Autorización de horas extras por el ministerio del trabajo

En algunos casos, los empleadores necesitan solicitar autorización o permiso al ministerio del trabajo para exigir o permitir el trabajo extra de sus trabajadores en sus instalaciones.

Permiso para trabajar horas extras.

Se da por sentado que el empleador simplemente puede exigir a sus trabajadores que hagan horas extras, cuando en realidad, en la mayoría de los eventos, se requiere autorización o permiso del ministerio del trabajo.

El artículo 162 del código sustantivo del trabajo, al señalar las excepciones a la jornada laboral máxima, afirma que en los casos no cubiertos por las excepciones allí previstas se requiere pedir autorización al ministerio del trabajo para poder laborar horas extras.

Es decir, que cualquier actividad no relacionada en el artículo 162, que son la mayoría, requiere autorización del ministerio del trabajo para poder exigir a sus trabajadores que laboren tiempo extra, de manera que resulta más práctico definir en qué casos no se requiere autorización.

Casos en que no se requiere permiso del ministerio para laborar horas extras.

Es más sencillo determinar en qué casos no se requiere pedir autorización para laborar horas extras, y son las actividades señaladas en el artículo 162 del código sustantivo del trabajo:

1. En trabajadores que desempeñan cargos de dirección, de confianza o de manejo.
2. En trabajadores del servicio doméstico.
3. En labores discontinuas o intermitentes y los de simple vigilancia, cuando residan en el lugar o sitio de trabajo.

Como se puede ver, estos casos son la excepción a la regla general.

Adicional a lo anterior, no se requiere autorización cuando se presenta un caso fortuito o de fuerza mayor.

El artículo 2.2.1.2.1.3 del decreto 1072 de 2015 señala al respecto:

«El límite máximo de horas de trabajo previsto en el artículo 162 del Código Sustantivo del Trabajo, puede ser elevado por orden del empleador y sin permiso del Ministerio del Trabajo, por razón de fuerza mayor, caso fortuito, de amenazar u ocurrir algún accidente, o cuando sean indispensables trabajos de urgencia que deban efectuarse en las máquinas o en la dotación de la empresa; pero únicamente se permite el trabajo en la medida necesaria para evitar que la marcha normal del establecimiento sufra una perturbación grave. El empleador debe anotar en un registro ciñéndose a las indicaciones anotadas en el artículo anterior, las horas extraordinarias efectuadas de conformidad con el presente artículo.»

Esta situación es excepcional y se requiere demostrar la existencia de fuerza mayor o el caso fortuito, de modo que no puede ser una decisión caprichosa desprovista de objetividad y racionalidad.

Consideraciones al solicitar la autorización para laborar horas extras.

El artículo 2.2.1.2.1.1 del decreto 1072 de 2015 señala lo siguiente respecto a la autorización por parte del ministerio para que los trabajadores puedan trabajar horas extras:

• Ni aún con el consentimiento expreso de los trabajadores, los empleadores podrán, sin autorización especial del ministerio del trabajo, hacer excepciones a la jornada máxima legal de trabajo.
• A un mismo tiempo con la presentación de la solicitud de autorización para trabajar horas extraordinarias en la empresa, el empleador debe fijar, en todos los lugares o establecimientos de trabajo, por lo menos hasta que sea decidido lo pertinente por el ministerio del trabajo, copia de la respectiva solicitud; el ministerio, a su vez, si hubiere sindicato o sindicatos en la empresa, les solicitará concepto acerca de los motivos expuestos por el empleador y les notificará de ahí en adelante todas las providencias que se profieran.
• Concedida la autorización, o denegada, el empleador debe fijar copia de la providencia en los mismos sitios antes mencionados, y el sindicato o sindicatos que hubiere tendrán derecho, al igual que el empleador, a hacer uso de los recursos legales contra ella, en su caso.
• Cuando un empleador violare la jornada máxima legal de trabajo y no mediare autorización expresa del ministerio del trabajo para hacer excepciones, dicha violación, aun con el consentimiento de los trabajadores de su empresa, será sancionada de conformidad con las normas legales.

El empleador debe llevar un registro detallado del trabajo extra o suplementario realizado por sus trabajadores para efectos de control, y debe entregar a cada trabajador la relación de sus horas extras laboradas según lo dispone el artículo 162 del código laboral.

