Agentes de retención en la fuente

El agente de retención es la persona natural o jurídica que ha sido designada para que efectúe la retención en la fuente cuando haga un pago que esté sometido a retención, es decir, la persona obligada a retener en la fuente.

Qué es un agente de retención.

El agente de retención es quien tiene la obligación de retener el impuesto en el momento en que se desarrolla la actividad que lo genera.

La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto, como puede ser el de renta, el IVA, el ICA, etc., y ese recaudo anticipado debe hacerlo el agente de retención para luego transferirle el dinero al Estado.

El agente de retención en la fuente es el sujeto activo que retiene parte del pago al sujeto pasivo, que es quien recibe el ingreso. En otras palabras, el agente de retención (sujeto activo) es el comprador, y el vendedor es el sujeto pasivo objeto de la retención.

Quiénes son agentes de retención.

Los agentes de retención son las personas naturales o jurídicas que la ley ha dispuesto que deben efectuar la retención en la fuente cada vez que realicen un pago.

Cada impuesto tiene sus agentes de retención, de manera que, si una persona natural es agente de retención de un impuesto, no necesariamente lo es de otro impuesto, aunque sí suele serlo.

Agentes de retención en el impuesto de renta.

Por regla general, toda persona jurídica es agente de retención, sin necesidad de cumplir requisitos adicionales.

El artículo 368 del estatuto tributario contempla quiénes son las empresas o entes jurídicos que deben actuar como agentes de retención en la fuente:

«Quienes son agentes de retención. Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, las uniones temporales y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente.

Parágrafo 1o. Radica en el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, la competencia para autorizar o designar a las personas o entidades que deberán actuar como autorretenedores y suspender la autorización cuando a su juicio no se garantice el pago de los valores autorretenidos.

Parágrafo 2o. Además de los agentes de retención enumerados en este artículo, el Gobierno podrá designar como tales a quienes efectúen el pago o abono en cuenta a nombre o por cuenta de un tercero o en su calidad de financiadores de la respectiva operación, aunque no intervengan directamente en la transacción que da lugar al impuesto objeto de la retención.»

Cualquier empresa constituida como persona jurídica actúa como agente de retención, quedando obligada a practicar la retención en la fuente cuando haya lugar a ella, es decir, cuando el pago que realice esté sujeto a retención y supere la base mínima sujeta a retención.

Se exceptúan los casos en que los pagos se realizan a una empresa que tenga la calidad de autorretenedor.

El artículo 368-2 del estatuto tributario señala cuáles son las personas naturales que deben actuar como agentes de retención en la fuente:

«Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a 30.000 UVT también deberán practicar retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta que efectúen por los conceptos a los cuales se refieren los artículos 392, 395 y 401, a las tarifas y según las disposiciones vigentes sobre cada uno de ellos.»

No obstante, hay casos en que la persona natural debe actuar como agente de retención aun cuando no cumpla los requisitos establecidos por el artículo 368-2 del estatuto tributario, de manera que hay que tener especial cuidado con este aspecto, porque el hecho de no ser catalogado como agente de retención no implica que no deba retener en ciertos casos, como se explica con más detalle en el siguiente artículo.

En el impuesto a la renta también existe la figura del autorretenedor, donde el agente de retención es el mismo sujeto pasivo, es decir, que quien hace el pago, que es, por lo general, el agente de retención, no efectúa la retención, sino que el beneficiario del pago se autorretiene.

Agentes de retención en el impuesto a las ventas

En el impuesto a las ventas también existe la retención en la fuente, y por consiguiente también hay agentes de retención, que están señalados en el artículo 437-2 del estatuto tributario, modificado por la ley 2010 de 2019:

1. Entidades estatales.
   • La Nación.
   • Los departamentos.
   • El distrito capital y los distritos especiales.
   • Las áreas metropolitanas.
   • Las asociaciones de municipios y los municipios.
   • Los establecimientos públicos.
   • Las empresas industriales y comerciales del Estado.
   • Las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%).
   • Las entidades descentralizadas indirectas y directas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles, y en general los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.
2. Grandes contribuyentes.
3. Los que la Dian designe como agentes de retención mediante resolución.
4. Los responsables del IVA que contraten con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país la prestación de servicios gravados en el territorio nacional, con relación a los mismos.
5. Las entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito y sus asociaciones, en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a las personas o establecimientos afiliados.
6. La Unidad Administrativa de Aeronáutica Civil, por el 100% del impuesto sobre las ventas que se cause en la venta de aerodinos.
7. Los responsables del IVA, proveedores de Sociedades de Comercialización Internacional cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados de personas que sean responsables del IVA, distintos de los agentes de retención mencionados en los numerales 1 y 2, o cuando el pago se realice a través de sistemas de tarjeta de débito o crédito, o a través de entidades financieras en los términos del artículo 376-1 del E.T.
8. Las entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito, los vendedores de tarjetas prepago, los recaudadores de efectivo a cargo de terceros, y los demás que designe la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el momento del correspondiente pago o abono en cuenta a los prestadores desde el exterior, de los siguientes servicios electrónicos o digitales, cuando el proveedor del servicio se acoja voluntariamente a este sistema alternativo de pago del impuesto:
   • Suministro de servicios audiovisuales (entre otros, de música, videos, películas y juegos de cualquier tipo, así como la radiodifusión de cualquier tipo de evento).
   • Servicios prestados a través de plataformas digitales.
   • Suministro de servicios de publicidad online.
   • Suministro de enseñanza o entrenamiento a distancia.
   • Suministro de derechos de uso o explotación de intangibles.
   • Otros servicios electrónicos o digitales con destino a usuarios ubicados en Colombia.
9. Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) cuando adquieran bienes corporales muebles o servicios gravados, de personas que se encuentren registradas como contribuyentes del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación -SIMPLE.

