Carta de despido al trabajador

Para despedir a un trabajador, lo correcto es entregarle una carta o nota de despido que cumpla con los requisitos de ley que a continuación señalamos.

Carta de despido.

La carta de despido es el documento mediante el cual el empleador termina formalmente el contrato de trabajo con su empleado, es decir, lo despide.

La carta de despido laboral contiene las causas o razones por las que se despide al trabajador, que bien pueden ser por una justa causa o sin ella.

El despido se puede hacer verbalmente, en especial cuando se trata de un despido injustificado, donde el empleador paga la indemnización correspondiente. Sin embargo, lo ideal es que sea por escrito, más si se trata de un despido que el empleador considera justo, pues necesariamente se deben documentar las justas causas que se alegan para despedir al trabajador.

Requisitos que debe tener la carta de despido.

La carta de despido debe ser por escrito, y debe ser notificada personalmente al trabajador, a fin de que este pueda conocer los motivos por los que se le despide, la fecha a partir de la cual se hace efectivo el despido, etc.

El único requisito que debe contener la carta de despido es el señalado en el parágrafo único del artículo 62 del Código Sustantivo de Trabajo, que señala lo siguiente:

«La parte que termina unilateralmente el contrato de trabajo debe manifestar a la otra, en el momento de la extinción, la causal o motivo de esa determinación. Posteriormente no pueden alegarse válidamente causales o motivos distintos.»

Es decir, la carta de despido debe señalar las razones puntuales y concretas por las cuales el empleador despide al trabajador.

Si el despido es por una justa causa, en la carta de despido se deben indicar o señalar las causas que a juicio del empleador dieron motivo al despido, pues si no lo hace, luego no puede alegar lo que no figure en la carta de despido.

La forma en que el empleador debe informar al trabajador las causas o razones de su despido.

Ha quedado claro que en la carta de despido se le debe informar al trabajador las causas, razones o motivos del despido, y ello exige que el empleador las señale de forma puntual, precisa y concreta, de manera que se puedan identificar claramente y no se confundan con otras.

Así lo deja claro la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 38872 del 23 de marzo de 2011, con ponencia del magistrado Carlos Ernesto Molina:

«Si fuera permisible en la carta de despido se enumeran las causales genéricas que traen el código o una determinada disposición para dar por fenecido justamente el contrato de trabajo, tendría la parte que despidió tanta amplitud para hacer encajar dentro de esas causales y ya en el juicio, cualquier comportamiento, actitud o manifestación de la parte afectada, que podría equivaler a justificar el despido con posterioridad a su realización, lo cual es a todas luces inadmisible.”

(…)

En efecto, entiende esta Corporación que el trabajador tiene derecho a conocer con precisión los hechos que soportan la decisión de la empresa porque tal y como lo han sostenido la jurisprudencia y la doctrina, las finalidades de la norma se concretan en dos sentidos: uno, para quien toma la determinación de dar por terminado el contrato de trabajo que  consiste en la imposibilidad de aducir con posterioridad causales o motivos diferentes y, otro, para la parte afectada quien tiene derecho a conocerlas antes de un eventual debate judicial para controvertirlas, sin que se le pueda sorprender en el proceso con otras nuevas y desconocidas.»

La carta de despido no puede exponer razones genéricas, y no solo eso, sino que se debe especificar el modo, tiempo y lugar de los hechos, cuando fuere el caso.

Para ilustrar lo anterior, resulta oportuno señalar el caso estudiado por la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 45977 del 25 de enero de 2017, donde el empleador en la carta de despido alega un hecho específico, y en juicio el tribunal termina decidiendo sobre uno distinto:

«La carta de despido que corre a fls. 4 y 64 del cuaderno principal, que se mencionó en el trascurso de la sustentación del cargo fue mal apreciada por el tribunal, en la medida que de su texto no es dable extraer que la empleadora le hubiera endilgando al demandante cualquier ausencia injustificada y menos que haya abandonado su sitio de trabajo en una hora distinta a la de la 1 p.m. del día 9 de noviembre de 2001, como equivocadamente lo quiere hacer notar dicho juzgador.