Requisitos para solicitar la autorización para laborar horas extras.

Para presentar la solicitud de autorización se deben allegar los siguientes documentos adjuntos a la carta de solicitud:

1. Relación de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorización.
2. Certificación expedida por parte de la ARL.
3. Manifestación expresa sobre la existencia o no de organización sindical en la empresa.
4. Manifestación expresa sobre la existencia o no de pactos o convenciones colectivas; en caso de contar con alguno, verificar que se haya anexado la parte pertinente del mismo donde se estableció la jornada laboral, el horario de trabajo y el trabajo suplementario.
5. Conformación del COPASO o vigía ocupacional y dos (2) últimas actas con evidencias de su debido funcionamiento.
6. Reglamento de trabajo.
7. Certificado de existencia y representación legal.

Respecto a la certificación de la ARL, el ministerio del trabajo exige:

«Las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras. - Evaluación donde se establezca a manera general si los trabajadores que desempeñen los cargos que requieren trabajar horas extras, por este hecho se verían afectados por las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos (Tomando como referencia los programas de vigilancia epidemiológica). - Existencia en la empresa solicitante de los programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo, relacionados con las actividades laborales, para las que está solicitando autorización de horas extras.»

El tema de las horas extras compete directamente a la ARL a la que esté afiliado el empleador, puesto que la carga laboral excesiva puede generar problemas de salud que la ARL tendrá que asumir, y esta será muy estricta al momento de hacer su evaluación.

Límite de horas extra autorizadas por el ministerio del trabajo.

La autorización para laborar horas extras debe enmarcarse dentro de los límites legales que señala el numeral 2 del artículo 162 del código sustantivo del trabajo:

«En las autorizaciones que se concedan se determinará el número máximo de horas extraordinarias que pueden ser trabajadas, las que no podrán pasar de doce (12) semanales…»

De otra parte, recordemos que la ley 50 de 1990, en su artículo 22, limita las horas extras a dos horas diarias.

Esto significa que la autorización del ministerio del trabajo no es para saltarse los límites de la ley, sino para poderse acoger a sus máximos.

Vigencia de la resolución de autorización para laborar horas extras.

La resolución o acto administrativo que autoriza las horas extras tiene una vigencia que depende de los requerimientos presentados por el empleador y de la evaluación que presente la ARL, pero en ningún caso puede ser superior a 2 años, que es la vigencia máxima posible.

Terminada la vigencia de la autorización, el empleador debe presentar una nueva solicitud para que sea evaluada nuevamente.

Dónde presentar la solicitud de autorización para laborar horas extras.

La solicitud se puede hacer en línea desde este link. Tanto la solicitud como los documentos exigidos se envían en línea.

El acto administrativo que resuelva la solicitud podrá ser notificado virtualmente por medio de correo electrónico.

La solicitud suele ser resuelta en un plazo de 10 días hábiles, contados desde la fecha en que se adjunten todos los documentos y requisitos necesarios para su evaluación.

Sanciones por violación del régimen de horas extras.

El empleador no puede superar los límites de la ley y, si lo hace, puede ser sancionado por el ministerio del trabajo.

El empleador tiene algunas prohibiciones con respecto a las horas extras, que son:

1. No puede exigir más horas extras de las permitidas por la ley.
2. No puede laborar horas extras sin la autorización del ministerio del trabajo.
3. No puede dejar de pagar las horas extras.

Si el empleador comete cualquiera de las anteriores irregularidades, se expone a la sanción contenida en el inciso primero del numeral 2 del artículo 486 del código sustantivo del trabajo:

«Los funcionarios del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social que indique el gobierno, tendrán el carácter de autoridades de policía para lo relacionado con la vigilancia y control de que trata el numeral anterior y están facultados para imponer cada vez multas equivalentes al monto de uno (1) a cinco mil (5.000) veces el salario mínimo mensual vigente según la gravedad de la infracción y mientras esta subsista, sin perjuicio de las demás sanciones contempladas en la normatividad vigente. Esta multa se destinará al Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA.»

El procedimiento administrativo sancionatorio puede ser adelantado de oficio por parte del ministerio del trabajo, o por iniciativa de los mismos trabajadores interponiendo una queja o denuncia, que incluso puede ser anónima.