Asamblea de copropietarios en la propiedad horizontal

La asamblea de copropietarios de la propiedad horizontal está conformada por todos los propietarios de los bienes privados de la propiedad horizontal y es el máximo órgano administrativo de la propiedad horizontal, quien toma las decisiones que deben ser consignadas en un acta.

Asamblea de copropietarios.

La asamblea de copropietarios es el máximo órgano administrativo de la propiedad horizontal donde se toman las principales decisiones que afectan la copropiedad.

La asamblea está conformada por todos los propietarios de los bienes privados que conforman la copropiedad, y en sus reuniones comparecen ellos o las personas que deleguen.

La asamblea de copropietarios está definida en el artículo 37 de la ley 675 de 2001 y regulada por los artículos que le siguen.

Los copropietarios y el coeficiente de copropiedad.

La asamblea de copropietarios es el máximo órgano decisorio en la propiedad horizontal, y las decisiones se toman con el voto de la mayoría de copropietarios presentes en la asamblea respectiva.

No obstante, en la propiedad horizontal cada persona no necesariamente significa un voto, sino que cada voto valdrá según el coeficiente de propiedad que representa ese voto.

Al respecto, señala el inciso segundo del artículo 37 de la ley 675 de 2001:

«Todos los propietarios de bienes privados que integran el edificio o conjunto tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella. El voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado.»

En consecuencia, el voto de una propiedad privada que tenga mayor coeficiente que otro bien privado valdrá más.

Generalmente, todos los bienes privados de una propiedad horizontal tienen el mismo coeficiente, así que todos los votos valen lo mismo, pero hay algunas en que no es así, especialmente en los centros comerciales, donde hay locales con mayor extensión que otros, donde es preciso definir la votación de acuerdo al coeficiente de cada bien privado.

Funciones de la asamblea de copropietarios.

El artículo 38 de la ley 675 señala todas las funciones que tiene la asamblea general de copropietarios en la propiedad horizontal, que a continuación se señalan:

1	Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos determinados, y fijarle su remuneración.
2	Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.
3	Nombrar y remover libremente a los miembros del comité de convivencia para períodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial.
4	Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.
5	Elegir y remover los miembros del consejo de administración y, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los períodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto será de un año.
6	Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
7	Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales y autorizar su venta o división, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el carácter esencial o no de un bien común.
8	Decidir la reconstrucción del edificio o conjunto, de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9	Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.
10	Aprobar la disolución y liquidación de la persona jurídica.
11	Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la presente ley.
12	Las demás funciones fijadas en esta ley, en los decretos reglamentarios de la misma, y en el reglamento de propiedad horizontal.
Otras funciones	Decidir sobre la extinción de la propiedad horizontal. Afectar o desafectar bienes. Autorización de explotación económica de bienes comunes. Otras que pueda fijar el reglamento de propiedad horizontal.

Reuniones de la asamblea de copropietarios.

La asamblea de copropietarios se debe reunir para tomar decisiones, y por lo menos cada año se debe reunir por disposición legal.

Requisitos para convocar una asamblea extraordinaria en el régimen de propiedad horizontal.

La asamblea general de copropietarios puede ser convocada de forma extraordinaria, para lo cual existen algunos requisitos contemplados por el artículo 39 de la ley 675 de 2001.

La asamblea extraordinaria puede ser convocada en ocasión de sucesos imprevistos o de suma urgencia que ameriten ser atendidos y solucionados por la asamblea general de propietarios.

La convocatoria debe o puede ser realizada por el revisor fiscal, por el administrador de la propiedad, por el consejo de administración, o por el 20% o más de coeficientes de la propiedad.

La convocatoria tendrá que ser notificada por escrito a cada uno de los propietarios de bienes privados, y en la citación o notificación se debe incluir el orden del día (asuntos a tratar en la reunión extraordinaria), quedando impedida para tomar decisiones sobre aspectos no incluidos en el orden del día, aunque no le está vedada la posibilidad de discutir temas diferentes, ya que el impedimento es para tomar decisiones.

Es importante recordar que en el caso de la asamblea extraordinaria, no es obligatoria la antelación de 15 días calendario en su citación, la cual aplica para asambleas ordinarias convocadas por el administrador, lo que no debe obstaculizar notificar a los propietarios con la debida anticipación para garantizar su asistencia.

Por último, es importante anotar que el carácter extraordinario de una asamblea supone que se tratarán temas muy puntuales, específicos o particulares generadores de la urgencia o necesidad especial, ya que los temas generales o comunes son tratados en las asambleas generales.

¿Quiénes pueden participar en la asamblea de copropietarios?