(…)

Acá debe recalcarse que el tribunal si modificó los hechos invocados en la carta de despido como lo argumenta el censor, pues cualquier otra ausencia diferente a la atribuida para atender a la paciente de urgencias a la hora de la 1:00 p.m. atañe a otra conducta, que debió alegarse por el empleador demandado oportunamente y no lo hizo»

En lo posible, en la carta de despido se debe indicar la fecha y hora en que se incurre en la justa causa, y si esa misma falta se repite en una fecha o momento diferente, también se debe incluir en la carta, pues de no hacerlo, no se puede alegar.

De allí la necesidad de enumerar de forma concreta y detallada las causas que se le enrostra al trabajador como justificación para el despido.

La carta de despido no debe contener las normas o leyes que sustentan el despido.

La norma exige que la carta de despido incluya las causas por las que se despide al trabajador, pero no exige que se sustente legalmente el despido del trabajador.

Al respecto, señaló la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 45034 del 26 de noviembre de 2014, con ponencia del magistrado Carlos Ernesto Molina:

«En este asunto, desde una perspectiva meramente jurídica, el Tribunal no debió tener como una exigencia legal para la validez del despido, que el empleador tuviera necesariamente que citar en la carta de despido el precepto legal que enmarque la conducta del trabajador en una causal de terminación del contrato de trabajo, pues bastaba la descripción de los hechos imputados para despedir al trabajador como en este caso ocurrió.»

Es claro que la única obligación del empleador es señalar o citar las causas o razones del despido, más no señalar las normas legales en las que sustenta el despido, por lo que no se requiere hacerlo; aunque si lo hace, no tiene efecto jurídico alguno.

La carta de despido no prueba la justa causa para el despido.

La carta de despido, si bien debe señalar las causas o razones para el despido, lo que implica señalar o enumerar esas justas causas, no prueba que esas causas son ciertas o que ocurrieron.

Frente a este tema, se pronunció la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 64659 del 3 de mayo de 2018, con ponencia de la magistrada Clara Cecilia Dueñas Quevedo:

«En tal sentido, esta Corte ha señalado que quien dimite de un empleo tiene pleno derecho para redactar a su albedrío la comunicación correspondiente. También tiene adoctrinado que la carta de terminación debe contener las razones o motivos aducidos por el empleador o trabajador para dar por terminado el contrato de trabajo, lo cual no significa que los hechos en ella expuestos hayan ocurrido de esa manera. Entonces, el escrito prueba la terminación unilateral del contrato de trabajo, pero no la justificación del mismo y es el juez, por el sendero procesal, quien determina si los supuestos fácticos en que se funda la decisión constituyen o no justa causa.»

Como se dice popularmente, el papel puede con todo, y colocar en la carta de despido las causas del mismo es apenas un formalismo que no prueba nada distinto al cumplimiento del requisito que exige el parágrafo único del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.

En definitiva, la carta de despido lo único que prueba es el despido, tal como lo señala la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 41889 del 12 de febrero de 2014, con ponencia de la magistrada Elsy del Pilar Cuello:

«Con todo, cumple reiterar que la jurisprudencia de esta Sala ha explicado que el documento por medio del cual se le comunica a un trabajador la terminación de su contrato de trabajo no puede servir de prueba de los hechos que allí se le hayan endilgado, pues solo acredita de quien provino la iniciativa del fenecimiento del vínculo y cuáles fueron las razones que se expusieron para adoptar dicha determinación, que fue lo que dedujo acertadamente el sentenciador de alzada.»

Es claro que la carta de despido sirve para probar que el trabajador fue despedido por el empleador alegando unas justas causas determinadas, que luego tendrán que ser probadas en un proceso judicial si el trabajador despedido decidiera demandar, ya que esta por sí misma no tiene ningún valor probatorio para acreditar las justas causas alegadas.

Carta de despido no debe señalar las justas causas para el despido del trabajador.

La ley considera una serie de justas causas por las cuales se puede despedir a un trabajador, y si bien lo ideal es que el empleador señale en la carta de despido cuál es la justa causa en la que se enmarcan los hechos o conductas alegadas para el despido, no es necesario hacerlo.

