Clasificación del presupuesto

Para gestionar correctamente las finanzas de una empresa, es preciso hacer un presupuesto y ejercer un control constante sobre él. Hoy veremos cómo se clasifica un presupuesto.

Formas en que se clasifica el presupuesto.

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A continuación, se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes:

Según la flexibilidad.

Rígidos, estáticos, fijos o asignados.

Estos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo, se efectúa un control anticipado sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público.

Flexibles o Variables.

Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de las operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y de ventas.

Según el periodo que cubran.

La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, pueden existir presupuestos:

A cortos plazos.

Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y suelen abarcar un año o menos.

A largo plazo.

En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas. En el caso de los gobiernos, los planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, etc.

Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. También ocurre cuando se utiliza el método uno + cuatro; es decir, se planifica el primer año y se les suman los restantes.

Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para un período suficientemente largo, y no se concibe esto sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con programas detallados para el período inmediato siguiente.

Según el campo de aplicabilidad en la empresa.

Presupuesto Maestro.

Es un presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo.
Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuanto más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentará el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la empresa.

Beneficios:

1. Define objetivos básicos de la empresa.
2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.
3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.
4. Facilita el control de las actividades.
5. Permite realizar un autoanálisis de cada periodo.
6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.

Limitaciones:
El presupuesto solo es un estimado, no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

• El presupuesto no debe sustituir a la administración; sino todo lo contrario, es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
• Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.
• Es poner demasiado énfasis en los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

Presupuesto de Operación.

Son estimados que, en forma directa, tienen que ver con la parte neurológica de la empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleva ofertar el producto o servicio. Son componentes de este rubro:

• Presupuesto de Venta (estimados de producido y en proceso)
• Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)
• Presupuesto de requerimiento de materiales (materia prima, insumos, autopartes, etc.)
• Presupuesto de mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)
• Presupuesto de gasto de fabricación.
• Presupuesto de costo de producción (sin el margen de ganancia)
• Presupuesto de gasto de venta (capacitación, vendedores, publicidad)
• Presupuesto de gasto de administración (requerimiento de todo tipo de mano de obra y distribución del trabajo)

Presupuesto de Ventas.

Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar un límite de tiempo.

Componentes:

• Productos que comercializa la empresa.
• Servicios que prestará.
• Los ingresos que percibirá.
• Los precios unitarios de cada producto o servicio.
• El nivel de venta de cada producto.
• El nivel de venta de cada servicio.

Observaciones:

La base sobre la cual descansa el presupuesto de ventas y las demás partes del presupuesto maestro es el pronóstico de ventas. Si este pronóstico ha sido cuidadosamente elaborado y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables. Por ejemplo: el pronóstico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:

• Producción
• Compras
• Gastos de ventas
• Gastos administrativos

El pronóstico de ventas empieza con la preparación de los estimados de venta, realizados por cada uno de los vendedores. Luego, estos estimados se remiten a cada gerente de unidad.

La elaboración de un presupuesto de ventas se inicia con un básico que tiene diversas líneas de productos para un mismo rubro, el cual se proyecta como pronóstico de ventas por cada trimestre.

Presupuesto de Producción.

Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de ventas y los niveles de inventario deseados.
En realidad, el presupuesto de producción es el presupuesto de ventas proyectado y ajustado por el cambio en el inventario. Primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de ventas, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.

• Proceso:
• Elaborando un programa de producción.
• Presupuestando las ventas por línea de producción.

La elaboración de un programa de producción consiste en estimar el tiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gasto innecesario en pago de mano de obra ocupada.

Presupuesto de Mano de Obra (PMO).

Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factores humanos capaces de satisfacer los requerimientos de producción planeada.

La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación. Es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo con las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.

Componentes:

• Personal diverso
• Cantidad de horas requeridas
• Cantidad de horas trimestrales
• Valor por hora unitaria

Presupuesto de Gasto de Fabricación.

Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso de producción. Son gastos que se deben cargar al costo del producto.

Sustentación:

• Horas-hombre requeridas.
• Operatividad de máquinas y equipos.
• Stock de accesorios y lubricantes.

Observaciones: este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir.

