Cada vez que se liquida la nómina se deben calcular las diferentes provisiones de nómina, como es el caso de la prima de servicios, las cesantías y los intereses sobre cesantías, valores que luego no coinciden con los liquidados definitivamente. Por tanto, es preciso proceder a realizar los ajustes pertinentes.
Provisiones de nómina vs liquidación definitiva.
Las diferentes provisiones de nómina se calculan mensual, quincenal o semanalmente, según sea el periodo de pago adoptado por la empresa.
Una vez que se hace la liquidación definitiva del respectivo concepto, el valor liquidado casi nunca coincide con los valores provisionados y acumulados mensualmente, por lo que se hace necesario ajustar los resultados acumulados al valor real, es decir, al liquidado definitivamente.
Recordemos que las liquidaciones definitivas de prestaciones sociales, por ejemplo, se hacen por lo general cada seis meses en el caso de la prima de servicios y cada año en el caso de las cesantías.
Ejemplo de ajustes contables de nómina.
Para efectos prácticos, desarrollaremos un ejemplo únicamente con la provisión de la prima de servicios, para después realizar algunos ajustes.
Cuando se liquida la nómina, se provisiona por concepto de prima de servicios el 8.33% del salario base, el cual vamos a suponer que es de $1.000.000.
La provisión correspondiente a la prima de servicios en el caso del ejemplo será de $83.300 y su contabilización será la siguiente:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 510536 | 83.300 | |
| 261020 | 83.300 |
Cada mes se realizará esta contabilización, de modo que los valores del pasivo estimado se van acumulando.
Supongamos que después de 6 meses, el valor acumulado en la cuenta 261020 es de 499.800.
Al realizar la liquidación definitiva, se pueden presentar tres situaciones.
- Primero; el valor liquidado y el valor acumulado de la provisión son iguales.
- Segundo; el valor liquidado es superior al valor acumulado de la provisión.
- Tercero; el valor liquidado es inferior al valor acumulado de la provisión.
En el primer caso, por obvias razones no se requiere hacer ningún ajuste; en los dos restantes sí se requiere hacer los ajustes del caso.
Primer supuesto: El valor liquidado es de 550.000. Vemos que este valor es superior a los 499.800 acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provisionó un valor inferior al real, por tanto, el excedente no provisionado [50.200] se debe llevar al gasto; luego la contabilización será:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 510536 | 50.200 | |
| 261020 | 50.200 |
En esta situación, el registro contable es exactamente igual al que se realiza mensualmente cuando se calcula la provisión.
Segundo supuesto: El valor liquidado es de 450.000. Vemos que este valor es inferior a los 499.800 acumulados en la cuenta 261020.
En este caso, se provisionó más de lo debido [49.800], por tanto, se llevó al gasto un valor indebido. Para hacer el ajuste respectivo, la contabilización ha de ser la siguiente:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 261020 | 49.800 | |
| 425035 | 49.800 |
En esta situación, el registro contable es diferente, puesto que no se afecta el gasto, sino el ingreso, ya que las cuentas del gasto no se acreditan para realizar algún ajuste por exceso, sino que en su lugar se utiliza la cuenta de ingresos por recuperaciones [4250].
Una vez que se ha realizado el ajuste respectivo, y el valor del saldo de la cuenta 261020 es definitivo, es el real, se procede a cancelar ese valor contra la cuenta 25, cuenta que corresponde a los pasivos laborales efectivos, puesto que la cuenta 26 corresponde a pasivos estimados. Para ello, se realiza el siguiente registro contable:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 261020 | xxx | |
| 252001 | xxx |
Con este registro contable, la cuenta 261020 debe quedar en ceros.
Igual procedimiento se realiza con los otros conceptos de nómina susceptibles de ajuste.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
La prima de servicios es un gasto y cuando se calcula o causa se contabiliza como una provisión en el pasivo.
La contabilización es la siguiente:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 510536 | xxx | |
| 261020 | xxx |
El pago de la prima de servicios se contabiliza debitando la cuenta del pasivo y acreditando la cuenta de bancos, así:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 252001 | xxx | |
| 111005 | xxx |
Una vez se ha liquidado definitivamente la prima de servicios, se contabiliza en la cuenta 2505; cuando se pague, se acredita dicha cuenta para eliminar el pasivo y se acredita la cuenta de bancos para registrar la salida del pago al trabajador.
En este punto no se toca el gasto porque ya fue reconocido al contabilizar la provisión.
El auxilio de cesantías se contabiliza primero como una provisión de nómina en la cuenta 26 contra el gasto, que puede ser operativo o administrativo:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 510530 | xxx | |
| 261005 | xxx |
El gasto se debita y la provisión se acredita porque el pasivo es de naturaleza crédito.
Cuando se liquidan las cesantías de forma definitiva, se hace el ajuste respectivo a la provisión y el valor resultante se lleva al pasivo como tal, en la cuenta 25, que son los pasivos laborales reales que se han determinado.
Ahora, cuando se hace el pago de la cesantía al trabajador o se hace el traslado de estas al fondo de cesantías, la contabilización es la siguiente:
| Cuenta | Débito | Crédito |
| 251001 | xxx | |
| 111005 | xxx |
Se ha debitado la cuenta del pasivo para disminuirlo, por cuanto se ha pagado, y se acredita la cuenta de bancos para dar salida al dinero producto del pago de las cesantías.
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