La sala laboral de la Corte Suprema de Justicia señaló en la sentencia SL694-2021, radicación 74520 y ponencia del magistrado Giovanni Francisco Rodríguez:

«Si bien la comunicación transcrita en extenso no contiene la designación expresa de la causal de terminación del contrato con justa causa en los términos del artículo 7º literal a) del Decreto 2351 de 1965 que modificó el artículo 62 del CST, esa omisión no la invalida ni representa un vicio que comprometa su eficacia, pues una de las formas en que puede notificarse el despido es con la indicación precisa de los hechos que se imputan al trabajador, como se hizo en este caso, sin que importe que no se señalen las normas quebrantadas por su acción u omisión (CSJ SL, 28 ag. 2012, rad. 37436).»

Lo que debe contener la carta de despido son los hechos o conductas puntuales por las que se despide al trabajador, y no señalar de forma expresa la causal como tal o la norma misma que la contiene.

Consecuencias de no motivar la carta de despido.

Hasta aquí ha quedado claro que es necesario motivar la carta de despido (exponer los motivos del despido), y si el empleador no lo hace, sino que se limita a notificar el despido sin explicar el por qué, la consecuencia es la imposibilidad de alegar cualquier justa causa no incluida en la carta de despido.

«Posteriormente no pueden alegarse válidamente causales o motivos distintos.»

Es decir que, si no incluye ningún motivo o causa en la carta de despido, no puede alegar ninguna en caso de que el trabajador lo demande, aunque en realidad los hechos endilgados al trabajador hayan ocurrido.

Esto equivale a reconocer un despido sin justa causa. Una carta de despido sin motivación se convierte en una confesión de parte sobre que el despido fue injusto.

Se precisa que las consecuencias de la falta de notificación de las causas del despido convierten el despido en injusto, más no en ilegal, como lo señala la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en sentencia del 17 de febrero de 2009, expediente 33758:

«Ya la Sala en otras oportunidades, al establecer la diferenciación entre el despido ilegal y el injusto, precisó que si se omite señalar la causal o el motivo por parte del empleador para desvincular a un trabajador, el despido resulta injusto. Así se indicó en la sentencia del 16 de mayo de 2001, radicación 14777, en la que se dijo: "Considera la Sala que si la ley reviste de ciertas formas un acto de tanta trascendencia como es la terminación del contrato por decisión unilateral de las partes, si ellas no se cumplen la terminación así producida no puede considerarse como justa, porque tales formas son consustanciales a la calificación del despido. Así, por ejemplo, si se omite la manifestación a la otra parte de la causal o motivo que determina la decisión unilateral para terminar el vínculo contractual, la terminación del vínculo laboral se ha considerado siempre como injusta, aún cuando se compruebe con posterioridad la existencia de una justa causa.»

Esta aclaración resulta pertinente porque las consecuencias del despido injusto pueden ser muy diferentes al despido ilegal.

La carta de despido no reemplaza la citación a descargos.

Como ya se ha señalado con anterioridad, un trabajador no debe ser despedido por justa causa sin haberle otorgado previamente la oportunidad de ser escuchado y de ejercer su derecho a la defensa, lo que implica citarlo a descargos. Ese papel no lo cumple la carta de despido, o por lo menos, no es el medio más adecuado para hacerlo.

Frente a este tema, resulta oportuno transcribir lo dicho por la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 45034 del 26 de noviembre de 2014, con ponencia del magistrado Carlos Ernesto Molina:

«En cuanto al tercer punto que tiene que ver con la obligación establecida en el parágrafo del art. 7° del D.2351/1965 que reza: (…), lo primero que hay que advertir es que el legislador no previó un modo específico para cumplirla y, en estas condiciones, es al Juez, en cada caso concreto, a quien le corresponde determinar si la carta de despido cumple con los postulados de probidad y lealtad contractual a fin de permitirle conocer al trabajador oportunamente los hechos o motivos que generaron su desvinculación, que garantice su derecho de defensa y contradicción.»

