependiendo del salario mensual promedio, así que primero se debe determinar ese salario mensual promedio.

Como ya se señaló, se toma como referencia el salario mensual promedio de los últimos 6 meses de vinculación laboral, pero ¿Qué valores se deben promediar?

El inciso primero del numeral 4 del artículo 206 del estatuto tributario habla de «ingreso mensual promedio», en tanto el segundo inciso habla de «salario mensual promedio».

Sucede que no es lo mismo salario promedio que ingreso promedio, así que son términos que no se pueden utilizar indistintamente.

El ingreso mensual promedio es todo lo que el trabajador ha recibido de parte del empleador, mientras que el salario promedio es lo que ha recibido por concepto de salario.

Recordemos que un trabajador recibe más que salario, pues adicional a este recibe prestaciones sociales, que en nuestro criterio no se incluyen.

Creemos que lo que se debe promediar es el salario del trabajador, incluyendo conceptos como horas extras, recargos por trabajo nocturno, dominical y festivo, etc., sin incluir las prestaciones sociales.

Cómo determinar los últimos 6 meses.

Se debe promediar el salario de los últimos 6 meses de vinculación laboral del trabajador según el primer inciso del numeral 4 del artículo 206 del estatuto tributario:

«… siempre y cuando sean recibidos por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis (6) últimos meses de vinculación laboral no exceda de 350 UVT.»

Los últimos 6 meses se deben determinar respecto al año que se declara, es decir, entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del año gravable objeto de declaración.

Por ejemplo, al presentar la declaración del 2023 que se presenta en 2024, los últimos 6 meses son entre junio de 2023 y diciembre de 2023.

Si el trabajador se retiró en octubre de 2023, los últimos 6 meses de vinculación laboral van entre mayo de 2023 y octubre de 2023.

Si el trabajador ingresa en el 2023 y se retira en 2023 trabajando únicamente 4 meses, el promedio se determina con base a esos 4 meses, puesto que no es posible determinarlo sobre 6 meses.

Por último, hay que precisar que los últimos 6 meses no deben incluir meses del año en que se presenta la declaración. Por ejemplo, al presentar la declaración del 2023, por el hecho de ser presentada en 2024, no se deben tomar meses de 2024. Algún contribuyente podría interpretar que, como el trabajador estuvo vinculado hasta mayo de 2024, entonces se toman esos meses de 2024, lo que es incorrecto, puesto que se está declarando el 2023.

Limitación de las cesantías exentas por el parágrafo primero del artículo 206 del E.T.

Sucede que el parágrafo primero del artículo 206 del estatuto tributario contempla una limitación a las rentas exentas de trabajo, entre ellas a las cesantías en los siguientes términos:

«La exención prevista en los numerales 1, 2, 3, 4, y 6 de este artículo, opera únicamente sobre los valores que correspondan al mínimo legal de que tratan las normas laborales; el excedente no está exento del impuesto de renta y complementarios.»

Si leemos de forma ligera la norma, podemos interpretar que solo es exento el equivalente a un salario mínimo mensual, lo que es incorrecto.

La ley en ningún momento hace referencia al salario mínimo mensual, sino al «mínimo legal de que tratan las normas laborales», que es muy distinto.

Las normas laborales contemplan unos derechos o beneficios mínimos, y es sobre esos derechos mínimos que la norma tributaria otorga la exención.

Por ejemplo, el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo señala que por cada año de trabajo el empleado tiene derecho a un mes de salario por concepto de cesantías, no a 2 ni a 3 meses de salario, y es a ese mínimo legal al que se le impone un límite fiscal.

Esto para evitar que entre trabajador y empleador acuerden beneficios laborales superiores a los legales a fin de defraudar al fisco.

En el contrato de trabajo, las partes pueden acordar que el auxilio de cesantías no sea de un mes de salario, sino de 2 o de 5, pero ese acuerdo solo tendrá efectos laborales, más no fiscales, de manera que solo es exento la parte que la ley laboral consideró, y ese es el sentido del parágrafo referido.

Cesantías se declaran dentro del activo.

Las cesantías se declaran como ingreso laboral exento del impuesto a la renta, pero también se deben declarar como activo, en especial las cesantías que se consignan en el fondo de cesantías.

Recordemos lo que señala la segunda parte del numeral 3 del artículo 27 del estatuto tributario:

«El tratamiento aquí previsto para el auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías, dará lugar a la aplicación de la renta exenta que establece el numeral 4 del artículo 206 del Estatuto Tributario, así como al reconocimiento patrimonial, cuando haya lugar a ello.»

La cuenta individual que tiene el trabajador en el fondo de cesantías hace parte de su patrimonio como cualquier cuenta bancaria, que debe ser declarada.