En la asamblea pueden participar quienes la conforman, y la ley 675 en su artículo 37 señala:

«La asamblea general la constituirán los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados…»

Pueden participar en la asamblea con derecho a voto los propietarios, entendidos estos como las personas que figuran en las escrituras públicas de los bienes privados, o los representantes o delegados de los propietarios.

Eventualmente pueden participar y deliberar, pero sin derecho a voto, los arrendatarios u otros moradores respecto a temas o decisiones que pudieran afectarlos.

Respecto al cónyuge del copropietario, puede participar y deliberar, pero quien tiene el derecho al voto es el copropietario.

Por último, señalar que los delegados o representantes del copropietario, al actuar en nombre y representación de este, tienen exactamente los mismos derechos en la asamblea, sin importar si residen o no en el conjunto.

Limitación en la participación en la asamblea a los copropietarios morosos.

Si bien la ley 675 no contempla la limitación de la participación de los copropietarios morosos en las asambleas de copropietarios, es viable imponer esa limitación en el reglamento de propiedad horizontal.

La jurisprudencia de la corte constitucional ha avalado de cierta forma la legalidad de esta medida, cuando en la sentencia de unificación de jurisprudencia SU509 de 2001 consideró que:

«Estos derechos tienen su fundamento en la ley porque no desconocen necesidades vitales de los residentes, luego no adquieren la categoría de constitucionales, ni mucho menos de derechos fundamentales constitucionales susceptibles de protegerse mediante tutela.»

Esta posición de la corte es la que ha permitido que en muchos reglamentos de propiedad horizontal se impida a los morosos participar en las decisiones que toma la asamblea general de propietarios.

Esta medida luce lógica y razonable, puesto que si los morosos tienen derecho a voto, pueden torpedear las decisiones que quiera tomar la asamblea para corregir o castigar la morosidad, llevando a que se afecte gravemente el correcto funcionamiento de la propiedad horizontal, y para evitar que los morosos actúen impunemente, qué mejor que impedirles ejercer su derecho al voto.

Se recomienda que la limitación del derecho al voto de los morosos se incluya dentro del reglamento de propiedad horizontal para que exista un sustento legal efectivo.

Se recomienda también limitar solamente el derecho a voto, más no al de voz y mucho menos prohibir al moroso ingresar a la asamblea general de propietarios.

Reunión ordinaria de la asamblea de copropietarios.

El artículo 39 de la ley 675 dispone que la asamblea de copropietarios se debe reunir ordinariamente por lo menos una vez al año en la fecha que señale el reglamento de la propiedad horizontal.

Si el reglamento no fijó la fecha de la reunión ordinaria de la asamblea anual, la reunión se ha de realizar dentro de los primeros tres meses del año (la ley dice dentro de los tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal).

La convocatoria debe hacerla el administrador con una antelación no inferior a 15 días calendario.

Reunión por derecho propio de la asamblea de copropietarios.

Si el administrador no cumple con su deber de convocar a la asamblea ordinaria dentro de los plazos que dispone la ley, esta se puede reunir por derecho propio según lo contempla el artículo 40 de la ley 675 de 2001:

«Si no fuere convocada la asamblea se reunirá en forma ordinaria, por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal, en el lugar y hora que se indique en el reglamento, o en su defecto, en las instalaciones del edificio o conjunto a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.).»

Es extraño que ello suceda en una propiedad horizontal en la que se haya contratado al administrador, pero suele suceder en los conjuntos pequeños que por carecer de recursos suficientes, la administración la ejerce algún copropietario sin remuneración alguna.

Reuniones de segunda convocatoria.

Cuando se convoca a una reunión ordinaria de la asamblea de copropietarios y esta no se puede llevar a cabo por falta de quórum, es decir, porque los copropietarios no fueron a la reunión, se sigue el procedimiento establecido en el artículo 41 de la ley 675 de 2001:

«Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo.»

Este procedimiento es importante, porque en la segunda convocatoria no aplica el quórum general para que pueda sesionar la asamblea, pudiendo sesionar con cualquier número de copropietarios presentes, así sean 3, y las decisiones serán válidas, quedando los demás copropietarios obligados por las decisiones tomadas en esas circunstancias.

Finalidad de la asamblea ordinaria de copropietarios.

La reunión ordinaria de la asamblea tiene como objetivo o finalidad, tomar, considerar y aprobar las cuentas del último ejercicio y aprobar el presupuesto del siguiente periodo.

Además, se encargará de elegir o reelegir los cargos a que haya lugar, como el Consejo de administración, el comité de convivencia y, en algunos casos, el administrador, al revisor fiscal, etc.

En general, en la asamblea general se puede tomar cualquier decisión que interese a la propiedad horizontal.

Reuniones extraordinarias de la asamblea de copropietarios.

