Certificado de existencia y representación legal

El certificado de existencia y representación legal es el documento que prueba la existencia de una empresa o ente jurídico y certifica la persona que la representa legalmente, entre otros aspectos.

¿Qué es el certificado de existencia y representación legal?

Para la sociedad es importante conocer la existencia de una sociedad o negocio, y debe tener certeza de ella y de quién la representa.

Toda empresa o comerciante debe registrarse en la cámara de comercio de su lugar de residencia, que lleva un registro de actos y documentos relacionados con la empresa o establecimiento de comercio.

Por lo anterior, la cámara de comercio es la entidad llamada a certificar la existencia de todas las empresas y establecimientos de comercio inscritos en sus registros, de manera que puede dar fe de que existen, indicando nombres o razón social, dirección, objeto social y, lo más importante, indicando quiénes son los representantes de esa empresa o establecimiento de comercio.

Objetivo del certificado de existencia y representación legal

En general, el objetivo del certificado de existencia y representación legal es precisamente certificar la existencia de la empresa, lo mismo que certificar quién ejerce la representación legal de dicha empresa.

Además, en el certificado de existencia y representación legal se certifica lo siguiente:

• Fecha de creación de la sociedad.
• Objeto social de la empresa.
• Domicilio de la empresa.
• Monto del capital.
• Número de matrícula mercantil.
• NIT de la empresa.

El certificado de existencia y representación legal es el documento que prueba la existencia de una empresa o establecimiento comercial, que por provenir de una entidad autorizada se presume auténtico.

¿Quién expide el certificado de existencia y representación legal?

El certificado de existencia y representación legal lo expide la cámara de comercio donde está inscrita la entidad o empresa respectiva.

Las cámaras de comercio son las encargadas de llevar el registro mercantil de las empresas, donde se consignan los datos que contiene el certificado de existencia y representación legal.

Así, cuando la empresa elige un representante legal, debe actualizarse el registro mercantil para que en él figure el nuevo representante legal, que luego será certificado por la cámara de comercio.

Cómo solicitar el certificado de existencia y representación legal

El certificado de representación legal puede ser solicitado por cualquier persona en las oficinas de la cámara de comercio, previo pago del precio exigido, al ser un documento de carácter público al que todo el mundo tiene acceso libre.

El certificado de existencia y representación legal puede ser adquirido en línea, desde esta dirección.

El certificado se puede solicitar conociendo uno de los siguientes datos de la empresa:

• NIT.
• Número de matrícula mercantil.
• Razón social o nombre comercial.

Diferencia entre matrícula mercantil y certificado de existencia y representación legal

El registro mercantil es una especie de archivo que contiene todos los documentos y actos relacionados con una empresa, para efectos de control.

El certificado de existencia y representación legal es un resumen que incluye información relevante para la identificación de una empresa y que toma los datos del registro mercantil.

El registro mercantil puede ser consultado libremente en el sitio web antes referido, lo mismo que los representantes legales, pero el certificado de representación legal, que es el documento prueba, debe comprarse.

Vigencia del certificado de existencia y representación legal

El certificado de existencia y representación legal no tiene vigencia como tal, puesto que en él se certifican los hechos a la fecha en que se expide el certificado, hechos que pueden cambiar luego de la expedición del certificado, como el cambio del representante legal, del objeto social, del capital, incluso de socios.

Por ello, cuando algún trámite o procedimiento requiere la presentación del certificado de existencia y representación legal, se suele solicitar que este no tenga más de 30 días de expedido (cámara de comercio no mayor a 30 días), lo que en todo caso no garantiza que los hechos certificados sigan siendo los mismos.