Acuse de recibo de la factura electrónica

El artículo 616-1 exige que se remita al vendedor o emisor de la factura electrónica, un mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta, cuando esta sea a crédito, a fin de que la factura sea válida para soportar costos, deducciones e impuestos descontables, acuse de recibo que es distinto a la aceptación de la factura, ya sea tácita o expresa.

Acuse de recibo de la factura electrónica a crédito.

El acuse de recibo de las facturas electrónicas está contemplado en el inciso 10 del artículo 616-1 del estatuto tributario:

«Para efectos del control, cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma, atendiendo a los plazos establecidos en las disposiciones que regulan la materia, así como las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En aquellos casos en que el adquirente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta y el mensaje electrónico del recibido de los bienes o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.»

La factura electrónica a crédito, o que tenga un plazo para ser pagada, servirá como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquiriente haya realizado el acuse de recibo de la factura, es decir, haya enviado al vendedor un mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta.

Facturas sobre las que se debe hacer el acuse de recibo.

El acuse de recibo se debe realizar cuando se trata de facturas electrónicas, siempre y cuando estas facturas sean a crédito, o cuando en ellas se otorga un plazo para pagarlas, como puede ser el caso de los recibos de servicios públicos donde en la factura se señala «páguese antes de xxx», y contiene una fecha de pago que es posterior a la fecha de emisión de la factura.

No se debe acusar recibo en el caso de las facturas electrónicas al contado.

El acuse de recibo se debe hacer sobre toda factura electrónica a crédito, independientemente de si esta ha sido registrada o no en la Radian por el emisor de la factura.

Quienes deben realizar el acuse de recibo de la factura electrónica.

El acuse de recibo de la factura electrónica debe ser realizado por toda persona natural o jurídica que requiera deducir el pago respectivo, o pretenda descontar el IVA de dicha factura.

En otras palabras, quien pretenda utilizar la factura electrónica a crédito como soporte de un costo, gasto o IVA descontable, deberá acusar recibo de la factura.

Cómo se hace el acuse de recibo de la factura electrónica.

El acuse de recibo se hace desde la plataforma de facturación de la Dian, utilizando el servicio gratuito.

Para ello, vaya al módulo de facturación electrónica, elija la opción Histórico, seleccione Documentos recibidos (factura que le han expedido), y luego en el evento seleccione Acuse de recibo de la FEV.

Allí tendrá que ingresar los datos de la persona que recibió la factura, indicando nombre, apellidos, tipo de documento y número de documento.

Descargue aquí una guía elaborada por la Dian donde explica paso a paso cómo realizar el proceso.

Doble acuse de recibo.

Para que la factura sirva como soporte fiscal, se debe hacer un doble acuse de recibo. En primer lugar, el acuse de recibo de la factura como tal, y seguidamente el acuse de recibo del bien o servicio adquirido. Acuse que se hace de la misma forma.

Acuse de recibo es distinto a la aceptación de la factura.

La aceptación de la factura es un procedimiento distinto al acuse de recibo, y la primera no suple la segunda.

De hecho, no es necesario aceptar la factura, pues si no se hace, procede la aceptación tácita por ministerio de la ley.

Pero el acuse de recibo sí debe ser expreso; debe realizarse el procedimiento con cada factura, pues de lo contrario la factura no será válida como soporte fiscal.

Desafíos que representa el acuse de recibo de la factura electrónica.

Toda persona o empresa que declare renta y que realice compras a crédito que pretenda declarar como costos, gastos o utilizar el IVA descontable, debe gestionar el acuse de recibo, por lo que obligatoriamente tendrá que gestionar su RUT, abrir una cuenta en la plataforma de la Dian y gestionar la firma digital, pues de otra forma no podrá hacer efectivo el acuse de recibo.

Además, la plataforma de la Dian donde se hace el acuse de recibo falla regularmente y es muy difícil finalizar un acuse de recibo.

Lo más engorroso, quizás, es que se debe hacer el acuse de recibo por cada factura, una por una, y cuando son cientos o miles, el asunto se vuelve abrumador.

Y, por si fuera poco, hay que diligenciar una serie de datos en cada acuse de recibo que conlleva tiempo. No es tan fácil como dar clic en un botón que diga acusar recibido.