Aparte de la asamblea ordinaria de los copropietarios, en cualquier tiempo y por cualquier necesidad puntual de la propiedad horizontal, se pueden convocar reuniones extraordinarias.

Las reuniones extraordinarias pueden ser convocadas por:

1. El administrador.
2. El Consejo de administración.
3. El revisor fiscal si lo hubiere.
4. Por el 20% o más de los coeficientes de propiedad.

Temas a tratar en la asamblea extraordinaria.

La asamblea extraordinaria de la propiedad horizontal se convoca para tratar asuntos puntuales, y en razón a ello, la ley exige que la asamblea se debe limitar a esos temas puntuales.

Dice el parágrafo segundo del artículo 39 de la ley 675 del 2001:

«Tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este.»

El orden del día se debe adjuntar a la convocatoria y en esa asamblea sólo se pueden abordar los temas incluidos en dicho documento.

Cualquier otra decisión que se tome se expone a ser impugnada por algún copropietario inconforme.

Reuniones no presenciales de la asamblea de copropietarios.

El artículo 42 de la ley 675 de 2001 prevé la posibilidad de realizar reuniones no presenciales de la asamblea de copropietarios en los siguientes términos:

«Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.

PARÁGRAFO. Para acreditar la validez de una reunión no presencial, deberá quedar prueba inequívoca, como fax, grabación magnetofónica o similar, donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria efectuada a los copropietarios.»

Hoy en día es más sencillo realizar ese tipo de reuniones y probar los hechos, pero no es una práctica recomendable sino en ciertas asambleas extraordinarias que no supongan tomar decisiones relevantes que puedan dar origen a conflictos innecesarios.

Forma de la convocatoria a las asambleas de copropietarios.

Las convocatorias se deben hacer mediante comunicación a cada uno de los copropietarios de la propiedad horizontal a la última dirección registrada por el copropietario, según lo dispone el artículo 39 de la ley 675 en su primer parágrafo.

La convocatoria se puede hacer por escrito o por correo electrónico, pero para garantizar la notificación, lo recomendable es hacerlo por escrito entregando directamente la notificación al interesado.

Quórum y mayorías para tomar decisiones en las asambleas de copropietarios.

Para que una asamblea pueda sesionar, se requiere que esté presente en la mitad más uno de los coeficientes de la propiedad horizontal.

El artículo 45 de la ley 675 se refiere en los siguientes términos:

«Con excepción de los casos en que la ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria previstas en el artículo 41, la asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad…»

Conformado el quórum, la asamblea sesionará válidamente, y las decisiones se tomarán con el acuerdo de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad presentes en la reunión.

Continúa diciendo el artículo 45 de la ley 675:

«… y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión.»

Nótese que la ley no habla de la mitad de los votos o de las personas, sino de la mitad de los coeficientes de propiedad representados en la reunión, de manera que si un bien privado tiene el doble de coeficiente que el del vecino, su voto valdrá el doble.

Modificación de las mayorías decisorias por el reglamento de propiedad horizontal.

El reglamento de la propiedad horizontal puede considerar unas mayorías diferentes, que no deben superar el 70% de los coeficientes ni deben ser iguales o menores a la mitad de los coeficientes.

Al respecto, señala el artículo 45 de la ley 675 del 2001:

«Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al setenta por ciento (70%) de los coeficientes que integran el edificio o conjunto. Las mayorías superiores previstas en los reglamentos se entenderán por no escritas y se asumirá que la decisión correspondiente se podrá tomar con el voto favorable de la mayoría calificada aquí indicada.

Las decisiones que se adopten en contravención a lo prescrito en este artículo, serán absolutamente nulas.»

Por lo general, las mayorías se dejan como lo dispone la ley, pero si el reglamento ha fijado otras, hay que atenerse a lo que este disponga.

Mayoría calificada en ciertas decisiones de la asamblea de copropietarios.

La ley 675 en su artículo 46 señala que las siguientes decisiones se deben tomar con el voto favorable del 70% de los coeficientes de propiedad que tenga la propiedad horizontal:

1. Cambios que afecten la destinación de los bienes comunes o impliquen una sensible disminución en uso y goce.
2. Imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales.
3. Aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias.
4. Asignación de un bien común al uso y goce exclusivo de un determinado bien privado, cuando así lo haya solicitado un copropietario.
5. Reforma a los estatutos y reglamento.
6. Desafectación de un bien común no esencial.
7. Reconstrucción del edificio o conjunto destruido en proporción que represente por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%).
8. Cambio de destinación genérica de los bienes de dominio particular, siempre y cuando se ajuste a la normatividad urbanística vigente.
9. Adquisición de inmuebles para el edificio o conjunto.
10. Liquidación y disolución.

Dispone la ley que estas decisiones no se pueden tomar en reuniones no presenciales.