En el caso de las cesantías que el trabajador recibe directamente, seguramente el trabajador se las gaste de una vez y en su patrimonio no quede nada, y si las consigna en su cuenta bancaria, terminarán declaradas en el activo al declarar el saldo de la cuenta de ahorros.

En razón a lo anterior, cuando el contribuyente retire sus cesantías del fondo de cesantías, ese retiro no constituye un ingreso, toda vez que ya fue declarado como tal en su momento y quedó declarado como parte del patrimonio.

Sin embargo, en el caso de las cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016, estas en su momento no fueron declaradas ni como ingresos ni como patrimonio, y al declararlas se puede presentar una diferencia patrimonial que es justificable, por lo que no debería haber ningún problema. No obstante, algunos autores sugieren no declararlas para evitar un proceso de fiscalización, pero si todo está correcto, esa diferencia patrimonial que se presente se justificará con facilidad.

Cesantías acumuladas.

Las cesantías acumuladas son las que se han acumulado hasta el 31 de diciembre de cada año y que el empleador debe consignar en el fondo de cesantías.

Igualmente, son cesantías acumuladas los saldos que el trabajador tiene en el fondo de cesantías, donde sí existe una acumulación año tras año en la medida en que el empleador va consignando las cesantías causadas en cada año a 31 de diciembre.

El trabajador declara como ingreso las cesantías que se causan en cada periodo gravable y declara en el patrimonio las cesantías acumuladas que tenga en el fondo de cesantías.

Declaración de las cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016.

Las cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016 tienen un tratamiento diferente a las que se causen a partir del 2017.

En primer lugar, antes del 2017, las cesantías no se causaban cuando se consignaban en el fondo, de modo que no se declaraban, lo que llevó a que a 31 de diciembre de 2016 existieran saldos acumulados no declarados, ni como ingreso ni como patrimonio.

Las cesantías que se retiren luego del 2017, correspondientes a las acumuladas a 31 de diciembre de 2016, se deben declarar como ingreso en los términos del parágrafo 3 del artículo 1.2.1.20.7 del decreto 1625 de 2016:

«Los montos acumulados del auxilio de cesantías a treinta y uno (31) de diciembre del 2016 en los fondos de cesantías o en las cuentas del patrono para aquellos trabajadores cobijados con el régimen tradicional contenido en el Capítulo VII, Título VIII parte Primera del Código Sustantivo del Trabajo, al momento del retiro del fondo de cesantías o pago por parte del empleador, mantendrán el tratamiento previsto en el numeral 4 del artículo 206 del Estatuto Tributario sin que sea aplicable lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 336 del Estatuto Tributario.

Cuando se realicen retiros parciales, estos se entenderán efectuados con cargo al saldo acumulado a que se refiere el inciso anterior, hasta que se agote.»

Es decir que el ingreso se causa al retirar las cesantías, por lo tanto, se deben declarar, y seguirán siendo exentas en los términos del numeral 4 del artículo 206 del estatuto, y, además, la renta exenta que corresponda no está sujeta al límite general de las rentas exentas que impone el artículo 336 del estatuto tributario.

Esto se debe a que las cesantías eran exentas, pero como no se declaraban no se podía aprovechar esa exención, exención que es un derecho adquirido que no se puede desconocer con el límite del artículo 336, ya que esa renta exenta acumulada puede corresponder a 5 años, 10 o 15.

Cómo declarar el retiro de las cesantías.

Para declarar las cesantías que se hayan retirado del fondo, se deben diferenciar claramente las que estaban acumuladas a 31 de diciembre de 2016 y las que se causaron desde el 2017.

Las cesantías retiradas con cargo a las cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016 se deben declarar, y se debe hacer el cálculo respectivo para determinar la parte que es exenta conforme al numeral 4 del artículo 206 del estatuto tributario.

Por ello, el formulario 210 que se debe diligenciar al presentar la declaración de renta virtual plantea la siguiente pregunta: ¿Retiró cesantías acumuladas a 31 de diciembre de 2016 durante el año gravable que declara?

Cuando se retiran las cesantías causadas luego del 2017 no se declara nada, puesto que ya fueron declaradas y es como si se retirara dinero de una cuenta bancaria. Lo único que se afecta es el patrimonio, ya que se disminuye el valor acumulado que se había declarado.

Liquidador de rentas exentas por cesantías.

Hemos desarrollado una herramienta en línea para liquidar tanto el porcentaje de renta exenta por cesantías como el valor que se puede declarar como renta exenta por este concepto.

El liquidador solo considera el límite de la renta exenta propio de las cesantías, más no el límite general de la cédula respectiva a que se refiere el artículo 336 del estatuto tributario.