De lo anterior se evidencia que la carta de despido eventualmente puede servir como citación a descargos, pero se debe demostrar que en ocasión a ella el trabajador sí fue escuchado y sí pudo ejercer su derecho a la defensa; pero en vista de que la carta ya incorpora la notificación del despido, se hace difícil probar que se ha respetado el derecho a la defensa del trabajador cuando se ha notificado una decisión ya tomada.

En consecuencia, lo correcto es citar a descargos al trabajador y, una vez surtido ese proceso, notificar la carta de despido. Esa separación de procedimientos facilita probar que el debido proceso y el derecho a la defensa fueron respetados.

Carta de despido no debe estar precedida de la citación a descargos.

Como se ha señalado en otros artículos, no es requisito que previo a la notificación de la carta de despido se deba notificar una citación a descargos, pues la ley no considera tal requisito.

La sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia SL1376-2020, radicación 66093 del 28 de abril de 2020, con ponencia de la magistrada Dolly Amparo Caguasango, reitera que:

«No obstante, debe señalar la Sala que, haciendo abstracción de esa falencia técnica, desde el plano fáctico, no se demostró la obligación del empleador de agotar un procedimiento previo a la terminación de contrato como lo es la realización de la diligencia de descargos como tampoco que debiera estar acompañada por dos miembros del sindicato o compañeros de trabajo, máxime que no se trató de adoptar una sanción disciplinaria, sino de su despido.»

Más adelante señala la sala en la misma sentencia:

«Sobre este asunto, esta Corporación ha sostenido que a efectos de terminar de forma unilateral un contrato de trabajo cuando se invoca una justa causa, no se requiere agotar un determinado procedimiento previo, a menos así se tenga estipulado en el contrato de trabajo, convención colectiva de trabajo, pacto colectivo, laudo o reglamento, condición que no probó la parte interesada y que tampoco fluyen de las pruebas denunciadas.»

La diligencia para presentar descargos es necesaria solo si las partes, de forma expresa, han establecido tal obligación; de lo contrario, no es necesaria.

En una demanda, el juez debe pronunciarse sobre los hechos contenidos en la carta de despido.

Si el trabajador despedido decide demandar al empleador, el juez debe pronunciarse únicamente sobre los hechos imputados al trabajador en la carta de despido.

Así como la ley prohíbe al empleador alegar motivos distintos a los señalados en la carta de despido, el juez laboral no tiene permitido pronunciarse sobre hechos no contemplados en la carta de despido, que son los que debe evaluar para determinar si el despido fue justo o no.

Al respecto, señala la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 45977 del 25 de enero de 2017, con ponencia del magistrado Gerardo Botero Zuluaga:

«Acá debe recalcarse que el tribunal si modificó los hechos invocados en la carta de despido como lo argumenta el censor, pues cualquier otra ausencia diferente a la atribuida para atender a la paciente de urgencias a la hora de la 1:00 p.m. atañe a otra conducta, que debió alegarse por el empleador demandado oportunamente y no lo hizo, ello en acatamiento a lo dispuesto en el parágrafo del artículo 7 del Decreto 2351 de 1965 que reza: (…) con lo cual se busca que la parte que pone fin a la relación laboral no sorprenda ulteriormente a la otra aduciendo motivos extraños o nuevos como justificativos de la culminación del vínculo, y por tanto no resultaba dable que en este caso dicho juzgador diera por acreditados motivos distintos a los señalados expresamente por la demandada al momento de la extinción del contrato.»

Aquí se advierte la importancia de señalar inequívocamente cada una de las causas del despido del trabajador, pues son esas y no otras las que se deben alegar y probar.

La motivación de la carta de despido opera solo cuando el despido es por justa causa.

La motivación de la carta de despido, es decir, la inclusión de las causas del despido, es necesaria solo en los casos en que el empleador aduce una justa causa para despedir al trabajador, pues en caso de un despido sin justa causa, no hay nada que justificar, pues no existe causa distinta a la voluntad del empleador.

En tal caso, el empleador tiene como única obligación el pago de la indemnización por despido injustificado, pues con ello está reconociendo el despido injustificado y asumiendo las consecuencias que la ley le impone.

En tal situación, es innecesario que deba motivar la carta de despido, pues es irrelevante considerando que no existe motivo legal justificable para despedir al trabajador.