Presupuesto de Costo de Producción.

Son estimados que de manera específica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto. Esto quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida, la misma que debe concordar con el presupuesto de producción.

Características:

• Debe considerarse solo los materiales que se requieren para cada línea o molde.
• Debe estimarse el costo.
• No todos requieren los mismos materiales.
• El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción.

Presupuesto de Requerimiento de Materiales (PRM).

Son estimados de compras preparados bajo condiciones normales de producción. Mientras no se produzca una carencia de materiales, esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto, así como la cantidad presupuestada por cada línea. Debe responder a los requerimientos de producción, y el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción. Si hubiera necesidad de un mayor requerimiento, se tomará la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimientos de producción.

Presupuesto de Gasto de Ventas (PGV).

Es el presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto financiero.

Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del producto en los mercados de consumo.

Características:

• Comprende todo el marketing.
• Es base para calcular el margen de utilidad.
• Es permanente y costoso.
• Asegura la colocación de un producto.
• Amplía el mercado de consumidores.
• Se realiza a todo costo.

Desventajas:

• No genera rentabilidad.
• Puede ser mal utilizado.

Presupuesto de Gastos Administrativos (PGA).

Considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo. Son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.

Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

Características:

Las remuneraciones se fijan de acuerdo con la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación.
Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio, y deben regirse por los aspectos legales de la legislación laboral vigente.

Observaciones:

Para calcular el total neto, se debe calcular el total menos las deducciones de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.

Presupuesto Financiero.

Consiste en fijar los estimados de inversión de venta y ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa. Comprende:

• Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)
• Presupuesto de egresos (para determinar el líquido o neto)
• Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso)
• Caja final.
• Caja inicial.
• Caja mínima.

Este incluye el cálculo de partidas que inciden en el balance, como son la caja o tesorería y el capital, también conocido como erogaciones de capitales.

Presupuesto de Tesorería.

Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperaciones de cartera, ingresos financieros, etc.) o con la salida de fondos líquidos ocasionados por la cancelación de deudas, amortizaciones de créditos o proveedores, o el pago de nómina, impuestos o dividendos. Se formula en dos periodos cortos: meses o trimestres.

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables.

Controla las diferentes inversiones en activos fijos, como son las adquisiciones de terrenos, construcciones, ampliaciones de edificios y compra de maquinarias y equipos. Sirve para evaluar alternativas posibles de inversión y conocer el monto de fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.

Según el sector en el cual se utilicen.

Públicos.

Son aquellos que realizan los gobiernos, estados, empresas descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias. En estos se cuantifican los recursos que requiere la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

Privados.

Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.

Otras clasificaciones.

Por Contenido.

Principales.

Estos presupuestos son una especie de resumen en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.

Auxiliares.

Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.

Por la técnica de valuación.

Estimados.

Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan solo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.

Estándar.

Son aquellos que, por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.

Por su reflejo en los estados financieros.

De posición financiera.

Este tipo de presupuestos muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como Posición Financiera (Balance General) Presupuestada.

De resultados.

Que muestran las posibles utilidades a obtener en un período futuro.

De costos.

Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del Costo Total o cualquiera de sus partes.

Por las finalidades que pretende.

De promoción.

Se presentan en forma de Proyecto Financiero y de Expansión. Para su elaboración es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el período presupuestal.

De aplicación.

Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la empresa.

De fusión.

Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades.

Por áreas y niveles de responsabilidad.

Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una compañía.

Por programas.

Este tipo de presupuestos es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.

Base cero.

Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las experiencias habidas.

Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de cambio y aumento continuo de los costos en todos los niveles. Básicamente, resulta ser muy costoso y con información extemporánea.

De trabajo.

Es el presupuesto común utilizado por cualquier empresa; su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras:

Previsión, planeación y formulación.

a) Presupuestos Parciales.

Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de la empresa; con base en ellos, se desarrollan los:

b) Presupuestos Previos.

Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a:

Aprobación.

La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al:

Presupuesto definitivo.

Es aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar y controlar en el período al cual se refiera. La experiencia obtenida con este tipo de presupuestos dará lugar a la elaboración de:

Autor: Amauris Rafael Germán Polanco.