En Gerencie.com hemos diseñado una herramienta en Excel que permite identificar con facilidad cuándo una empresa o persona debe retener IVA. Consultar aquí.

Agentes de retención en el impuesto de industria y comercio

En el impuesto de industria y comercio también hay agentes de retención, tema del que no nos ocupamos en este artículo, debido a que cada municipio tiene su propio estatuto tributario y, por lo tanto, tiene su propia regulación respecto a los agentes de retención.

No obstante, en la mayoría de los casos coinciden con los agentes de retención en renta, de manera que, si se es agente de retención en el impuesto a la renta, lo más probable es que también lo sea en el impuesto de industria y comercio.

Obligaciones de los agentes de retención

Todo agente de retención tiene unas obligaciones tributarias que cumplir y que señalamos a continuación.

Presentar la declaración de retención en la fuente

Todo agente de retención debe presentar mensualmente la declaración de renta en la que consignará los valores que ha retenido en el respectivo mes.

El parágrafo segundo del artículo 606 del estatuto tributario señala que el agente de retención no debe presentar declaración por los periodos en los cuales no haya practicado retenciones en la fuente.

Consignar las retenciones

Naturalmente, el agente de retención debe consignar ante la Dian las retenciones que ha practicado.

No es suficiente con que declare las retenciones practicadas, sino que debe pagarlas junto con la presentación de las retenciones.

La obligación de consignar las retenciones practicadas es tan importante que de no hacerlo, la declaración de retención en la fuente se considera ineficaz de pleno derecho, como se indica más adelante.

Expedir certificados

Es obligación del agente de retención expedir a los sujetos pasivos a los que les ha practicado retención en la fuente, los certificados respectivos en los que conste concepto, tarifa aplicada y monto retenido.

Esta es una obligación importante, por cuanto el sujeto pasivo necesita de esos certificados para poder descontarse del impuesto las retenciones que les hayan practicado, y de no hacerlo, el agente se expone a una sanción, como veremos más adelante.

La expedición de esos certificados debe cumplir con los requisitos que exige la ley.

Sanciones a los agentes de retención

Los agentes de retención en la fuente que no cumplan con sus obligaciones son sancionados según el tipo de infracción o incumplimiento.

Sanción por no expedir certificados.

El hecho de no expedir los certificados a quienes ha practicado retención es sancionado según el artículo 667 del estatuto tributario.

Sanción por no pagar las retenciones

Si el agente de retención no paga o no consigna ante la Dian las retenciones que ha practicado, tiene como sanción administrativa la ineficacia de la declaración respectiva.

La consecuencia de una ineficacia no es otra que tener que volver a presentar la declaración de retención, que ya será extemporánea, lo que implica el pago de la respectiva sanción.

Aparte de la sanción administrativa, el agente de retención se expone a una sanción penal.

Responsabilidad económica

El agente de retención que, estando obligado a practicar una retención, no lo haga, debe responder por esa retención, es decir, debe asumirla, debe pagarla a la Dian según lo dispone el artículo 370 del estatuto tributario.

Otras sanciones comunes a todos los contribuyentes

Al agente de retención le aplican otras sanciones que le son comunes a todos los contribuyentes que deben cumplir obligaciones tributarias formales, que señalamos a continuación.

1. Sanción por no declarar
2. Sanción por extemporaneidad
3. Sanción por inexactitud
4. Sanción por corrección
5. Sanción por no enviar información

Como se puede observar, tener la calidad de agente de retención implica una gran responsabilidad que debe ser atendida con diligencia para evitar costosas sanciones.

Cómo saber si una empresa es agente de retención.

Para conocer si una empresa es agente de retención, debe consultar el RUT, en el que debe figurar la responsabilidad 7 para retención en la fuente por renta, 9 para retención en la fuente por IVA y 15 como autorretenedor.

Cómo saber si soy agente de retención.

Para saber si es agente de retención, debe identificar si cumple las condiciones que lo obligan a ser agente de retención, que en el caso de las personas jurídicas son todas, pero en el caso de las personas naturales no siempre lo son, y por ello es preciso consultar el artículo 368-2, tema que explicamos en este artículo.

Si determina que usted es agente de retención, debe actualizar el RUT para incluir la responsabilidad que corresponda, pues si no lo hace, la Dian podría sancionarlo por no cumplir con el deber de retener, lo que implica pagar las retenciones que no practicó estando obligado, junto con intereses y sanciones.