Cómo determinar y contabilizar las utilidades del ejercicio

Hemos recibido varias consultas relacionadas con la forma en que se deben determinar y contabilizar las utilidades del ejercicio, así que trataremos de dar una respuesta a esta inquietud.

Qué es la utilidad del ejercicio.

Un ejercicio contable es el periodo durante el cual se ejerce o desarrolla una actividad registrada en la contabilidad, que por lo general es un año.

Durante ese periodo de tiempo, la empresa obtiene unos ingresos e incurre en una serie de costos y gastos, que al final determinarán si se gana dinero o se pierde, y en caso de ganarse, se denomina utilidad.

El periodo o ejercicio contable puede ser distinto, como un trimestre o semestre, según el corte financiero que se necesite hacer.

Cómo se determina la utilidad.

La utilidad del ejercicio es lo que la empresa gana en un periodo determinado que por lo general es de un año.

Bien sabemos que las empresas tienen ingresos, pero también tienen gastos y costos. Y la diferencia entre los ingresos y los costos y gastos es lo que llamamos utilidad.

A grandes rasgos, podemos decir que la utilidad es igual a Ingresos – costos – gastos.

Para ser un poco más precisos, haremos una pequeña estructura de un estado de resultados, que es el estado financiero que nos permite determinar la utilidad.

En consecuencia, para sacar la utilidad, seguimos el siguiente proceso:

Ingresos.
(-) Costo de venta
= Utilidad en ventas
(-) Gastos operacionales
= Utilidad operacional
(+) Ingresos no operacionales
(-) Gastos no operacionales
= Utilidad antes de impuestos
(-) Impuestos
= Utilidad a distribuir.

Consulte con más detalle el artículo sobre el estado de resultados.

De la utilidad resultante se deben restar los impuestos y la reserva legal, y el resultado final es la utilidad que se debe distribuir a los socios.

Como se puede ver, el estado de resultados se realiza con las cuentas de resultados (Ingresos, Gastos, Costos), y el resultado final de estas cuentas es lo que conocemos como utilidad del ejercicio o pérdida del ejercicio.

Existe utilidad cuando los ingresos superan los gastos y los costos, y cuando los costos y los gastos superan los ingresos, tendremos entonces una pérdida.

Las cuentas de resultados surgen como consecuencia de las operaciones económicas que realiza la empresa, como son la venta y compra de activos (mercancías, por ejemplo).

Cuando se inician las operaciones, aún no existen cuentas de resultados; solo existen las cuentas de balance (hay un balance general conocido como balance inicial), y en la medida en que se realizan operaciones económicas (compras y ventas, etc.), van surgiendo las cuentas de resultados, cuentas que deben cancelarse al finalizar el periodo, y el resultado de esas cuentas debe regresar al balance general, y todo debe quedar tal y como se inició: solo cuentas de balance, o dicho en otras palabras, debe quedar solo el balance general.

Contabilización de la utilidad.

Teniendo en cuenta que el saldo dado por las cuentas de resultado, que es lo que llamamos utilidad del ejercicio, debe regresar al balance o a una cuenta de balance, debe contabilizarse entonces como patrimonio, que, en nuestro plan de cuentas, es la cuenta 3605, al lado crédito. Esta cuenta corresponde al plan único de cuentas aplicable en Colombia.

¿Y por qué se debe contabilizar en el patrimonio y no en un activo?

La razón es que la utilidad es la ganancia que han generado los activos de la empresa, y como los activos de la empresa, una vez descontados sus pasivos, son el patrimonio de la misma, cualquier ganancia o utilidad de esos activos va a incrementar el patrimonio de la empresa. Cualquier ganancia que generen los activos va a incrementar el patrimonio.

La contabilización de la utilidad es entonces un crédito a la cuenta 3605, quedando de esta forma incorporada al balance general.