Si bien la mera voluntad del empleador es una causa legal para despedir al trabajador, no es una justa causa de las que lo eximen de pagar la indemnización por despido injustificado.

Carta de no renovación del contrato de trabajo es distinta a la carta de despido.

La carta de despido procede cuando el trabajador es despedido en vigencia del contrato de trabajo, más no cuando este ha terminado porque así lo establecieron anticipadamente las partes al firmar el contrato.

En consecuencia, cuando se trata de la terminación del contrato de trabajo a término fijo, y el empleador no quiere renovarlo, lo que debe pasar es una carta de no renovación del contrato, más no una carta de despido.

La carta de no renovación, al ser distinta, tiene requisitos distintos, y el único requisito es que se notifique al trabajador con una anticipación no inferior a 30 días, y no es requisito incluir en ella las causas por las que no se renueva el contrato; y si se incluyeran, no convierte la carta de no renovación en una carta de despido.

Supongamos la siguiente situación:

«Por medio de la presente nos dirigimos a usted con el propósito de informarle la no prórroga del Contrato de Trabajo suscrito entre usted y Avianca, dando con la presente notificación cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por la Ley 50 de 1990, artículo 3. Lo anterior teniendo en cuenta que la empresa considera que usted no ha cumplido a cabalidad con sus funciones»

La anterior notificación de no renovación contiene dos elementos.

1. Se notifica al trabajador de que no le será renovado el contrato de trabajo.
2. De forma genérica se le da una explicación o causa.

Pues bien, el tribunal interpretó que no se trató de una carta de no renovación sino de una carta de despido, a lo cual la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia respondió en la sentencia 45364 del 15 de marzo de 2017, con ponencia del magistrado Jorge Luis Quiroz Alemán:

«Se advierte por la Sala que el texto de la Carta es explícito al enunciar su propósito de no prórroga del contrato de trabajo de la demandante, contenido que no se altera por una expresión adicional que la ley no prohíbe, pues el artículo 46 del CST no exige formalismo alguno en su construcción. Adicionalmente los demás aspectos probados como la modalidad contractual a terminó fijo, la oportunidad con la que se notifica el aviso a la trabajadora, la constancia de recibo de conformidad (folio 199), no dejan duda alguna del apego de la situación fáctica a los mandatos de la ley laboral contenidos en la norma citada.

El ejercicio de este modo de terminación del contrato de trabajo no prohíbe que se dé una explicación, que en nada afecta el derecho del empleador a terminar un vínculo laboral en la forma establecida previamente por las partes y autorizada por el legislador, ni mucho menos la convierte en una “carta de despido”.»

Para evitar este tipo de problemas, la carta de no renovación se debe limitar a notificar al trabajador de que no se le renovará el contrato de trabajo, y no incluir las razones de esa decisión, pues el empleador no está obligado a ello, y hacerlo fue lo que llevó al trabajador a creer que podía demandar al empleador porque creyó que se trataba de un despido y que la carta quedó mal hecha. Para luego, de varios años, la corte tuviera que decirle que no, que una cosa es no renovar el contrato de trabajo y otra muy distinta es ser despedido.

Carta de despido por justa causa.

Cuando el trabajador es despedido por justa causa, la carta de despido debe contener de forma precisa las razones o causas por las que se despide al trabajador, pues luego no se puede alegar una causa distinta a las incluidas en la carta de despido.

Si la carta de despido no contiene las causas por las que se despide al trabajador, en la práctica equivale a un despido injusto, pues el trabajador puede demandar al empleador y no se tendrán en cuenta las causas alegadas que no estén en la carta de despido, y al no haber ninguna, se asume que no existieron tales justas causas.

Carta de despido sin justa causa.

Al despedir sin justa causa al trabajador, se le debe notificar la carta de despido, pero en ella no se deben alegar justas causas porque no existen; simplemente se informa al trabajador la fecha a partir de la cual termina el vínculo laboral.

Cuando se trata de una causa legal, como la terminación del contrato de trabajo a término fijo, previamente se ha debido notificar al trabajador la decisión de no renovarlo una vez expirado el plazo, notificación que debió haberse hecho con no menos de 30 días de anticipación.