Aceptación y rechazo de la factura electrónica

La factura electrónica, como la factura de papel o en computador, está sujeta a rechazo o aceptación por parte del comprador o adquirente del producto o servicio facturado.

Factura electrónica como título valor.

Para que una factura constituya título valor debe ser aceptada por el receptor o beneficiario de la factura, lo que también se aplica para la factura electrónica.

La aceptación de la factura se rige por las normas comerciales de la factura, contenidas principalmente en el artículo 773 del Código de Comercio, que se aplica a la factura de papel vigente durante muchos años.

Esta norma ha sido reglamentada de forma específica por el Decreto 1074 de 2015, que regula la factura electrónica como título valor, en razón a que hoy la factura de papel ha sido reemplazada por la factura electrónica.

Aceptación de la factura electrónica.

El artículo 2.2.2.5.4 del Decreto 1074 de 2015 señala que la factura electrónica de venta una vez recibida se entiende irrevocablemente aceptada por el adquiriente, deudor o aceptante en los siguientes casos:

1. Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el contenido de esta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
2. Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico.

El plazo que el comprador tiene es de 3 días hábiles para aceptar o rechazar la factura, y si guarda silencio, es decir, no acepta ni rechaza la factura, opera la aceptación tácita de la factura, que tiene los mismos efectos que la aceptación expresa.

Los 3 días hábiles de plazo se cuentan desde la fecha en que el receptor o comprador recibe la factura electrónica al tenor del parágrafo primero del referido artículo:

«Se entenderá recibida la mercancía o prestado el servicio con la constancia de recibo electrónica, emitida por el adquirente deudor aceptante, que hace parte integral de la factura, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo.»

La factura electrónica generalmente se envía por correo electrónico y en el mensaje se incluyen las opciones para aceptar o rechazar la factura electrónica, como en el siguiente ejemplo de uno de los proveedores de facturación electrónica:

El receptor puede aceptar o rechazar la factura, o no hacer nada y en tal caso opera la aceptación tácita de la factura electrónica.

El parágrafo segundo del artículo referido señala lo siguiente:

«El emisor o facturador electrónico deberá dejar constancia electrónica que los hechos que dan lugar a la aceptación tácita del título en el RADIAN, lo que se entenderá hecho bajo la gravedad de juramento.»

Como es natural, la factura se inscribirá o registrará en el RADIAN cuando ya haya operado la aceptación expresa o tácita de la factura, de modo que, luego de registrada en ese sistema, nada se puede hacer.

Rechazo de la factura electrónica.

Si el adquiriente no está conforme con la operación económica o con la factura recibida, puede rechazarla, y para ello tiene un término de 3 días hábiles contados desde la fecha en que recibe la factura.

Es así porque la ley dispone que, si la factura no se rechaza en los tres días siguientes a su recepción, se entiende aceptada tácitamente, de suerte que si se pretende rechazar a los 4 días ya no es posible por haberse configurado la aceptación tácita, y recordemos que la aceptación tácita tiene los mismos efectos que la aceptación expresa.

Cómo rechazar la factura electrónica.

Para rechazar la factura electrónica es necesario que el usuario despliegue la acción respectiva, es decir, que haga clic en el botón o enlace para rechazar la factura.

Es importante que el rechazo sea expreso y dentro del término de los 3 días hábiles siguientes a la recepción del mensaje electrónico que contiene la factura.

Si no se rechaza la factura de forma expresa, o se hace luego de los 3 días hábiles, la factura se habrá aceptado tácitamente con lo que ello implica.

¿Qué pasa si un cliente rechaza una factura electrónica?

Cuando un cliente rechaza una factura, el emisor es notificado de ese hecho, y en tal evento debe proceder a emitir una nota de crédito a fin de anular la factura si el rechazo ha sido total, o a realizar el ajuste si el rechazo ha sido parcial.

Las notas de crédito están asociadas a la factura correspondiente, y deben ser validadas ante la Dian, proceso que se hace automáticamente por la solución de facturación.

Motivos de rechazo de factura electrónica.

Una factura electrónica puede ser rechazada por el cliente debido a diferentes razones o circunstancias como las siguientes:

1. Por errores en la factura como identificación.
2. Devolución del producto.
3. Garantía del producto.
4. Desacuerdo en el precio o acuerdos comerciales.
5. Por diferencias en la cantidad de productos facturados o recibidos.

El cliente debe comunicar la razón por la cual rechaza la factura, a la vez que el emisor debe exponer la razón por la cual emite la nota de crédito respectiva.

La situación dependerá de cada caso en particular, pues las partes pueden llegar a un acuerdo posterior al rechazo de la factura.

Factura aceptada no puede ser modificada.

Luego de que la factura electrónica haya sido aceptada por el adquiriente, no puede ser modificada en modo alguno, como lo señala el parágrafo tercero del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto 1074 de 2015:

«Una vez la factura electrónica de venta como título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura.»

Esa limitación aplica para las facturas electrónicas que fungen como título valor, es decir, las facturas a crédito que el emisor toma como título valor e inscribe en el RADIAN.

Aceptación de la factura para efectos tributarios.

Lo aquí expuesto aplica para las facturas como título valor, y respecto a los efectos tributarios, una factura rechazada no sirve como soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, porque simplemente no existe sin la aceptación expresa o tácita.

El artículo 771-2 del Estatuto Tributario señala los requisitos que debe tener una factura para soportar costos, deducciones e impuestos descontables, nada dice sobre la aceptación o rechazo de las facturas, pero se sobreentiende que, si la factura ha sido rechazada, no puede ser utilizada como soporte por quien rechaza la factura.

Por consiguiente, se debe interpretar que una factura es válida para soportar costos, deducciones e impuestos descontables solo si ha sido aceptada, ya sea expresa o tácitamente.