Cómo calcular la liquidación al terminar el contrato de trabajo

Cuando el trabajador termina su contrato de trabajo, el empleador debe pagarle la liquidación a la que tiene derecho, que comprende prestaciones sociales, vacaciones pendientes de disfrute, indemnizaciones a que haya lugar, entre otros conceptos.

A tener en cuenta para calcular la liquidación.

La liquidación se calcula a partir del salario del trabajador, el cual incluye los distintos conceptos, como horas extras, recargos nocturnos, trabajo dominical o festivo, comisiones, etc.

La liquidación depende del tiempo transcurrido desde la última liquidación de prestaciones sociales y vacaciones al trabajador.

Las prestaciones sociales se deben liquidar por lo menos una vez al año, al finalizar el año, y no solo al terminar el contrato de trabajo. La prima de servicios se debe liquidar cada 6 meses.

Conceptos a liquidar.

Cuando el trabajador termina el contrato, se le deben liquidar los siguientes conceptos:

• Cesantías.
• Intereses sobre cesantías.
• Prima de servicios.
• Vacaciones pendientes de disfrute.
• Indemnización por despido injusto si procede.

Como se observa, son los mismos conceptos que se deben liquidar todos los años durante la vigencia del contrato de trabajo, de manera que al terminar el contrato se liquidan los mismos conceptos a partir de la última fecha en que se liquidaron; así que la liquidación, como tal, no incluye conceptos distintos a los que se liquidan cada año regularmente.

Recordemos que estos conceptos se liquidan cada año en las siguientes fechas:

En consecuencia, al calcular la liquidación cuando el trabajador sale de la empresa, se toman como referencia las fechas en que se hizo la última liquidación de cada uno de esos conceptos, y eso determina los días trabajados sobre los que se hace la liquidación.

Así, por ejemplo, si un trabajador ha estado trabajando para la empresa cinco años, la liquidación no se hace por cinco años, sino por el tiempo que haya transcurrido desde la fecha en que se liquidó por última vez cada uno de los conceptos anteriormente señalados.

De manera que, si el trabajador se retira en marzo de 2021, la liquidación corresponde únicamente al tiempo transcurrido entre enero y marzo de 2021, ya que en diciembre de 2020 se debieron liquidar cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios.

Las vacaciones se liquidan desde la última vez en que se otorgaron al trabajador.

Fórmulas para hacer a liquididación.

Teniendo claro los anteriores conceptos, la liquidación se hace con base en el salario del trabajador, aplicando las siguientes fórmulas:

Para hacer la liquidación, solo debemos reemplazar los valores de cada fórmula y hacer los cálculos respectivos.

Ejemplo en el cálculo de la liquidación.

Supongamos un trabajador que tiene un salario de $3.000.000 mensuales, que se retira el 20 de abril de 2025, y la última vez que salió de vacaciones fue el 20 de septiembre de 2024.

Para hacer la liquidación, debemos determinar los días trabajados que solicita cada fórmula, y para ello debemos contar los días que han transcurrido entre la última liquidación y la fecha en que el trabajador se retira, así:

Aquí partimos del supuesto de que el empleador liquidó las prestaciones sociales al 31 de diciembre de 2024, así que solo se adeuda lo correspondiente a 2025. Si no es el caso, se toma como referencia la fecha en que se hizo la última liquidación, como, por ejemplo, el 31 de diciembre de 2033, o junio de 2022, etc.

Si el trabajador es nuevo y, por la corta duración del contrato, previo a la fecha de retiro no se ha liquidado ningún concepto, se utiliza como referencia la fecha de ingreso del trabajador para hacer la liquidación.

El cálculo de los días se hace en Excel utilizando la fórmula DIAS360, ya que para efectos laborales, el mes se entiende de 30 días y el año de 360 días.

Con base en lo anterior, tenemos los siguientes valores:

• Salario: $3.000.000.
• Días trabajados: 110 para prestaciones y 210 para vacaciones.

Reemplazando esos valores en las fórmulas, tenemos lo siguiente:

Para calcular los intereses sobre cesantías, primero se deben liquidar las cesantías.

Plazo para el pago de la liquidación.

La liquidación debe pagarse al trabajador el día en que se retire, puesto que la ley no otorga ningún plazo al empleador para el pago.

Este aspecto está regulado en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo.

Calcular la liquidación con comisiones.

Cuando el trabajador devenga comisiones el salario se convierte en variable, y lo que se hace es promediar ese salario en el periodo correspondiente y con ese promedio se hace la liquidación correspondiente. Es el único aspecto que cambia. Los demás cálculos y las fórmulas son iguales.

Cómo calcular los días trabajados para hacer la liquidación.

Para hacer la liquidación laboral es necesario determinar el número de días trabajados, los que se determinan restando las fechas correspondientes. Desde la última liquidación hasta el día en que termina el contrato de trabajo, lo que se puede hacer con Excel con la fórmula =A1-A2 colocando en A1 la fecha de la última liquidación y en A2 la fecha en que termina el contrato de trabajo, lo que le da el número de días correspondientes.

Calculadora de la liquidación.

En Gerencie.com desarrollamos una herramienta en Excel que permite hacer el cálculo automático de la liquidación a partir de los datos que suministre el usuario.

Descargar herramienta.

Téngase en cuenta que, además de los conceptos aquí liquidados, se debe pagar al trabajador el salario del último mes laborado y de los meses anteriores que estén pendientes de pago.

Además, hemos desarrollado el siguiente liquidador en línea, más completo y actualizado que el liquidador en Excel.

Adicionalmente, si el trabajador ha sido despedido sin justa causa, se debe liquidar también la indemnización por despido injusto, que puede liquidar utilizando esta herramienta.