Cuando se hace el cierre contable, el resultado del ejercicio, es decir, la utilidad (o la pérdida), se contabiliza en la cuenta 5905, conocida como pérdidas y ganancias, y de allí se traslada a la cuenta correspondiente al patrimonio (3605 si es utilidad y 3610 si es pérdida).

Si la cuenta de cierre (5905, utilizada en Colombia) es de saldo débito, estamos ante una pérdida, y ella se acredita en dicha cuenta para luego debitarla en la correspondiente cuenta del patrimonio.

En consecuencia, el asiento contable del registro de la utilidad sería algo así:

Se ha debitado la cuenta 5905 y se ha acreditado la cuenta de patrimonio, que es de naturaleza crédito.

La cuenta 5905 se debitó porque al hacer el cierre contable su saldo fue crédito, lo que denota una utilidad del ejercicio.

Utilidad del ejercicio como pasivo.

Como ya señalamos, cuando se hace el cierre contable y se determina la utilidad, esta se traslada a la cuenta de patrimonio.

Algunos lectores nos comentan que la utilidad es un pasivo de la empresa con los socios, y tienen razón, pero solo cuando se distribuyen.

Una vez se determina la utilidad, se lleva al patrimonio en la cuenta 3605, y cuando la sociedad distribuya esas utilidades entre los socios, sale del patrimonio y se lleva al pasivo, más exactamente a la cuenta 2360 de dividendos y participaciones por pagar.

El asiento contable para registrar la distribución de utilidades sería así:

En ese punto, el dinero no pertenece a la sociedad sino a los socios, pero, se repite, solo cuando se distribuyen las utilidades; que en el ejemplo solo se distribuye la mitad de las utilidades, quedando la otra mitad en el patrimonio a disposición de la empresa.

Utilidad de ejercicios anteriores.

La utilidad de ejercicios anteriores son aquellas que no se distribuyeron y, por tanto, siguen estando en el patrimonio de la empresa.

Algunas empresas, en su política de dividendos, no distribuyen utilidades para no afectar su capital de trabajo. Y, como ya señalamos, si no se distribuyen, los socios no pueden disponer de ellas, sino que están a disposición de la empresa y por eso están en el patrimonio y no en el pasivo.

Al pasivo solo van las utilidades que se han distribuido, puesto que ya se convierten en exigibles para los socios y, en consecuencia, en una obligación para la empresa, que no puede disponer de ellas.

Utilidades acumuladas.

Las utilidades acumuladas son las utilidades que no se decretan ni distribuyen, sino que se acumulan hasta tanto la asamblea decida decretar dividendos, y son las mismas utilidades de ejercicios anteriores que se han ido acumulando ante la decisión de no distribuirlas.

Resultados del ejercicio.

El concepto de resultados del ejercicio hace referencia al resultado obtenido de un ejercicio económico, y puede haber dos resultados:

1. Utilidad.
2. Pérdida.

En un ejercicio contable o económico se puede ganar o perder, y el proceso para determinar la pérdida del ejercicio es exactamente el mismo que se sigue para determinar la utilidad, solo que el resultado, al ser negativo, se lleva como débito a la cuenta 3610 del patrimonio, que lo disminuye.

De allí que el estado de resultados se llame así, pues es el estado financiero que determina el resultado de un ejercicio en un periodo determinado.

¿La utilidad del ejercicio es activo o pasivo?

La utilidad del ejercicio, antes de ser distribuida, hace parte del patrimonio de la empresa, y en ese sentido, financieramente es un activo, pero contablemente es parte del patrimonio.

Mientras las utilidades no se decreten, como las utilidades acumuladas, estarán en el patrimonio, pero como son recursos que la empresa tiene en el banco, o invertidos en activos, desde el punto de vista financiero, actúan como un activo para efectos financieros.

Una vez que las utilidades son decretadas, y por tanto, son exigibles por parte de los socios, se constituyen en un pasivo, pues son recursos que la empresa debe a los accionistas.