Cambio de procedimiento de retención en la fuente por ingresos laborales

En la retención por ingresos laborales existen dos procedimientos que arrojan una retención diferente, que puede ser mayor o menor en un procedimiento respecto al otro, y el trabajador puede cambiar de procedimiento según le convenga.

¿Cuándo se puede cambiar de procedimiento de retención?

El cambio del procedimiento de retención se puede hacer cada año, es decir, cada vez que cambia el periodo gravable del impuesto objeto de retención, que, en el impuesto a la renta, es de 1 año.

Para hacer el cambio, debe hacer la solicitud al empleador o agente de retención, que hará las implementaciones necesarias para el efecto.

Esto es especialmente importante en el procedimiento de retención número 2, el que determina el porcentaje fijo de retención para los siguientes 6 meses, ya que se debe determinar con base en el promedio del salario de los 12 meses anteriores a aquel en que se hace el cálculo.

¿Puedo cambiar de procedimiento de retención en el transcurso del mismo año?

La Dian, en reiteradas oportunidades, ha señalado que no es posible cambiar de procedimiento de retención dentro de un mismo año, como en el concepto 1564 de 2018:

«Sobre la posibilidad de cambiar el procedimiento de retención en la fuente durante el año gravable, este despacho ha interpretado que esto no resulta viable .

Lo anterior porque una vez se determina el procedimiento de retención, esta elección debe mantenerse por el año gravable correspondiente al periodo del impuesto de renta. En ese sentido la doctrina ha señalado que si bien el periodo de retención es de mes calendario, al ser un sistema de recaudo a título de impuesto de renta y complementario y ser este de periodo, debe seleccionarse uno solo de los procedimientos establecidos por la ley, para ser aplicable durante todo el año.»

En consecuencia, hasta que no se finalice el año, no se puede solicitar al empleador el cambio de procedimiento de retención, que será aplicable a partir del mes de enero.

¿Cuántas veces se puede cambiar de procedimiento de retención?

Se puede cambiar tantas veces como el trabajador lo disponga, puesto que la ley no estableció ningún límite al número de veces que se puede cambiar. La única restricción es que el cambio no se puede hacer una vez ha iniciado el año gravable, es decir, en el año en curso no se puede cambiar.

¿Puedo cambiar de procedimiento de retención al cambiar de empleador?

Sí. Cada agente de retención es independiente, lo mismo que el salario objeto de retención, de modo que, en nuestro criterio, al cambiar de empleador, el trabajador puede decidir qué procedimiento de retención le debe aplicar el nuevo agente de retención sin considerar el que haya aplicado en el anterior empleo, incluso si es en el mismo año gravable.

Cada agente de retención hará los cálculos de forma independiente, según los pagos que haya realizado al trabajador.

¿Si tengo dos empleadores, puede aplicar un procedimiento de retención distinto con cada uno?

Sí. Al tratarse de agentes de retención distintos y de pagos sujetos a retención distintos, es posible que a cada uno se le aplique un procedimiento de retención distinto según la conveniencia para el trabajador.

¿Qué procedimiento de retención debo aplicar por primera vez?

La norma no dice nada al respecto, pero dependiendo de la fecha en que inicie el contrato, podrá aplicar uno y otro.

El artículo 386 del estatuto tributario señala que el porcentaje fijo de retención aplicable en el procedimiento 2 de retención se debe calcular en julio y diciembre, por lo que entendemos que, si el trabajador inicia labores en marzo, por ejemplo, no podría elegir el procedimiento número 2.

Además, si el trabajador lleva laborando apenas 1 mes, la determinación del porcentaje de retención no tiene sentido porque el salario de un mes se promediaría con 1 mes, dando el mismo resultado del salario mensual. Así que lo más práctico en estos casos es aplicar el procedimiento número 1 y luego, en el siguiente año, cambiar al procedimiento número 2, cuando ya se haya podido determinar un promedio de salario más real.