Las anteriores decisiones se pueden tomar en una reunión de segunda convocatoria, sólo si en dicha reunión se obtiene la mayoría dispuesta por la ley.

Aquí resulta oportuno enfatizar que en estos casos la ley está exigiendo el voto favorable del 70% de los coeficientes del conjunto, y no el 70% de los coeficientes presentes en la reunión, aspectos muy distintos.

Significa que las decisiones anteriores requieren un quórum de por lo menos el 70% de los coeficientes, suponiendo que todos los presentes den un voto favorable.

Las actas de la asamblea de copropietarios.

Las decisiones que se tomen en una asamblea de copropietarios se deben consignar en un acta en los términos del artículo 47 de la ley 675 de 2001.

El acta debe estar firmada por el presidente y el secretario de la asamblea, lo que supone la necesidad de nombrar estos personajes para que la asamblea pueda sesionar válidamente.

Contenido de las actas de la asamblea de copropietarios.

Señala el artículo 47 de la ley 675 de 2001 que las actas de la asamblea de copropietarios deben contener lo siguiente:

1. La indicación de si es una asamblea ordinaria o extraordinaria.
2. La forma de la convocatoria.
3. El orden del día.
4. El nombre y calidad de los asistentes (copropietario, representante o apoderado), su unidad privada y su respectivo coeficiente.
5. Los votos emitidos en cada caso o decisión sometida a votación.

Verificación de las actas de la asamblea.

No es obligatorio que se nombre una comisión verificadora de las actas, pero en caso de hacerse, dice el inciso segundo del artículo 47 de la ley 675 de 2001:

«En los eventos en que la Asamblea decida encargar a personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.»

Si el reglamento dispone un tiempo diferente para la verificación del acta, ese tiempo no puede ser superior a 20 días, por cuanto haría incumplir la siguiente obligación.

Publicación del acta de la asamblea de copropietarios.

Las actas de la asamblea de copropietarios deben ser publicadas o puestas a disposición de los copropietarios para que estos puedan consultarlas para los asuntos que les sean pertinentes.

El inciso 3 del artículo 47 de la ley 675 de 2001 señala:

«Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y lugar de publicación.»

La norma no dice por cuánto tiempo debe estar publicada el acta, porque en realidad la ley no exige que el acta sea publicada como tal; lo que exige es ponerla a disposición de los copropietarios, y para ello es suficiente tenerla en la oficina de la administración y entregársela al copropietario que la solicite en cualquier tiempo.

Obligación de entregar el acta de la asamblea a los copropietarios.

La administración de la propiedad horizontal tiene la obligación de entregar copia del acta a todo copropietario que la solicite.

Al respecto, señala el cuarto inciso del artículo 47 de la ley 675:

«… El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.»

Luego señala el parágrafo único del mismo artículo:

«Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter policivo.»

El asunto es serio porque el acta debidamente suscrita constituye prueba en los términos del inciso 4 del mismo artículo:

«La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas.»

Queda claro que es un derecho de todo copropietario acceder a las actas de la asamblea de copropietarios.

Registro del libro de actas de la propiedad horizontal.

La propiedad horizontal debe tener un libro de actas que contendrá todas las actas de cada una de las asambleas ordinarias y extraordinarias que se realicen válidamente.

La ley no exige que el libro de actas de una propiedad horizontal se deba registrar, pues recordemos que la propiedad horizontal por definición legal es una persona jurídica de naturaleza civil y, por lo tanto, no se debe inscribir en la cámara de comercio, y respecto al libro de actas, no existe obligación de inscribirlo o registrarlo en la alcaldía ni en ninguna otra entidad u oficina.

Inconsistencias en los libros de actas en la propiedad horizontal.

Ante las inconsistencias o irregularidades respecto a los libros de actas, es perentorio realizar la actualización y corregir las anomalías de tachaduras o enmiendas que frente a una situación de controversia legal, las invalidaría.

Corresponde al revisor fiscal formular la observación pertinente y su dictamen tiene que contemplar la salvedad cuando hable de la debida conservación y forma de llevar los libros de actas.

En su defecto, el administrador, el consejo de administración o cualquier copropietario puede hacer las observaciones pertinentes y exigir las medidas del caso.

Poder de representación a la asamblea de copropietarios.

Los copropietarios pueden delegar a un tercero para que los represente en la asamblea de copropietarios, y para ello se debe otorgar el respectivo poder.

No es obligatorio que el poder esté autenticado; es suficiente con que esté debidamente firmado por el poderante y aceptado por el apoderado, y el poder puede ser especial o general, pero si el poder es general, señala el artículo 74 del Código General del Proceso que debe hacerse por escritura pública, es decir, ante notario.

El poder debe ser entregado antes de que se inicie la asamblea de copropietarios.